Inbox

Über die Inbox haben Sie eine schnelle Übersicht über alle Ihre E-Mail-Konten, die Sie mit KanzLaw verknüpft haben, und die Anzahl ungelesener Mails in jedem Postfach. Das Inbox-Fenster ist dabei automatisch auf Ihrer Startseite zu sehen.

Wenn Sie ein Postfach öffnen möchten, können Sie dies über einen Klick auf das entsprechende E-Mail-Konto tun. Außerdem können Sie über die drei Punkte oben rechts die Konfiguration des Inbox-Panels öffnen. Hier werden alle verfügbaren Postfächer aufgelistet, sodass Sie per Checkbox aktivieren können, welche davon in Ihrer persönlichen Übersicht erscheinen sollen. Auch die Anzeige der Inbox, wenn Sie diese einzeln öffnen möchten, können Sie auswählen: entweder als Panel oder als eigenes Fenster.

Dazu können Sie die Inbox über Panel → Inbox öffnen.

Verwaltung der E-Mail-Konten

Sie haben die Möglichkeit, E-Mails aus Ihrem E-Mail-Account in KanzLaw einzulesen. Dazu müssen Sie unter Admin → E-Mail-Konten die Daten Ihres E-Mail-Accounts eingeben. Unterhalb der Felder „Bezeichnung“ und „E-Mail-Adresse“ sehen Sie drei verschiedene Reiter: „Server“, „Konto“ und „Signaturen“. Im ersten Reiter sind die Servereinstellungen des E-Mail-Servers einzutragen. In dem zweiten Reiter hinterlegen Sie dann die Credentials Ihres E-Mail-Kontos bei diesem Provider. Signaturen für dieses E-Mail-Konto können Sie im dritten Reiter einpflegen. Alle drei Reiter werden in den nächsten Unterkapiteln genauer erklärt.

Servereinstellungen

Um den Empfang und das Versenden von E-Mails einzurichten, benötigen Sie die korrekte Host-Adresse Ihres E-Mail-Anbieters und den zum Protokoll passenden Port, den Sie am besten googeln können. Gängige Portnummern sind bei IMAP 993, 143, bei SMTP 465, 587, 25 und POP3 995, 110.

Wichtig: Versenden kann KanzLaw nur per SMTP-Protokoll, empfangen hingegen nur per POP3 oder IMAP, d.h. Sie brauchen in jedem Fall ein extra E-Mail-Konto zum Versenden mit dem passenden SMTP-Host und -Port Ihres Anbieters und ein anderes E-Mail-Konto in KanzLaw mit den gleichen Zugangsdaten aber dem POP3- oder IMAP-Host und -Port Ihres Anbieters. Sie können sich auch an den Support wenden, der Sie bei der Einrichtung unterstützt.

E-Mail-Konto

Nach erfolgter Konfiguration der Servereinstellungen können Sie im Reiter „Konto“ die Zugangsdaten des E-Mail-Kontos hinterlegen. Zur Authentifizierung gibt es zwei Möglichkeiten, die Sie über die Schaltfläche „Authentifizierung“ 1 auswählen können.

In beiden Fällen können Sie mittels „Verbindungstest“ 4 überprüfen, ob Sie alle Credentials korrekt eingegeben haben. Wenn das nicht der Fall ist, bekommen Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Wenn der E-Mail-Empfang per IMAP-Protokoll konfiguriert ist, können Sie heruntergeladene Mails automatisch als gelesen markieren 5 und sogar das komplette E-Mail-Konto mit allen Unterordnern synchronisieren. Bitte beachten Sie, dass die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen kann.

Standardmäßig ist für den Abruf von E-Mails ein Intervall von 60 Sekunden eingestellt. Sie können diesen Wert auch anpassen sowie bei Bedarf den Abruf oder Versand von E-Mails deaktivieren 6.

Nach Setzen des Hakens bei „E-Mails mit Akten/Personenbezug in der Akte archivieren“ 7 können Sie eine E-Mail mit Rechtsklick einer vorhandenen oder neuen Akte bzw. Person zuordnen. Oft werden Ihnen anhand des Absenders und weiterer Schlagwörter mögliche Akten oder Personen vorgeschlagen.

Signaturen

Pro E-Mail-Konto können Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegen. Sie haben dort auch die Möglichkeit, html-Blöcke zu verwenden. Diese erstellen Sie am besten mit einem externen html-Editor und fügen Sie dann in den html-Block in der Signatur ein.

E-Mail-Account

Unter Verwaltung → E-Mail können Sie die E-Mails aus Ihrem Account ansehen. Im Dropdown-Menü oben 1 können Sie aus der Liste aller aktiven E-Mail-Accounts auswählen. Mächten Sie sich die Ordner des Accounts anzeigen lassen, können Sie dies über die Schaltflächen oben rechts 7 konfigurieren. Wenn Sie die E-Mail-Synchronisation aktiviert haben, wird die Ordnerstruktur ebenfalls synchronisiert. Sie haben dann auch die Möglichkeit, neue Ordner anzulegen oder zu löschen.

In der Liste 2 sehen Sie alle heruntergeladenen E-Mails, die zum entsprechenden Postfach gehören. Hier sehen Sie auch, ob die E-Mails bereits Akten oder Personen zugeordnet worden sind. Dabei zeigen auch die kleinen Symbole links direkt an, ob die E-Mail mit einer Akte verknüpft wurde (Akten-Symbol), mit einer Person (Figuren-Bild aus den Entitätendetails) oder noch gar nicht (leere Figur). Bei Klick auf eine dieser Mails öffnet sich auf der rechten Seite der Inhalt 3.

Oberhalb der Mails sind zudem zwei Suchfelder vorhanden.

Der obere Reiter gibt Ihnen die Möglichkeit, schnell zwischen Ordnern 4 zu wechseln. Sie Symbole daneben 5 ermöglichen es Ihnen, neue Mails zu schreiben, auch in Verknüpfung mit Personen oder Akten. Außerdem können Sie auf Mails antworten (allen oder nur dem Absender) oder diese weiterleiten 6.

Die drei Punkte 8 in der rechten oberen Ecke führen Sie in die E-Mail Einstellungen, welche auch über Admin → E-Mail Einstellungen zu finden sind.

Wenn Sie in der Tabelle eine E-Mail ausgewählt haben, stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung. Per Rechtsklick auf eine E-Mail können Sie dann über das Kontextmenü folgende Aktionen ausführen:

• E-Mail verschieben: Hier können Sie innerhalb der vorhandenen Ordnerstruktur navigieren. Alternativ können Sie die E-Mail auch per Drag & Drop in den gewünschten Ordner verschieben.
• E-Mail löschen: Diese E-Mail ist dann auch auf allen synchronisierten Mail-Clients gelöscht
• E-Mail als ungelesen markieren: Auch diese Aktion wird auf allen Mail-Clients synchronisiert
• Akte suchen und E-Mail zuordnen: Einer bestehenden Akte kann die E-Mail direkt zugeordnet werden. Sie erscheint dann als Akteneintrag.
• Akte anlegen und E-Mail zuordnen: Wenn es sich um einen neuen Fall handelt, können Sie direkt eine neue Akte anlegen und die E-Mail zuordnen. Auch in diesem Fall erscheint sie daraufhin als Akteneintrag.
• automatische Zuordnung: Nachdem Sie eine E-Mail einer Akte oder Person zugeordnet haben, haben Sie die Möglichkeit, zukünftige E-Mails von dieser E-Mail-Adresse automatisch dieser Akte bzw. dieser Person zuzuordnen
• E-Mail .eml öffnen: Bei eml handelt es sich um ein geeignetes Format, um E-Mails auf einem Datenträger zu speichern.

Verwaltung der E-Mail-Vorlagen

Um Terminerinnerungen per E-Mail oder aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion leicht massenhaft E-Mails verschicken zu können, werden Vorlagen benötigt. Über den Menüpunkt Admin → E-Mail-Vorlagen erreichen Sie die Vorlagenverwaltung. Dort können Sie vorhandene Vorlagen bearbeiten, neue Vorlagen erstellen sowie diese in Ordnern thematisch ordnen.

Auf der linken Seite 1 sind alle verfügbaren Vorlagen aufgelistet. Mit den Schaltflächen darunter 2 können Sie neue Schaltflächen hinzufügen, Ordner zur Sortierung Ihrer Vorlagen anlegen, oder Vorlagen und Ordner wieder löschen.

Der Name der Vorlage 3 dient der internen Wiedererkennung in Schnellauswahllisten und sollte für Sie möglichst eindeutig sein.

Im Feld „Kopie an“ 4 können Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt auch mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die eine Kopie jeder versendeten E-Mail geschickt werden soll. Das Feld kann auch leer bleiben, aber dann erhalten Sie unter Umständen keine direkte Versandbestätigung. Andererseits kann der mehr oder weniger gleichzeitige Empfang von über hundert Versandbestätigungsmails herkömmliche E-Mail-Konten durchaus überlasten, wenn Ihr E-Mail-Anbieter dies z.B. als potenziellen Angriffsversuch wertet und erst einmal gar keine Mails mehr verschickt.

Das Betreffsfeld 5 stellt dar, was die Empfänger von Nachrichten, die auf dieser Vorlage basieren, als Betreff angezeigt bekommen und sollte daher nicht leer bleiben, sondern kurz und konkret den Inhalt der Nachricht zusammenfassen.

In den Bereich Textvorlage kommt der Inhalt der zu versenden E-Mails. Dabei können Sie meisten Briefschreibungskommandos in der üblichen $[Schreibweise]$ verwenden. Als Hilfestellung dazu dient die Kommandos-Schaltfläche 6, über die Sie eine Liste aller Kommandos öffnen können. So können Sie zum Beispiel über $[mandant_name]$ den vollständigen Namen des Mandanten einfügen.

Mit der Schaltfläche „Schrift“ 7 können Sie den Text der Vorlage im Hinblick auf Schriftart, Schriftgröße, Farbe, etc. anpassen. Über die Schaltfläche „HTML Block“ 8 können Sie auch direkt html-Code einbauen. Auch das Hinzufügen von Anhängen 9 an die E-Mail ist möglich.

Möchten Sie die Vorlage immer für einen konkreten Sachverhalt (z.B. „nur Termin“) nutzen, können Sie dies unter „Vorschlag für“ mit der Schaltfläche „Bearbeiten“ 10 anpassen. Es erscheint das folgende Popup:

E-Mail aus Statistiken

Aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion E-Mails zu verschicken, funktioniert natürlich nur, sofern in den Personendetails eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Haben Sie in einer Statistik-Ergebnisliste die Aktion „E-Mail an alle Personen der Liste verschicken“ gewählt, öffnet sich zunächst ein Fenster, in dem Sie die E-Mail-Vorlage, das Absender-Konto sowie bei Bedarf eine E-Mail-Signatur auswählen. In diesem Fenster wird ebenfalls angezeigt, bei wie vielen Personen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, der E-Mail Dokumente aus Akteneinträgen als Anhang hinzuzufügen. Die Verschlüsselung der Anhänge wird im nächsten Abschnitt besprochen.

E-Mails aus Entitätenlisten

Analog können Sie auch an anderen Stellen E-Mails an mehrere Personen verschicken, beispielsweise aus Entitätenlisten (Panel → Entitätenlisten).

Über die entsprechende Schaltfläche unterhalb der Liste können Sie die Option „E-Mail an Liste schicken (selektierte Einträge)“ auswählen. Wenn Sie keine Einträge aktiv selektiert haben, wird die E-Mail an alle Entitäten der Liste versendet. Es öffnet sich ein Popup-Fenster, welches im Wesentlichen dem des Versandes aus Statistikabfragen gleicht. Eine Besonderheit ist allerdings, dass Sie auswählen können, ob nach erfolgreichem E-Mail-Versand der entsprechende Eintrag mit einem Häkchen versehen werden soll.

PDF-Verschlüsselung beim E-Mail-Anhang-Versand

Ob eine PDF-Verschlüsselung erfolgen soll, kann in den Einstellungen unter Kanzlei → Datenschutz eingestellt werden. Diese Funktion umfasst, dass PDF-Dokumente im Anhang von E-Mails mit einem der Person zugeordneten Schlüssel verschlüsselt werden können. Diesbezüglich können folgende Optionen eingestellt werden:

• vorher nachfragen
• immer wenn möglich
• nie

Als Standardeinstellung wird vor dem Versenden von E-Mails nachgefragt, ob Sie Anhänge verschlüsseln möchte oder nicht. Bereits verschlüsselte Dateien werden automatisch nicht zusätzlich verschlüsselt.

Damit ein PDF-Anhang verschlüsselt versendet werden kann, muss für die Person ein Schlüssel hinterlegt sein. In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob automatisch ein Schlüssel für die Person gesetzt werden soll. Ob ein Schlüssel generiert werden soll oder falls ja, auf welcher Grundlage, können Sie im Auswahlmenü festlegen. Dabei können Sie momentan entscheiden, ob Sie einen Schlüssel basierend auf einer zufälligen Zeichenkette generieren wollen oder ob dieser generell nicht automatisch gesetzt werden soll.

In den Personendetails neben der E-Mail-Adresse kann mit Klick auf die Schlüssel-Schaltfläche der Dialog ebenfalls ein Schlüssel für die Person hinterlegt werden. Hier haben Sie die Möglichkeit sich einen 16-stelligen Schlüssel über die Reload-Schaltfläche automatisch erzeugen zu lassen oder können selbst einen Schlüssel eingeben. Hinweis: Der Schlüssel für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten darf nur Zahlen, Buchstaben (außer ß,ö,ä,ü) und die Zeichen ,.-;:_ enthalten.

Im Anschluss können Sie diesen Schlüssel für die Person auf Grundlage einer Briefvorlage für die Person ausdrucken. Auch eine Historie aller in der Vergangenheit und aktuell vergebenen Schlüssel ist über die entsprechende Schaltfläche einsehbar:

Als Standard ist die Briefvorlage „Verschlüsselungscode“ gesetzt, falls noch keine andere ausgewählt wurde. Mit dem Briefkommando $[ds_key]$ (siehe: Admin → Briefkommando-Liste → Platzhalter → Text) kann der Schlüssel ausgegeben werden.

Dieser Schlüssel wird gesetzt, falls Sie PDF-Dokumente verschlüsselt per E-Mail an die Person versendet. Ist der Schlüssel leer, wird das Dokument nicht verschlüsselt versendet, wenn Sie die Option „immer wenn möglich“ gewählt haben. Bei Verwendung der Option „immer nachfragen“ öffnet sich ein entsprechender Dialog bei E-Mail-Erstellung mit PDF-Anhang aus der Akte heraus.

Ist für die Person kein Schlüssel hinterlegt, dann können Sie den E-Mail-Anhang in dem Status nur unverschlüsselt versenden. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, einen Schlüssel für die Person zu hinterlegen. Hier können Sie über die Pfeil-Schaltfläche eine zufällige Zeichenkette als Schlüssen generieren lassen. Natürlich können Sie auch selbst einen Schlüssel eingeben. Über die Augen-Schaltfläche kann der Schlüssel sich angezeigt werden lassen und kann ggf. editiert werden.

Haben Sie einen Schlüssel für die Person hinterlegt, können Sie diesen Schlüssel jetzt für die Person ausdrucken. Mit Klick auf die Schaltfläche „Verschlüsselt“ wird der PDF-E-Mail-Anhang verschlüsselt versendet und mit Klick auf „Unverschlüsselt“ entsprechend unverschlüsselt versendet.

Im Massenversand per E-Mail stehen zwei Checkboxen für die PDF Verschlüsselung zur Verfügung:

• „PDF Dateien im Anhang verschlüsseln“ – ist, wenn die Einstellung „immer verschlüsseln“ ausgewählt hat, automatisch aktiviert, sonst deaktiviert.
• „PDF Dateien im Anhang auch für Personen ohne Schlüssel versenden“ – erlaubt es E-Mails auch für Personen ohne Schlüssel zu versenden, falls „PDF Dateien im Anhang verschlüsseln“ aktiviert ist und ist nie automatisch aktiviert. Für Personen ohne Schlüssel, denen man verschlüsselte E-Mails schicken möchte, erscheint eine Abfrage, ob Sie die E-Mail wirklich senden möchten, da kein Schlüssel vorhanden ist.

E-Mail-Versand von Akteneinträgen

Sie können auch konkrete Akteneinträge per E-Mail versenden. Dazu ist es zunächst einmal nötig, ein entsprechendes Aktenversandprofil anzulegen, um über dieses die Akteneinträge auszuwählen.

Aktenversandprofil

Die Verwaltung der einzelnen Profile finden Sie unter Admin → Aktenversandprofile. Dabei ist ein Standard-Profil von KanzLaw voreingestellt. Dieses können Sie allerdings nicht verändern.

Um ein neues Aktenversandprofil anzulegen, klicken Sie auf die „+“-Schaltfläche 1 unterhalb der linken Liste bestehender Profile. Genauso können Sie über die „–“-Schaltfläche Profile wieder löschen. Dem neuen Profil sollten Sie daraufhin zunächst einmal einen Namen 2 geben.

Der oberste Bereich bestimmt die Vorlagen 3, die für den Versand relevant sind. Wenn Sie die E-Mails aus einer konkreten Vorlage heraus erstellen wollen, so müssen Sie die zugehörige Vorlage auswählen. Sollten Sie noch keine entsprechende Vorlage erstellt haben, können Sie dies wie oben beschrieben über Admin → E-Mail-Vorlagen tun. Außerdem können Sie einen Brief aus Ihren Vorlagen anhängen. Bei diesen handelt es sich um Ihre Briefvorlagen aus Admin → Briefvorlagen.

Sie können zudem entscheiden, welche Akteneinträge 4 für den E-Mail-Versand berücksichtigt werden sollen. Dabei können Sie wählen, ob das Profil für alle Akteneinträge zur Verfügung steht oder nur solche, die ab dem aktuellen Tagesdatum erstellt werden. Auch der Umgang mit Anhängen der Akteneinträge und die Übernahme von Dateien mit bestimmten Endungen kann hier konfiguriert werden.

Im dritten Bereich wird der Umgang mit bestimmten KanzLaw-Funktionen 5 hinterlegt. So können Sie einzeln für Briefe, Formulare, offene Privatrechnungen und zukünftige Termine entscheiden, ob diese prinzipiell der E-Mail angehängt werden sollen oder nicht.

Zuletzt legen Sie fest, für wen das Aktenversandprofil sichtbar 6 ist. Sie können hier sowohl „alle“ Nutzer über die Checkbox an der rechten Seite auswählen, als auch einzelne Nutzer und/oder Nutzergruppen über die Liste unten bestimmen.

Hinweis: Diese Versandprofile können auch zur E-Mail-Erstellung per Aktionskette genutzt werden.

Versand aus der Akte

Um einen Akteneintrag zu versenden, müssen Sie in der Akte des gewünschten Falles  per Rechtsklick das Kontextmenü für den entsprechenden Akteneintrag öffnen.

An dieser Stelle werden Ihnen alle erstellen Aktenversandprofile, die für den jeweiligen Nutzer sichtbar sind, angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Profil aus und klicken Sie auf „neue E-Mail“, also zum Beispiel „neue E-Mail (Standard)“ für das Profil mit dem Namen „Standard“. Wollen Sie das generelle Profil übernehmen, haben allerdings keine E-Mail-Vorlage hinterlegt oder wollen eine andere nutzen, können Sie stattdessen „neue E-Mail mit Vorlage“ auswählen. Über den Pfeil auf der rechten Seite erscheinen automatisch alle vorhandenen E-Mail-Vorlagen, die Sie nutzen und mit einem Klick öffnen können.

Falls aktiviert, erscheint außerdem ein Popup-Fenster, in welchem Sie entscheiden können, ob die E-Mail verschlüsselt versandt werden soll und wenn ja, welcher Schlüssel genutzt wird. Für mehr Informationen diesbezüglich beachten Sie diesen den Abschnitt zur Verschlüsselung.

Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, erscheint das Fenster, in welchem Sie die E-Mail weiter konfigurieren oder absenden können.

Sie können an dieser Stelle noch den Absender 1 verändern oder eine (andere) Signatur 2 auswählen. Außerdem werden hier die Empfänger 3 der E-Mail bestimmt. Über die Schaltfläche „Beteiligte“ können Sie konkret die Personen und Entitäten, die mit dem Fall verknüpft sind, auswählen. Über das Suchfeld können Sie zudem weiteren, in KanzLaw eingepflegte E-Mail-Adressen finden. Alternativ können Sie auch im Freifeld darunter E-Mail-Adressen manuell eintippen.

Die angehängten Dateien 4 der E-Mail werden auf der linken Seite angezeigt. Über das Büroklammer-Symbol oberhalb können Sie zudem weitere Anhänge hinzufügen.

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage definiert haben, sind die entsprechenden Vorgaben für den Betreff 5 und das Freitextfeld 6 bereits eingetragen. Sie können diese allerdings an dieser Stelle noch verändern. Sie können den Text der E-Mail auch über die Buttons „HTML Block“ und „A“ unten rechts entsprechend bearbeiten.

Sobald Sie die Konfigurationen der E-Mail beendet haben, können Sie diese über den entsprechenden Button 7 versenden.