Akte

Allgemeines

Wenn Sie in KanzLaw Kanzleisoftware eine neue Akte anlegen oder eine bereits bestehende Akte auswählen, öffnet sich ein Übersichtsfenster, in welchem Sie diverse Informationen eintragen und hinterlegen bzw. ansehen können. Dieses Fenster gliedert sich in vier Bereiche:

• Im Bereich „Entität“ 1 werden die Informationen zu der Akte zusammengefasst. Dazu gehören eine Kurzbezeichnung, ein Gegenstandswert und die Aktennummer. Außerdem können Sie verschiedene weitere Bereiche (z.B. „Beteiligte“ oder „Baumansicht“) ein- und ausblenden.
• Im Bereich „Akteneinträge“ 2 werden alle Einträge der ausgewählten Akte angezeigt. Dabei wird nach bisherigen und zukünftigen Einträgen unterschieden.
• Darunter befindet sich eine Ansicht 3, in welcher Sie zwischen gefilterten Akteneinträgen oder einer Übersicht aller Leistungen auswählen können.
• Im Bereich „Abrechnungsdaten“ 4 werden die Rechnungen und Zeiterfassungen dargestellt.
• Die Kommandozeile 5 kann genutzt werden, um neue Akteneinträge einzugeben oder andere Aktionen wie das Aufrufen von Formularen per Tastatur auszulösen.

Entität

In diesem Bereich sehen Sie eine Zusammenfassung 1 der jeweiligen Akte. Sie können dort eine Kurzbezeichnung angeben (diese wird automatisch von KanzLaw aus dem Mandanten und dem Gegner zusammengestellt, wenn Sie die nebenstehende Schaltfläche 2 anklicken), einen Gegenstandswert und ein Anlagedatum hinterlegen und einen Hauptsachbearbeiter aus der Liste Ihrer Nutzer hinterlegen. Auch ein Referat 3 kann eingetragen werden. Des Weiteren wird eine Aktennummer eingefügt. Diese können Sie über die nebenstehende Schaltfläche 4 direkt von KanzLaw erzeugen lassen.

Unterhalb der Zusammenfassung stehen Ihnen mehrere Felder 5 zur Verfügung, die bei Bedarf ein- oder ausgeklappt werden können. Unter dem Punkt „Beteiligte“ sind alle Personen und Institutionen hinterlegt, die für diesen Fall relevant sind. Auch hinzugefügte Marker (siehe Kapitel „Marker“) und Notizen können angezeigt werden. Die Baumansicht ist in erster Linie hilfreich, wenn es sich um Sammelklagen handelt, da an dieser Stelle alle zusammenhängenden Akten dargestellt werden.

Möchten Sie selber konfigurieren, welche dieser Felder in Ihren Akten erscheinen oder komplett ausgeblendet werden sollen, dann können Sie über das Einstellungsrädchen 6 oben rechts das entsprechende Einstellungsmenü öffnen.

Referat

In der Akte können Sie im Bereich der Entität aus einer Auswahlliste ein Referat für den jeweiligen Fall auswählen.

Um zu entscheiden, welche Referate Ihnen zur Auswahl stehen, müssen Sie in die Nutzerverwaltung wechseln und dort den gewünschten Nutzer auswählen. Über das Zahnrädchen 1 unter „vorhandene Referate“ können Sie nach Belieben Referate hinzufügen. Aus den vorhandenen Referaten können Sie dann im Feld „Referate und Spezialisierungen“ 2 für den Nutzer die gewünschten Optionen per Drag & Drop aus der unteren Liste einfügen oder eintippen.

Referate können selbst erstellt und individuell benannt werden über das Fenster „Verwaltung der Referate“. Dieses ist erreichbar über Admin -> Kanzleiorganisation -> Referate.

Beteiligte

Unter dem Punkt „Beteiligte“ können Sie alle natürlichen und juristischen Personen, sowie Gerichte hinterlegen, die in der Akte vermerkt werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel Gutachter, Gerichte, Gegner und die Mandanten selber. Alle Personen werden mit Namen und Rolle in der Tabelle angezeigt. Wenn ein Aktenzeichen vorhanden ist, wird auch dieses verzeichnet. Über die „+“- und „–“-Schaltflächen können Sie neue Beteiligte hinzufügen bzw. ausgewählte entfernen. Die Stift-Schaltfläche ermöglicht das Bearbeiten von bereits hinzugefügten Beteiligten.

Wenn Sie einen neuen Beteiligten hinzufügen möchten, öffnet sich automatisch ein Popup-Fenster:

An dieser Stelle können Sie auswählen, ob Sie die Entität neu anlegen möchten oder eine vorhandene Entität verwenden.

Wenn Sie eine bereits vorhandene Entität nutzen möchten, können Sie diese über das Suchfenster finden. Sobald Sie die gewünschte Entität ausgewählt haben, werden die entsprechenden, hinterlegten Daten im Bereich „Profil“, „Kontakt“ und „Adresse“ automatisch hinterlegt.

Wenn Sie eine neue Entität anlegen, müssen Sie zunächst entscheiden, ob es sich um  eine natürliche Person, eine juristische Person oder ein Gericht handelt. Für juristische Personen und Gerichte entfallen im Profil alle Angaben bis auf den Namen. Wenn Sie ein Gericht auswählen, wird automatisch die Rolle auf „Gericht“ gesetzt.

In KanzLaw ist eine vollständige Liste aller Gerichte eingepflegt. Sie können in den bereits vorhandenen Entitäten also zum Beispiel einfach nach „Düsseldorf“ suchen und bekommen direkt die entsprechenden Gerichte angezeigt.

Sie können für jede Entität auswählen, ob es sich um einen Hauptbeteiligten oder einen Nebenbeteiligten handelt. Bei Nebenbeteiligten können Sie daraufhin im Auswahlmenü angeben, zu welchem Hauptbeteiligten die Entität gehört. Im Screenshot ist zum Beispiel „Miles Mustervertreter“ ein Nebenbeteiligter des Hauptbeteiligten „Max Mustermann“ und in der Akte über das Ausklappmenü (Pfeil neben dem Namen des Hauptbeteiligten) einzusehen. Dies ist zum Beispiel relevant, wenn Sie den Gegner als Hauptbeteiligten anlegen und seinen Rechtsanwalt als Vertreter als Nebenbeteiligten hinterlegen.

Rollenerstellung

Im darunterliegenden Auswahlmenü geben Sie an, welche Rolle der Beteiligte hat. Diese Rollen können Sie frei anlegen. Gehen Sie dazu in die KanzLaw® Einstellungen unter Kanzlei → Personendetails und legen Sie nach Bedarf über die „+“-Schaltfläche neue Rollen an.

Interessenskonflikte

Interessenskonflikte entstehen, wenn Sie eine Person sowohl als Mandanten als auch als Gegner in verschiedenen Akten eintragen. Sobald KanzLaw erkennt, dass dies geschehen ist, erscheint automatisch eine Hinweismeldung, welche Sie auffordert, zu überprüfen, ob tatsächlich ein Interessenskonflikt besteht oder nicht.

Wenn Sie prüfen wollen, ob generell Interessenskonflikte bestehen oder eine Liste aller Interessenskonflikte einsehen möchten, können Sie dies über Akte & Beteiligte → Interessenskonflikte prüfen tun. Es erscheint ein Fenster, welches Ihnen die genaue Anzahl der gefundenen Interessenskonflikte anzeigt sowie die Namen der betroffenen Personen.

Über die Schaltfläche „Entitätenliste öffnen“ gelangen Sie direkt in das Panel der Interessenskonflikte. Dieses können Sie auch über Panel → Liste Interessenskonflikte öffnen. Beachten Sie hierbei, dass neue Konflikte nur über Akte & Beteiligte → Interessenskonflikte prüfen in die Entitätenliste eingepflegt werden. Das Öffnen über „Panel“ zeigt Ihnen die Entitätenliste der jeweils letzten Überprüfung.

Akteneinträge

Hauptbestandteil dieses Bereichs sind die Akteneinträge. Dazu gehören Dokumente, Fristen, Vorgänge, Notizen und andere, frei wählbare Einträge (siehe Kapitel „Akteneintragstypen“). In dieser Ansicht werden die Einträge, sofern vorhanden, in zwei Bereiche gegliedert: Einträge, die die Zukunft 1 betreffen (z.B. Fristen und Termine) und Einträge, die bisher 2 hinterlegt worden sind.  Wenn Sie auf einen bestehenden Eintrag klicken, erscheinen alle Details, sowie die Möglichkeit, den Eintrag zu bearbeiten.

Neue Einträge können schnell über die „+“-Schaltfläche 3 hinzugefügt werden. Es öffnet sich direkt eine Auswahl aller bereits vorhandenen und oder angelegten Akteneintragstypen. Über die „–“-Schaltfläche daneben können Einträge wieder entfernt werden. Außerdem können Sie hier bequem Fotos und Audiodateien hinzufügen. Über „SMS“ können Sie beispielsweise Terminerinnerungen per SMS an den jeweiligen Mandanten senden, insofern das SMS-Modul freigeschaltet ist.

Unter „Aktionen“ 4 finden Sie zudem folgende Möglichkeiten:

• Exportieren
• E-Mail versenden
• Drucken
• Selektion drucken
• Faxen

An der rechten Seite sind außerdem zwei weitere Symbole 5 zu finden. Das erste Symbol mit den drei Punkten ermöglicht es Ihnen, folgende weitere Einstellungen zu treffen:

• Aktuellen Tabellenfilter als Standardfilter für diese Tabelle speichern
• Größe der Popover für die Akteneinträge zurücksetzen

Über das äußerste Symbol können Sie zudem den Zeilenumbruch für die Dokumentation ein- oder ausstellen. Dabei gibt es über mehrmaliges Klicken auf das Symbol folgende Optionen:

1. Nur erste Zeile anzeigen
2. So viele Zeilen wie möglich alle in einer Zeile darstellen
3. Mehrzeilige Darstellung des gesamten Akteneintrags

Leistungen und gefilterte Akteneinträge

Gefilterte Akteneinträge

Im Bereich unterhalb der Akteneinträge können Sie über die zwei Reiter zwischen den Ansichten „Leistungen“ 1 und „Gefilterte Akteneinträge“ 2 wechseln. Unter „Gefilterte Akteneinträge“ werden zunächst einmal alle Akteneinträge angezeigt, bis Sie einen Filter, zum Beispiel die Einschränkung auf den Typ „FR“ 3, eintippen. Diese Filterungen können Sie über das Trichtersymbol 4 einspeichern. Alle vorhandenen Filter 5 erscheinen daraufhin neben dieser Schaltfläche und können angewählt werden.

Leistungen

Über den Reiter „Leistungen“ erhalten Sie eine Übersicht aller Leistungen, welche Sie in Ihren Rechnungen hinterlegt haben. Dabei sehen Sie das Datum, den Typ und den jeweiligen Code mit entsprechender Bezeichnung der Leistung. Außerdem können Sie erkennen, wie häufig Sie die jeweilige Leistung im aktuellen sowie den drei vorherigen Quartalen abgerechnet haben.

Abrechnung

Der rechte Bereich des Akten-Fensters stellt die Abrechnungsdaten dar. Hier können Sie im oberen Reiter zwischen „Abrechnung“ 1 und „Zeiterfassung“ 2 wählen. Die Zahlen nach den Bezeichnungen geben jeweils an, wie viele Abrechnungen bzw. Zeiterfassungen für diese Akte vorhanden sind.

Weitere Informationen zur Abrechnung und Zeiterfassung finden Sie im entsprechenden Kapitel.

Kommandozeile

Die Kommandozeile befindet sich am unteren Bildrand des Fensters. Sobald Sie eine Akte öffnen, ist diese sofort aktiviert, sodass Sie bei Bedarf direkt anfangen können zu tippen. Wie im Beispiel oben dargestellt, beginnt die Suche nach möglichen Einträgen oder Formularen bereits beim Eingeben des ersten Buchstabens. In diesem Fall reicht ein „f“, um die Einträge „Frist“ und „Foto“, sowie eine Reihe von möglichen Formularen als Vorschläge angezeigt zu bekommen. Sie können nun über die Pfeiltasten (oder durch das Tippen weiterer Buchstaben) zum gewünschten Punkt gelangen und diesen dann mit der Enter-Taste aufrufen.

Neue Akteneinträge erstellen

Um neue Informationen in die Akte hinzuzufügen, kann entweder die „+“-Schaltfläche in der Übersicht der Akteneinträge oder die Kommandozeile genutzt werden. Dabei müssen Sie direkt einen Akteneintragstyp auswählen. Allerdings lässt sich dieser auch nach Öffnen des Eingabefensters noch verändern. Wenn Sie einen Eintrag des Typs „Text“ öffnen, erscheint beispielsweise das folgende Eingabefenster:

Im Auswahlfeld 1 kann der Akteneintragstyp ausgewählt oder verändert werden (hier also „Text“). Wenn Sie den Akteneintragstyp an dieser Stelle verändern, passt sich das Eingabefenster automatisch den Bedürfnissen des jeweiligen Typs an.

Das Drop-Down-Menü 2 auf der rechten Seite zeigt den entsprechenden Medientyp an (in diesem Fall „Text“, allerdings sind auch „Anhang“ und „Brief“ möglich).

Im Eingabebereich 3 kann der Text für den Karteieintrag eingegeben oder diktiert (siehe Kapitel „Spracherkennung“) werden. Möchten Sie dem Karteieintrag einen Anhang (z.B. Bild, PDF oder Video) hinzufügen, ziehen Sie die entsprechende Datei einfach vom Desktop, Finder oder Spotlight (die Mac-weite Suchlupe ganz oben rechts auf Ihrem Bildschirm) in den Eingabebereich. Alternativ können Sie auch den Medientyp 2 auf „Anhang“ ändern. Das Fenster sieht dann folgendermaßen aus:

In diesem Fall erscheint ein konkreter Bereich 4, der Sie dazu auffordert, Dateien per Drag & Drop in das Fenster zu ziehen. Außerdem können Sie über die „+“-Schaltfläche unten links 5 den Finder öffnen und dort Dateien auswählen.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, den Medientyp 2 auf „Brief“ umzustellen. Dies verändert das Eingabefenster folgendermaßen:

Es steht Ihnen weiterhin ein Textfeld für die Eingabe einer Mitteilung zur Verfügung, allerdings erscheinen zusätzlich diverse Bereiche 6, die für den Versand eines Briefes notwendig sind. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Briefschreibung“.

Tipps zur Navigation

Nach Öffnen der Akte ist diese zunächst immer in der Kommandozeile, von wo aus Sie durch Tippen von z. B. Karteieintrags-Kürzeln einen entsprechenden Karteieintrag anlegen können. Mit den Pfeiltasten können Sie, sobald Sie sich in der Übersicht der Akteneinträge befinden, durch die Einträge navigieren. Mit Pfeil-nach-rechts oder Tab springen Sie in den selektierten Eintrag hinein, um ihn zu editieren. Enthält ein Eintrag Anhänge wie Bilder oder PDFs, können Sie diese mit ⌘ Cmd + E (oder Doppelklick auf die Tabellenzeile oder das Vorschaubild) extern öffnen (Merkhilfe: E wie Extern).

Sie können auch mit gedrückter ⌘ Command-Taste und Mausklick mehrere Einträge in der Tabelle selektieren (bzw. Shift-Taste und Mausklick, um ganze Regionen zu selektieren; oder ⌘ Cmd + A, um alle Akteneinträge mit einem Schlag zu selektieren), und dann alle enthaltenen Bilder mit ⌘ Cmd + E extern öffnen. Außerdem können Sie per Rechtsklick auf die Selektion die selektierten Einträge löschen, ausschneiden (zum Beispiel, um sie in eine andere Akte einzufügen), in die Zwischenablage kopieren (um sie z.B. in einer E-Mail oder einem Brief einzufügen), oder duplizieren (wenn Sie ähnliche neue Einträge für das heutige Datum anlegen wollen).

Mit ⌘ Cmd + K erreichen Sie von überall aus wieder die Kommandozeile.