Dokumentenhandling

Arbeiten mit Dokumenten

Das Dokumentenhandling verfolgt verschiedene Ziele, die dazu beitragen, den Umgang mit Dokumenten effizienter, sicherer und organisierter zu gestalten. Ein Hauptziel besteht darin, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz der Dokumentenverwaltung zu steigern.
Zudem verbessert es die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb eines Teams, indem es einen einfachen Zugriff auf gemeinsame Dokumente ermöglicht, die Nachverfolgung von Änderungen erleichtert und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten unterstützt.

Akteneintrag Dokument anlegen

Über die Kommandozeile können Sie einen Akteneintrag vom Typ „Dok – Dokument“ erstellen. Dadurch öffnet sich ein Pop-Up-Fenster.

Die Größe des Pop-Up Fensters können sie über die Pfeile 1 nach Ihren Wünschen anpassen.
Um das Pop-Up Fenster zu fixieren, klicken sie auf die Pinnadel 2 daneben, damit es sich nicht mehr automatisch schließt.

Dokument einfügen

Sie können Dokumente einfach per Drag & Drop in das Dokumentenfenster 3 ziehen oder über den + Button 4 hinzufügen. Zum Löschen der eingefügten Dokumente verwenden Sie den – Button.

Dokument duplizieren

Dokumente können durch Rechtsklick und Auswahl von „Anhang duplizieren“ dupliziert werden. 1

Dokumente können per Drag & Drop an die entsprechende Stelle oder durch Rechtsklick und Auswahl von „Sortieren nach Erstellungsdatum“ oder „Sortieren nach Anzeigenamen“ geordnet werden. 

Dokument bearbeiten

Durch Doppelklick auf das Dokument können Sie es bearbeiten.

Über den Button “Öffnen mit” stehen Ihnen verschiedene Programme zur Auswahl.

Baumansicht

In der Akten-Übersicht sehen Sie eine Baumansicht 1 , in der Sie Akteneinträge in ausgewählten Ordnern organisieren können, um stets einen klaren Überblick über alle Dokumente zu behalten.

Ordner anlegen

Durch Betätigen des + Buttons 2 können Sie einen neuen Ordner erstellen und nach Belieben benennen. Um einen Ordner zu löschen, verwenden Sie den – Button. 

Akteneintrag Ordner hinzufügen

Das Zuordnen eines Akteneintrags zu einem Ordner erfolgt einfach per Drag & Drop. Ebenso können Sie Unterordner erstellen, indem Sie Ordner per Drag & Drop in andere Ordner verschieben.

Dokumentenversionierung

In KanzLaw besteht die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Dies kann beispielsweise durch das Verteilen von Aufgaben geschehen. Dies wird hier am Beispiel des Korrekturlesens durch die/den ReFa erklärt.

Aufgabe erstellen

Beispiel: Korrekturlesen Rechtschreibung & Grammatik

Ein Rechtsanwalt hat einen Arbeitsvertrag verfasst und wünscht, dass die/der ReFa diesen Korrektur liest. 

Arbeitsschritte 

1. Arbeitsvertrag erstellen
2. Akteneintrag vom Typ DOK anlegen und den Arbeitsvertrag einfügen (siehe 2. Arbeiten mit Dokumenten)
3. Aufgabe für ReFa erstellen:
   1. Möglichkeit: Aufgabe aus dem Dokument heraus erstellen
   2. Möglichkeit: Aufgabe ohne ein vorher ausgewähltes Dokument erstellen

Möglichkeit 1: Aufgabe aus dem Dokument heraus erstellen

Öffnen Sie den angelegten Akteneintrag DOK und duplizieren Sie das Dokument über Rechtsklick und der Auswahl von „Anhang duplizieren“. 1 Dadurch bleibt die original Datei unverändert.

Im Anschluss daran kann aus dem duplizierten Dokument eine Aufgabe für die/den ReFa erstellt werden. 2

Fügen Sie die Aufgabenbezeichnung 1, die verantwortliche Person 2 und gegebenenfalls Details 3 hinzu.

Unter “Priorität” 4 legen Sie die Wichtigkeit der Aufgabe fest. Bestimmen Sie den Zeitpunkt, ab dem die Aufgabe sichtbar sein soll und setzen Sie einen Termin für die Fälligkeit. 5
Klicken Sie anschließend auf „Anlegen“, um die Aufgabe zu erstellen.

Sobald die Aufgabe für die/den ReFa erstellt wurde, wird sie im KanzLaw wie folgt angezeigt:

Durch Klicken auf „Aufgabe“ 1 gelangt die/der ReFa wieder in die Aufgabenverwaltung und kann direkt durch Doppelklick auf das Dokument zugreifen, um es zu verändern oder zu bearbeiten.

Sobald das Dokument fertig bearbeitet ist, kann die Aufgabe in der Aufgabenverwaltung einfach per Drag & Drop auf den Reiter „Fertig“ verschoben werden.

Dadurch kann der andere Nutzer den Status der Aufgabe in der Aufgabenverwaltung einsehen. 1

Zusätzlich hat der/die ReFa auch die Möglichkeit, eine Nachricht zurückzuschicken, damit das Dokument vor der finalen Fertigstellung noch einmal überprüft werden kann.

Möglichkeit 2: Aufgabe ohne vorher ausgewähltes Dokument erstellen
Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Aufgaben“.

Über den  “+” Button 1 können neue Aufgaben hinzugefügt werden

Fügen Sie die Aufgabenbezeichnung 1, die verantwortliche Person 2, gegebenenfalls Details 3 und das entsprechende Dokument im Bereich “Anhänge” 4 hinzu.

Unter “Priorität” 5 legen Sie die Wichtigkeit der Aufgabe fest. Bestimmen Sie den Zeitpunkt, ab dem die Aufgabe sichtbar sein soll und setzen Sie einen Termin für die Fälligkeit. 6

Fügen Sie die zugehörige Akte hinzu, um die Aufgabe korrekt zu verknüpfen. 7

Klicken Sie abschließend auf „Anlegen“ 8, um die Aufgabe zu erstellen

Nachdem die Aufgabe für die/den ReFa erstellt wurde, wird sie in Ihrem KanzLaw wie folgt angezeigt:

Durch Betätigen des Aufgabe-Buttons auf der Startseite wird die Aufgabenverwaltung geöffnet. 1

Um die Aufgabe zu bearbeiten und das Dokument einzusehen, genügt ein Klick auf den Stift. 1

Nachdem das Dokument bearbeitet  wurde, kann der Reiter auf Erledigt gesetzt werden. 1

Die Anpassungen am Dokument sind in der zugehörigen Akte unter dem Akteneintragstyp “ AUFG“ gespeichert. In der Sektion „Letzte Änderungen“ wird der Nutzer angezeigt, der das Dokument zuletzt bearbeitet hat.1

Frist aus Aufgabe erstellen

Sie können aus einem Dokument eine Frist erstellen indem Sie das Dokument als erstes Duplizieren und danach per Rechtsklick „In Frist verschieben“ auswählen. 1

Anschließend öffnet sich das Pop-Up-Fenster zur Erstellung der Frist.

Wählen Sie hier einen Grund für die Frist aus und ergänzen Sie die erforderlichen Informationen.

Nun ist die neue Frist in den Akteneinträgen sichtbar.1

Wiedervorlage aus einer Aufgabe erstellen

Um eine Wiedervorlage für ein Dokument zu erstellen, duplizieren Sie zunächst das Dokument und wählen Sie dann per Rechtsklick die Option „In Wiedervorlage verschieben“ aus. 1

Anschließend öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie eine Wiedervorlage erstellen können. 
Wählen Sie hier einen Grund für die Wiedervorlage aus und ergänzen Sie die erforderlichen Informationen.

Nun ist die Wiedervorlage in den Akteneinträgen sichtbar. 1