Briefschreibung

Übersicht

Über die Briefschreibung in KanzLaw® können Sie direkt und einfach Briefe erstellen, ausdrucken und verschicken. KanzLaw liefert dabei eine Reihe von relevanten Briefvorlagen direkt mit, sodass Sie direkt mit dem Verfassen von Briefen beginnen können. Erstellte Briefe werden automatisch den entsprechenden Akten hinzufügt und können jederzeit wieder eingesehen werden. Außerdem sind von dort aus weitere Aktionen möglich. Wenn Sie Ihre Briefvorlagen anpassen oder komplett neue Vorlagen hinzufügen möchten, können Sie dies über die Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare tun.

Briefe erstellen

Briefvorlagen finden und öffnen

Um einen Brief zu schreiben, müssen Sie zunächst eine Briefvorlage auswählen. Dies können Sie über zwei Wege tun.

Zum einen können Sie die gewünschte Akte öffnen und dort in der Symbolleiste das Brief-Icon („Neuer Brief“) anklicken. Im erscheinenden Brief-Dialog können Sie dann die entsprechende Briefvorlage aus der Liste auswählen.

Die anderen Option besteht darin, direkt die Briefvorlage über das KanzLaw® Menü auszuwählen. Über Aktion → Brief finden Sie eine Übersicht Ihrer Vorlagen, insofern diese auf „sichtbar“ gestellt sind (kein durchgestrichenes Auge in der Verwaltung). Um den gewünschten Brief noch schneller zu finden, können Sie auch über das „Hilfe“-Menü den Namen der Vorlage eintippen und den erscheinenden Treffern anklicken.

Hinweis: Formulare können auf dieselbe Art und Weise gefunden werden. Diese sind generell unter Aktion → Formular zu finden. In der Vorlagenverwaltung sind Formulare entsprechend gekennzeichnet.

Der Brief-Dialog

Der Brief-Dialog, welcher sich öffnet, wenn Sie in einer Akte auf „Neuer Brief“ klicken oder aus dem Menü eine Vorlage auswählen, gliedert sich in diverse Bereiche mit verschiedenen Funktionen.

Oben rechts befinden sich alle verfügbaren Vorlagen 1. Sollte es sich bei der Vorlage um ein Formular handeln, ist die Checkbox in der entsprechenden Spalte zu sehen. Auch eventuelle weitere Informationen werden in der Tabelle angezeigt. Um selber entsprechende Informationen zur Briefvorlage zu hinterlegen, können Sie das „Infos“-Feld 5 nutzen. Über die drei Punkte rechts unterhalb des Bereichs erreichen Sie die Vorlagenverwaltung.

Im darunter liegenden Feld wählen Sie den oder die Empfänger 2 aus. Über die „+“-Schaltfläche können Sie neue Empfänger hinzufügen. Wenn Sie Empfänger auswählen möchten, die in der Akte als Beteiligte angegeben worden sind, können Sie auf die Schaltfläche „Bet.“ klicken, um alle relevanten Personen und Entitäten aufzurufen. Die jeweiligen Rollen sind in Klammern hinter den Bezeichnungen zu sehen. Die Reihenfolge entspricht dabei der der Akte, wobei Nebenbeteiligte als letztes aufgeführt werden. Möchten Sie einen Empfänger hinzufügen, dessen Adresse bereits in KanzLaw® eingepflegt worden ist, der allerdings nicht als Beteiligter aufgeführt wird, können Sie diesen über das Suchfeld „sonst. Ad.“ suchen.

Wenn die Anrede und/oder die Adresse des Empfängers angepasst werden sollen, z.B. weil es sich um einen neuen Empfänger handelt, für den keine Adresse hinterlegt ist, oder Daten sich geändert haben, können Sie dies im Bereich „Details für Empfänger“ 3 hinterlegen. Auch eine Faxnummer und eine E-Mail-Adresse können eingetragen werden.

Die Frankierung mit Internetmarken 4 ist ebenfalls über den Brief-Dialog verfügbar. Sie können hier eine Vorschau einsehen, alle Briefe (dies ist z.B. im Fall von Serienbriefen relevant) oder keinen Brief frankieren.

Auf der rechten Seite des Fensters ist eine Vorschau des Briefes 6 zu sehen. Hier sehen Sie die Vorlage mit allen Briefkommandos, welche entsprechend für die Akte und die Empfänger mit den passenden Angaben ersetzt werden.

In der unteren Leiste können Sie über das Auswahlmenü einstellen, für welchen Anwalt 7 der Brief verfasst wird. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Brief direkt zu faxen oder zu drucken, ihn erstmal nur in der Akte zu speichern oder über ein Textverarbeitungs-Programm zu editieren.

Achtung: Falls Sie schon jetzt drucken, erkennt KanzLaw® nicht, dass gedruckt wurde, und die Druckampel (siehe Abschnitt Brief-Popover in der Akte) bleibt auf rot. KanzLaw® fragt Sie beim Schließen des Akten-Popovers dann, ob Sie den Brief bereits gedruckt haben.

Serienbriefe erstellen

Zusätzlich haben Sie in KanzLaw® die Möglichkeit, Briefe mit mehreren Empfängern zu erstellen. Die generelle Übersicht des Brief-Dialogs bleibt dabei in großen Teilen der eines Einzelbriefes gleich: Die Bereiche 1 bis 6 entsprechen dabei genau den dargestellten Nummern aus dem Abschnitt „Der Brief-Dialog“.

Wenn Sie den Serienbrief bearbeiten möchten und auf die „Editieren“-Schaltfläche kicken, öffnet sich Ihre Textverarbeitung mit einem speziellen Dokument (der sogenannte Serienbrief-Modus). Hier sind Textbereiche, welche später von KanzLaw® automatisch ersetzt werden, farblich hervorgehoben. Dazu gehören beispielsweise die Adresse des Empfängers und die Anrede.

Achtung: Es ist nicht möglich, den Serienbrief sofort in Ihrer Textverarbeitung zu drucken!

Wenn Sie einen Einzelbrief sofort aus Ihrer Textverarbeitung drucken, so ändert sich der Druckstatus nicht automatisch. KanzLaw® fragt dann beim Schließen des Akten-Popover Brief direkt nach, ob der Brief schon gedruckt wurde, und setzt die Druckampel entsprechend.

Hinweis: Diese Funktion muss in den KanzLaw® Einstellungen unter Arbeitsplatz Brief/Fax/Mail „Warnung bei Verlassen des Briefes, falls noch nicht gedruckt“ gegebenenfalls erst noch freigeschaltet werden.

Brief-Popover in der Akte

Sobald Sie einen Brief erstellt haben, wird dieser in der entsprechenden Akte hinterlegt. Innerhalb der Akteneinträge können Sie alle für diesen Fall erstellen Briefe einsehen.

Wenn Sie auf einen Anwaltsbrief klicken, so wird automatisch ein Popover angezeigt. So erhalten Sie schnellen Zugriff auf diverse Informationen Ihres Anwaltsbrief.

Der Inhalt des Briefes kann ebenfalls angepasst werden, indem Sie doppelt auf den Empfänger klicken (in diesem Fall findet eine Änderung des Briefes für den ausgewählten Empfänger statt) oder auf  die Schaltfläche „Serienbrief bearbeiten“ klicken (in diesem Fall werden die Änderung in sämtliche Briefe für alle Empfänger übernommen). Es ist auch möglich, die Anzahl der Empfänger über die „+“-Schaltfläche anzupassen.

Unterstützte Arbeitsabläufe

Diverse Arbeitsabläufe können im Popover-Fenster innerhalb der Akte angesehen und genutzt werden. Dazu gehören:

  • Dokumentation und Druckstatus überwachen
  • Empfänger zum Serienbrief hinzufügen, ändern oder löschen
  • Serienbrief weiterschreiben
  • Individuelle, persönliche Änderungen an Einzelbriefen des Serienbriefes vornehmen

An welcher Stelle des Popovers und wie genau Sie diese Funktionen nutzen können, wird in den folgenden Abschnitten erklärt.

Der obere Reiter des Popovers

In der oberen Leiste des Fensters stehen Ihnen diverse Informationen und Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung. Das linke Auswahlmenü zeigt die Art des Akteneintrags – in diesem Fall also „Anwaltsbrief“ – an. Zusätzlich können Sie das Datum und die Uhrzeit des Akteneintrags für den Brief (auch nachträglich) anpassen. Auch stilistische Anpassungen sind über die „A“-Schaltfläche möglich. Im rechten Auswahlmenü ist „Brief“ voreingestellt, da es sich um einen Anwaltsbrief handelt.

Der Anzeigetext

Der darunterliegende Anzeigetext stellt dar, welcher Text in der Akte selber angezeigt wird. Dazu gehören Informationen zum Druck-Status (z.B. „Nicht gedruckt“), dem Originalempfänger („An:“), welche Vorlage genutzt wurde und eventuelle Empfänger von weiteren Kopien („2 Kopie(n) an:“). Bei Änderungen passt dieser Text sich automatisch an.

Empfängerliste und Funktionen

In der Empfängerliste sehen Sie, an wen der Anwaltsbrief verschickt werden soll. Die Spalte „Original/Kopie“ zeigt dabei an, wer als Hauptempfänger das Original des Briefes erhält und wer zusätzliche Kopien bekommt. In der Spalte „Typ“ wird außerdem angezeigt, um welche Art Empfänger es sich handelt. Die Spalte „Empfänger“ betitelt zudem die Personen oder Entitäten namentlich.

Die Druckampel in der Spalte „Druck“ zeigt an, welchen Status der jeweilige Brief hat. Dabei gibt es drei verschiedene Möglichkeiten: Der Brief wurde noch nicht gedruckt (rot), der Druck wurde freigegeben, jedoch noch nicht ausgelöst (gelb) oder der Brief wurde bereits gedruckt (grün). Die Druckampel kann  per Klick in die Spalte geändert werden und dient ausschließlich als Gedächtnisstütze.

In der Spalte „Einzel“ können Sie sehen, ob einzelne Briefe aus dem Serienbrief bereits individuell nachbearbeitet wurden. Außerdem erhalten Sie Informationen darüber, wann ein Brief versandt wurde und wann die letzte Änderung vorgenommen wurde.

Unterhalb der Empfängeranzeige sind zusätzlich einige Schaltflächen zu sehen, über welche Sie eine Reihe von Funktionen für den Brief auslösen können:

 

Hinzufügen und Löschen von Empfängern sowie Bearbeiten von Adressen
Vorschau der Anwaltsbriefe sowohl in Original als auch die Kopien, Wechsel zwischen den Briefen per Pfeiltasten (Tipp: Noch schneller kann diese Vorschau durch Drücken der Leertaste geöffnet werden.)
Drucken des ausgewählten Briefs
Speichern der Kopie des Briefes in einem Ordner oder Export als PDF (Tipp: Sie können die Brief-Datei auch per Drag & Drop auf den Schreibtisch bewegen.)
Brief per Fax senden
Brief per E-Mail senden
Öffnen des ausgewählten Briefes in einem Textverarbeitunsprogramm
Versand von Onlinebriefen

Achtung: Die Darstellung der Vorschau der Briefe kann sich vom tatsächlich ausgedruckten Brief unterscheiden. QuickLook ist nur geeignet, um den Inhalt zu überprüfen. Die exakte Darstellungsform können Sie nur Ihrer Textverarbeitung (z.B. Libre Office oder Word) entnehmen.

Die Brief-Details

Im unteren Teil des Popovers befinden sich die Brief-Details. Hier können Sie den Druckstatus (gedruckt/freigegeben/nicht gedruckt) einsehen und verändern. Außerdem können Sie manuell das Druckdatum anpassen. In dem leeren Auswahlmenü können Sie über die drei Punkte rechts persönliche Briefstatusvorschläge einpflegen und dann im Menü bei Bedarf auswählen.

Auf der rechten Seite der Brief-Details haben Sie die Möglichkeit, den Serienbrief zu bearbeiten oder komplett mit allen Kopien zu drucken.

Der untere Reiter gibt an, wer die letzte Veränderung vorgenommen hat, welcher Nutzer den Brief erstellt hat, und für welchen Anwalt dieser Anwaltsbrief gilt.

Druckdatum ändern

Administratoren haben die Möglichkeit, das Druckdatum nachträglich zu ändern. Wenn Sie als Administrator bei einem gedruckten Brief auf „Druckdatum ändern“ klicken, ändert sich die Ansicht. Nun sieht die Schaltfläche unter Brief-Details ungefähr so aus:

Sie können an dieser Stelle das Druckdatum ändern. Durch Klick auf das Schloss-Symbol auf der linken Seite wird diese Ansicht wieder geschlossen. Um das Drucksymbol zu löschen, klicken Sie auf die „–“-Schaltfläche an der rechten Seite.

Hinweis: Das Druckdatum muss für jeden Brief (Original und Kopien) einzeln geändert werden.

Warnungen

Wenn Serienbriefe mit „Serienbrief bearbeiten“ geöffnet und eventuell verändert werden sollen, obwohl schon ein oder mehrere Briefe individuell verändert wurden, so warnt ein Fenster vor dem Überschreiben dieser individuellen Änderungen. Sie haben über das erscheinende Popup die Möglichkeit, die Bearbeitung trotzdem fortzusetzen oder abzubrechen.

Faxen von Briefen

Prinzipiell genügt ein Klick auf „Fax“, um den Faxvorgang auszulösen. Doch bevor es losgehen kann, müssen Sie den Treiber Ihres Faxgerätes installieren. Anschließend müssen Sie in KanzLaw® ein Druckprofil anlegen.

Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie Admin → Geräteeinstellungen → Drucker.
  2. Legen Sie über das „+“-Symbol ein neues Druckprofil an.
  3. Klicken Sie auf „phys. Drucker neu zuweisen“ und tragen Sie in alle Felder, in denen später die Faxnummer eingetragen werden soll, drei Nullen ein (also „000“).

Hintergrund: KanzLaw® durchsucht später alle Einstellungen ihres Druckers nach diesen drei xxx und ersetzt sie durch die richtige Faxnummer. Dieses Vorgehen ist notwendig, da jedes Faxgerät einen anderen Treiber hat und die Faxnummer in einem anderen Feld speichert – meist sogar in mehreren Feldern.

Nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben, wählen Sie im unteren Bereich des Fensters der Verwaltung die Schaltfläche „Zu den rechnerspez. Druckeinstellungen…“. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, welches alternativ auch in den KanzLaw® Einstellungen über Arbeitsplatz → Druckerprofile aufgerufen werden kann.

Um den ausgewählten Drucker als Standardgerät für Faxe auszusuchen, müssen Sie nun noch folgendes tun:

  1. Klicken Sie in der Liste links auf den ausgewählten Drucker.
  2. Kreuzen Sie auf der rechten Seite die Checkbox „Fax“ an.
  3. Speichern Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche „OK“.

Hinweis: Auch von hier aus können Sie über die Schaltfläche „zur Druckerprofilverwaltung“ wieder in das vorherige Fenster wechseln und beispielsweise einen neuen Drucker hinzufügen.

Neben der Zuordnung als Standarddrucker für verschiedene Optionen kann in diesen Einstellungen zusätzlich angegeben werden, ob der Drucker als Standarddrucker für einzelne Formulare oder Briefvorlagen ausgewählt werden soll.

Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare

NUR ADMINISTRATOR

Neben den Briefvorlagen und Formularen, die direkt von KanzLaw® mitgeliefert worden sind, können Sie auch weitere, eigene Vorlagen hinzufügen. Außerdem besteht die Möglichkeit, vorhandene Briefvorlagen und Formulare nach Ihren persönlichen Bedürfnissen anzupassen, sowie diese zu sortieren und kategorisieren.

Die Vorlagenverwaltung

Die Verwaltung Ihrer Briefvorlagen und Formulare befindet sich unter Admin → Briefvorlagen und ist entsprechend nur für Nutzer mit Administratoren-Rechten zugänglich.

Die Tabelle 1 gib eine Übersicht aller vorhandenen Vorlagen. Über die Eigenschaft „sichtbar“ (blau markierte Einträge) können Sie Briefvorlagen in KanzLaw® anzeigen lassen. Die Eigenschaft „Formular“ gibt an, ob die entsprechende Datei als Formular (Modus Datei: keine Textersetzungen bzw. keine Kommandos) oder als Brief (Modus Einzel und Modus Serie: Unterstützung von Textersetzungen bzw. Kommandos) verwendet werden soll. Rot markierte Einträge sind nicht vorhandene, lila markierte müssen noch repariert werden.

Interne Vorlagen sind in orange dargestellt. Für die Funktion von KanzLaw® ist es wichtig, dass diese Vorlagen nicht gelöscht werden.

Die untere Tabelle „Sichtbar“ 2 zeigt – nach Formularen und Vorlagen sortiert – alle sichtbaren Dateien an.

Auf der rechten Seite ist eine Vorschau 3 des momentan ausgewählten Briefes zu sehen.

Der Bereich unter der Vorschau 4 zeigt zusätzliche Informationen über die ausgewählte Briefvorlage an. Dazu gehören das Datum der Erstellung, die Große der Datei, zusätzliche Informationen, eventuell zugeordnete Kategorien, sowie welcher Drucker als Standard für Vorlage ausgewählt ist. Außerdem kann ein Akteneintrags-Kürzel für die Vorlage angelegt werden.

Über das Feld daneben 5 können Dateien, die nicht vorhanden sind oder repariert werden müssen, über Drag & Drop in die entsprechende Vorlage eingefügt werden.

Formulare – Dateipool für die Kanzlei

Für Formulare, auf die über die Briefschreibung zugegriffen werden kann, bieten sich schnelllebige oder seltene Formulare an, deren Implementierung in KanzLaw® zu aufwendig wäre. Die Nutzer können sich solch eine Vorlage über den Brieferstell-Dialog in der Akte des Falls übernehmen, elektronisch ausfüllen und ausdrucken (z.B. für PDF-Dateien die Programme Vorschau oder Adobe Reader). Achten Sie darauf, dass das entsprechende Formular in der Tabelle erscheint und als sichtbar und als Formular markiert ist. Nur dann hat das Kanzleipersonal den richtigen Zugriff.

Automatisches Ausfüllen von Textmarken

Anwaltsbriefe unterscheiden sich in KanzLaw® von Formularen durch die Möglichkeit, gesetzte Textmarken gezielt durch spezifische Informationen über die Akte, Leistungen, etc. zu ersetzen. Die Adresse des Empfängers soll im Serienbrief beispielsweise individuell angepasst werden, während der Hauptinhalt konstant bleibt. Auch können fall-spezifische Akteneinträge automatisch übernommen werden.

Dafür gibt es in KanzLaw® einige Kommandos, die bei der Erstellung einer Briefvorlage angewendet werden können. Die zugehörige Skript-Sprache in KanzLaw® heißt ZSBriefBasic und befindet sich in ständiger Weiterentwicklung, um den Ansprüchen verschiedener Kunden gerecht zu werden.

KanzLaw® setzt auf DOCX als offenes Datei-Format für formatierten Text. Deswegen ist es möglich, dass jeder seine eigene Lieblings-Textverarbeitung verwenden kann, solange sie .docx zum Lesen und Speichern unterstützt. Microsoft Word und Libre Office unterstützen diesen Standard gut.

Trotzdem muss bei der Erstellung von Briefvorlagen die Kompatibilität geprüft werden. Daher ist es empfehlenswert, dieselbe Textverarbeitung kanzleiweit einzusetzen. Andernfalls sollte die Vorlage auf allen eingesetzten Textverarbeitungen getestet werden.

Erstellen neuer Briefvorlagen

Neue Briefvorlagen für Ihre Vorlagenverwaltung können Sie selber über ein Textverarbeitungsprogramm erstellen. Dazu gehen Sie am besten wie folgt vor:

 

  1. Wählen Sie die „kompatibelste“ Textverarbeitung für das Erstellen der Vorlage, falls Sie mehrere ersetzen (erst MS Word, dann Libre Office, dann alle anderen).
  2. Richten Sie die Seite ein und stellen Sie gewünschte Seitenränder ein.
  3. Richten Sie die Standard-Formatvorlage sowie weitere Formatvorlagen ein, um die Kopf- und Fußzeile und den Standard-Textkörper zu formatieren. Formatieren Sie dabei nur die Ausnahmen direkt im Text. Ansonsten nutzen Sie Formatvorlagen, da dies sicherer ist.
  4. Zur genauen Positionierung von Objekten verwenden Sie am besten Tabellen. Über die Tabellen-Eigenschaften können Sie die Zeilenhöhe und die Spaltenbreite direkt vorgeben. Erzeugen Sie dabei auf keinen Fall Abstände durch wiederholte Leerzeichen!
  5. Stellen Sie Falzmarken in der Kopfzeile ein, damit dieser auf jeder Seite erscheinen.
  6. Wenn Sie die erste Kopfzeile (für die erste Seite) anders einrichten möchten als die folgenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
  7. Zuerst müssen die Kopfzeilen für alle Seiten ab Seite zwei definiert werden.
  8. Klicken Sie als nächsten aus „Erste Kopfzeile anders“. Der Text aus der Kopfzeile verschwindet, wird aber im Dokument abgespeichert.
  9. Fügen Sie nun den gewünschten Inhalt in die leere Kopfzeile für die erste Seite ein.
  10. Zugriff auf die andere Kopfzeile erhalten Sie durch einen erneuten Klick auf „Erste Kopfzeile anders“.

    Hinzufügen von Vorlagen in der Vorlagenverwaltung

    Sobald Sie eigene Briefvorlagen-Formulare erstellt haben, können diese (gewöhnlich als .doc-, .docx- oder .pdf-Datei) einfach in die Tabelle 1 der Vorlagenverwaltung gezogen werden. Daraufhin wird eine neue Vorlage in der Verwaltung erstellt. Alternativ können Sie auch eine gewünschte Vorlage auswählen, welche überschrieben werden soll, und die Datei in die Drop-Zone (Datei-Symbol 5) schieben. Sie könne auch aus der Drop-Zone die Datei auf den Desktop schieben, um eine Kopie zu erstellen.

    Empfohlenes Vorgehen für Vorlagen mit Briefkommandos

    Wenn Sie Briefvorlagen mit Briefkommandos erstellen möchte, folgen Sie zusätzlich zur Vorgehensweise zum Erstellen neuer Briefvorlagen auch diesen Schritten:

    1. Öffnen Sie Ihre bereits erstelle Vorlage ohne Briefkommandos.
    2. Ergänzen Sie die Kommandos möglichst in einem Rutsch (in der Textverarbeitung).
    3. Klicken Sie auf „Repariere Vorlage“ in KanzLaw®, um ggf. automatisch Anpassungen vornehmen zu lassen.

    Kommandos von ZSBriefBasic werden durch die Anfangssequenz $[ und die Endsequenz ]$ gekennzeichnet, also allgemein $[Kommandoname]$ oder als Beispiel: $[adressfeld_empfaenger]$ .

    Kommandos können im Kontext der Briefschreibung, aber auch für interne Vorlagen verwendet werden (interner Kontext).

    Vollständige Kommandoliste ZSBriefBasic

    Info: Eine vollständige Liste aller verfügbaren Briefkommandos finden Sie unter Admin → Briefkommando-Liste sowie dem Button „Kommandos“ im Fenster der Briefvorlagen-Verwaltung.

    Für den Administrator empfiehlt es sich, mit dem mitgelieferten Testdokument für BriefBasic zu arbeiten. Das Testdokument ist in der Vorlagenverwaltung standardmäßig als „nicht sichtbar“ gekennzeichnet. Zum Testen können Sie hier das Flag auf sichtbar schalten und die Vorlage im Erstell-Dialog ausfüllen lassen. Die normalen Platzhalter-Befehle können so schnell auf Ihre Funktion hin geprüft werden. Die Kommandos mit Argument sind weiter unten erklärt.

    Hinweis: Benutzen Sie immer „Repariere Vorlage“. Daraufhin erscheint in der Vorlage ein grünes Ampelsymbol.

    Die Kommandoliste ist unterteilt in verschiedene Kategorien von Briefkommandos. Am häufigsten werden Kommandos aus der Kategorie „Platzhalter“ und den dortigen Unterkategorien „Text“, „Text mit Parameter“ und „Tabelle“ verwendet. Für diese drei Kategorien wird in der unteren Leiste jeweils das vollständige Kommando zum kopieren in die Briefvorlage angezeigt. Für die Kategorie „Text“ gibt es zusätzlich den Button „Beispielspalte ausfüllen“. Ist eine Akte geöffnet, so wird nach Klick darauf jedes in der Tabelle angezeigte Kommando ausgeführt.

    ACHTUNG: Wenn Sie im Suchfeld keinen Filter angegeben haben, kann dies zum Absturz von KanzLaw® führen!

    Befehle der Kategorie „Text“ können ohne weitere Angaben in Briefvorlagen eingesetzt werden.

    Beispiele: $[anrede]$, $[adressfeld_empfaenger]$, $[akte_ad]$

    Befehle mit Parameter

    Bei Kommandos mit Parametern werden die einzelnen Parameter jeweils durch ein Leerzeichen (Space) getrennt. Einige Kommandos akzeptieren als Parameter Befehle, die selbst Parameter erfordern. Diese Parameter werden in eckigen Klammern [_ _ _] zusammengefasst. Je nach Kommando können auch optionale Parameter vorhanden sein.

    Wird als Parameter ein Text verlangt, so werden auszugebende Leerzeichen durch _ dargestellt.

    Diese Befehle können jeweils einzeln getestet werden, indem im Anzeigefeld des Befehls die gewünschten Parameter mit angegeben werden.

    Bekannte Hindernisse

    Fehlermeldung: „Klammersetzung bei Kommandos scheint defekt. Falls korrekt, tippen Sie bitte Befehl-Start und – Ende $[ bzw. ]$ erneut ein“

    Lösung: Aus Fehlermeldung den Kommando-Namen extrahieren (steht versteckt zwischen Zeichen) und beim darauffolgenden Kommando die Sequenz nochmal neu eingeben (1. Löschen, 2. Hintereinander weg eingeben).

    Hintergrund: Die Textverarbeitung setzt sich zwischen das „$“-Zeichen und das „[„-Zeichen. Leider ist das nicht direkt sichtbar. Eine entsprechende Fehlermeldung wird beim Erstellen des Briefes daraufhin ausgegeben.

    Serienbriefe funktionieren nicht, aber Einzelbriefe funktionieren.

    Lösung: Leerzeichen hinter die Kommandos fusszeile, anrede, adressfeld_empfaenger und einleitung setzen.

    Hintergrund: Es wird mit Libre Office gearbeitet. Hier können die Textmarken nur dann verwendet werden, wenn hinter den Serienbrief-Kommandos fusszeile, anrede, adressfeld_empfaenger, einleitung ein Leerzeichen steht. Das Absatzende (Enter) darf nicht unmittelbar folgen (LibreOffice-Bug).

    Leerzeichen aus Vorlage weg

    Lösung: Geschütztes Leerzeichen: ⌃Ctrl + ⌥Opt + Leertaste

    Weitere bekannte Probleme

    • Automatisches Reparieren wird bei Word manchmal nicht ausgeführt. Dann hilft ein nochmaliger Klick auf „Reparieren“, auch wenn die grüne Lampe eine erfolgreiche Reparatur bereits anzeigt.
    • Symmetrie bei Klammersetzung überprüfen: Auf $[ muss nach dem Kommando ]$ folgen.