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Briefschreibung

Übersicht

Über die Briefschreibung in KanzLaw können Sie direkt und einfach Briefe erstellen, ausdrucken und verschicken. KanzLaw liefert dabei eine Reihe von relevanten Briefvorlagen direkt mit, sodass Sie direkt mit dem Verfassen von Briefen beginnen können. Erstellte Briefe werden automatisch den entsprechenden Akten hinzufĂŒgt und können jederzeit wieder eingesehen werden. Außerdem sind von dort aus weitere Aktionen möglich. Wenn Sie Ihre Briefvorlagen anpassen oder komplett neue Vorlagen hinzufĂŒgen möchten, können Sie dies ĂŒber die Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare tun.

Briefe erstellen

Briefvorlagen finden und öffnen

Um einen Brief zu schreiben, mĂŒssen Sie zunĂ€chst eine Briefvorlage auswĂ€hlen. Dies können Sie ĂŒber zwei Wege tun.

Zum einen können Sie die gewĂŒnschte Akte öffnen und dort in der Symbolleiste das Brief-Icon („Neuer Brief“) anklicken. Im erscheinenden Brief-Dialog können Sie dann die entsprechende Briefvorlage aus der Liste auswĂ€hlen.

Die anderen Option besteht darin, direkt die Briefvorlage ĂŒber das KanzLaw MenĂŒ auszuwĂ€hlen. Über Aktion → Brief finden Sie eine Übersicht Ihrer Vorlagen, insofern diese auf „sichtbar“ gestellt sind (kein durchgestrichenes Auge in der Verwaltung). Um den gewĂŒnschten Brief noch schneller zu finden, können Sie auch ĂŒber das „Hilfe“-MenĂŒ den Namen der Vorlage eintippen und den erscheinenden Treffern anklicken.

Hinweis: Formulare können auf dieselbe Art und Weise gefunden werden. Diese sind generell unter Aktion → Formular zu finden. In der Vorlagenverwaltung sind Formulare entsprechend gekennzeichnet.

Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Hilfe Suche

Der Brief-Dialog

Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Neuer Brief

Der Brief-Dialog, welcher sich öffnet, wenn Sie in einer Akte auf „Neuer Brief“ klicken oder aus dem MenĂŒ eine Vorlage auswĂ€hlen, gliedert sich in diverse Bereiche mit verschiedenen Funktionen.

Oben rechts befinden sich alle verfĂŒgbaren Vorlagen 1. Sollte es sich bei der Vorlage um ein Formular handeln, ist die Checkbox in der entsprechenden Spalte zu sehen. Auch eventuelle weitere Informationen werden in der Tabelle angezeigt. Um selber entsprechende Informationen zur Briefvorlage zu hinterlegen, können Sie das „Infos“-Feld 5 nutzen. Über die drei Punkte rechts unterhalb des Bereichs erreichen Sie die Vorlagenverwaltung.

Im darunter liegenden Feld wĂ€hlen Sie den oder die EmpfĂ€nger 2 aus. Über die „+“-SchaltflĂ€che können Sie neue EmpfĂ€nger hinzufĂŒgen. Wenn Sie EmpfĂ€nger auswĂ€hlen möchten, die in der Akte als Beteiligte angegeben worden sind, können Sie auf die SchaltflĂ€che „Bet.“ klicken, um alle relevanten Personen und EntitĂ€ten aufzurufen. Die jeweiligen Rollen sind in Klammern hinter den Bezeichnungen zu sehen. Die Reihenfolge entspricht dabei der der Akte, wobei Nebenbeteiligte als letztes aufgefĂŒhrt werden. Möchten Sie einen EmpfĂ€nger hinzufĂŒgen, dessen Adresse bereits in KanzLaw eingepflegt worden ist, der allerdings nicht als Beteiligter aufgefĂŒhrt wird, können Sie diesen ĂŒber das Suchfeld „sonst. Ad.“ suchen.

Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Brief Dialog Empfaenger

Wenn die Anrede und/oder die Adresse des EmpfĂ€ngers angepasst werden sollen, z.B. weil es sich um einen neuen EmpfĂ€nger handelt, fĂŒr den keine Adresse hinterlegt ist, oder Daten sich geĂ€ndert haben, können Sie dies im Bereich „Details fĂŒr EmpfĂ€nger“ 3 hinterlegen. Auch eine Faxnummer und eine E-Mail-Adresse können eingetragen werden.

Die Frankierung mit Internetmarken 4 ist ebenfalls ĂŒber den Brief-Dialog verfĂŒgbar. Sie können hier eine Vorschau einsehen, alle Briefe (dies ist z.B. im Fall von Serienbriefen relevant) oder keinen Brief frankieren.

Auf der rechten Seite des Fensters ist eine Vorschau des Briefes 6 zu sehen. Hier sehen Sie die Vorlage mit allen Briefkommandos, welche entsprechend fĂŒr die Akte und die EmpfĂ€nger mit den passenden Angaben ersetzt werden.

In der unteren Leiste können Sie ĂŒber das AuswahlmenĂŒ einstellen, fĂŒr welchen Anwalt 7 der Brief verfasst wird. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Brief direkt zu faxen oder zu drucken, ihn erstmal nur in der Akte zu speichern oder ĂŒber ein Textverarbeitungs-Programm zu editieren.

Achtung: Falls Sie schon jetzt drucken, erkennt KanzLaw nicht, dass gedruckt wurde, und die Druckampel (siehe Abschnitt Brief-Popover in der Akte) bleibt auf rot. KanzLaw fragt Sie beim Schließen des Akten-Popovers dann, ob Sie den Brief bereits gedruckt haben.

Serienbriefe erstellen

ZusĂ€tzlich haben Sie in KanzLaw die Möglichkeit, Briefe mit mehreren EmpfĂ€ngern zu erstellen. Die generelle Übersicht des Brief-Dialogs bleibt dabei in großen Teilen der eines Einzelbriefes gleich: Die Bereiche 1 bis 6 entsprechen dabei genau den dargestellten Nummern aus dem Abschnitt „Der Brief-Dialog“.

Wenn Sie den Serienbrief bearbeiten möchten und auf die „Editieren“-SchaltflĂ€che kicken, öffnet sich Ihre Textverarbeitung mit einem speziellen Dokument (der sogenannte Serienbrief-Modus). Hier sind Textbereiche, welche spĂ€ter von KanzLaw automatisch ersetzt werden, farblich hervorgehoben. Dazu gehören beispielsweise die Adresse des EmpfĂ€ngers und die Anrede.

Achtung: Es ist nicht möglich, den Serienbrief sofort in Ihrer Textverarbeitung zu drucken!

Wenn Sie einen Einzelbrief sofort aus Ihrer Textverarbeitung drucken, so Ă€ndert sich der Druckstatus nicht automatisch. KanzLaw fragt dann beim Schließen des Akten-Popover Brief direkt nach, ob der Brief schon gedruckt wurde, und setzt die Druckampel entsprechend.

Hinweis: Diese Funktion muss in den KanzLaw Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail → „Warnung bei Verlassen des Briefes, falls noch nicht gedruckt“ gegebenenfalls erst noch freigeschaltet werden.

Brief-Popover in der Akte

Sobald Sie einen Brief erstellt haben, wird dieser in der entsprechenden Akte hinterlegt. Innerhalb der AkteneintrĂ€ge können Sie alle fĂŒr diesen Fall erstellen Briefe einsehen.

Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Akte Popover Uebersicht Brief

Wenn Sie auf einen Anwaltsbrief klicken, so wird automatisch ein Popover angezeigt. So erhalten Sie schnellen Zugriff auf diverse Informationen Ihres Anwaltsbrief.

Der Inhalt des Briefes kann ebenfalls angepasst werden, indem Sie doppelt auf den EmpfĂ€nger klicken (in diesem Fall findet eine Änderung des Briefes fĂŒr den ausgewĂ€hlten EmpfĂ€nger statt) oder auf  die SchaltflĂ€che „Serienbrief bearbeiten“ klicken (in diesem Fall werden die Änderung in sĂ€mtliche Briefe fĂŒr alle EmpfĂ€nger ĂŒbernommen). Es ist auch möglich, die Anzahl der EmpfĂ€nger ĂŒber die „+“-SchaltflĂ€che anzupassen.

UnterstĂŒtzte ArbeitsablĂ€ufe

Diverse ArbeitsablÀufe können im Popover-Fenster innerhalb der Akte angesehen und genutzt werden. Dazu gehören:

  • Dokumentation und Druckstatus ĂŒberwachen
  • EmpfĂ€nger zum Serienbrief hinzufĂŒgen, Ă€ndern oder löschen
  • Serienbrief weiterschreiben
  • Individuelle, persönliche Änderungen an Einzelbriefen des Serienbriefes vornehmen

An welcher Stelle des Popovers und wie genau Sie diese Funktionen nutzen können, wird in den folgenden Abschnitten erklÀrt.

Der obere Reiter des Popovers

In der oberen Leiste des Fensters stehen Ihnen diverse Informationen und Anpassungsmöglichkeiten zur VerfĂŒgung. Das linke AuswahlmenĂŒ zeigt die Art des Akteneintrags – in diesem Fall also „Anwaltsbrief“ – an. ZusĂ€tzlich können Sie das Datum und die Uhrzeit des Akteneintrags fĂŒr den Brief (auch nachtrĂ€glich) anpassen. Auch stilistische Anpassungen sind ĂŒber die „A“-SchaltflĂ€che möglich. Im rechten AuswahlmenĂŒ ist „Brief“ voreingestellt, da es sich um einen Anwaltsbrief handelt.

Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Akte Popover Anwaltsbrief

Der Anzeigetext

Der darunterliegende Anzeigetext stellt dar, welcher Text in der Akte selber angezeigt wird. Dazu gehören Informationen zum Druck-Status (z.B. „Nicht gedruckt“), dem OriginalempfĂ€nger („An:“), welche Vorlage genutzt wurde und eventuelle EmpfĂ€nger von weiteren Kopien („2 Kopie(n) an:“). Bei Änderungen passt dieser Text sich automatisch an.

Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Akte Popover Empfaengerliste 1

EmpfÀngerliste und Funktionen

In der EmpfĂ€ngerliste sehen Sie, an wen der Anwaltsbrief verschickt werden soll. Die Spalte „Original/Kopie“ zeigt dabei an, wer als HauptempfĂ€nger das Original des Briefes erhĂ€lt und wer zusĂ€tzliche Kopien bekommt. In der Spalte „Typ“ wird außerdem angezeigt, um welche Art EmpfĂ€nger es sich handelt. Die Spalte „EmpfĂ€nger“ betitelt zudem die Personen oder EntitĂ€ten namentlich.

Die Druckampel in der Spalte „Druck“ zeigt an, welchen Status der jeweilige Brief hat. Dabei gibt es drei verschiedene Möglichkeiten: Der Brief wurde noch nicht gedruckt (rot), der Druck wurde freigegeben, jedoch noch nicht ausgelöst (gelb) oder der Brief wurde bereits gedruckt (grĂŒn). Die Druckampel kann  per Klick in die Spalte geĂ€ndert werden und dient ausschließlich als GedĂ€chtnisstĂŒtze.

In der Spalte „Einzel“ können Sie sehen, ob einzelne Briefe aus dem Serienbrief bereits individuell nachbearbeitet wurden. Außerdem erhalten Sie Informationen darĂŒber, wann ein Brief versandt wurde und wann die letzte Änderung vorgenommen wurde.

Kanzlaw Handbuch Briefschreib Ung Akte Popover Uebersicht 1

Unterhalb der EmpfĂ€ngeranzeige sind zusĂ€tzlich einige SchaltflĂ€chen zu sehen, ĂŒber welche Sie eine Reihe von Funktionen fĂŒr den Brief auslösen können:

Tomedo Handbuch Briefschreibung Popover Symbol Plus Oesterreich

HinzufĂŒgen und Löschen von EmpfĂ€ngern sowie Bearbeiten von Adressen

Tomedo Handbuch Briefschreibung Popover Symbol Auge Oesterreich

Vorschau der Anwaltsbriefe sowohl in Original als auch die Kopien, Wechsel zwischen den Briefen per Pfeiltasten (Tipp: Noch schneller kann diese Vorschau durch DrĂŒcken der Leertaste geöffnet werden.)

Tomedo Handbuch Briefschreibung Popover Symbol Drucken Oesterreich

Drucken des ausgewÀhlten Briefs

Tomedo Handbuch Briefschreibung Popover Symbol Speichern Oesterreich

Speichern der Kopie des Briefes in einem Ordner oder Export als PDF (Tipp: Sie können die Brief-Datei auch per Drag & Drop auf den Schreibtisch bewegen.)

Tomedo Handbuch Briefschreibung Popover Symbol Brief Oesterreich

Brief per E-Mail senden

Tomedo Handbuch Briefschreibung Popover Symbol Stift Oesterreich

Öffnen des ausgewĂ€hlten Briefes in einem Textverarbeitunsprogramm

Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Akte Popover Symbole Brief

Versand von Onlinebriefen

Achtung: Die Darstellung der Vorschau der Briefe kann sich vom tatsĂ€chlich ausgedruckten Brief unterscheiden. QuickLook ist nur geeignet, um den Inhalt zu ĂŒberprĂŒfen. Die exakte Darstellungsform können Sie nur Ihrer Textverarbeitung (z.B. Libre Office oder Word) entnehmen.

Die Brief-Details

Im unteren Teil des Popovers befinden sich die Brief-Details. Hier können Sie den Druckstatus (gedruckt/freigegeben/nicht gedruckt) einsehen und verĂ€ndern. Außerdem können Sie manuell das Druckdatum anpassen. In dem leeren AuswahlmenĂŒ können Sie ĂŒber die drei Punkte rechts persönliche BriefstatusvorschlĂ€ge einpflegen und dann im MenĂŒ bei Bedarf auswĂ€hlen.

Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Akte Popover Brief Details Neu

Auf der rechten Seite der Brief-Details haben Sie die Möglichkeit, den Serienbrief zu bearbeiten oder komplett mit allen Kopien zu drucken.

Der untere Reiter gibt an, wer die letzte VerĂ€nderung vorgenommen hat, welcher Nutzer den Brief erstellt hat, und fĂŒr welchen Anwalt dieser Anwaltsbrief gilt.

Druckdatum Àndern

Administratoren haben die Möglichkeit, das Druckdatum nachtrĂ€glich zu Ă€ndern. Wenn Sie als Administrator bei einem gedruckten Brief auf „Druckdatum Ă€ndern“ klicken, Ă€ndert sich die Ansicht. Nun sieht die SchaltflĂ€che unter Brief-Details ungefĂ€hr so aus:

Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Akte Popover Druckdatum 1

Sie können an dieser Stelle das Druckdatum Ă€ndern. Durch Klick auf das Schloss-Symbol auf der linken Seite wird diese Ansicht wieder geschlossen. Um das Drucksymbol zu löschen, klicken Sie auf die „–“-SchaltflĂ€che an der rechten Seite.

Hinweis: Das Druckdatum muss fĂŒr jeden Brief (Original und Kopien) einzeln geĂ€ndert werden.

Warnungen

Wenn Serienbriefe mit „Serienbrief bearbeiten“ geöffnet und eventuell verĂ€ndert werden sollen, obwohl schon ein oder mehrere Briefe individuell verĂ€ndert wurden, so warnt ein Fenster vor dem Überschreiben dieser individuellen Änderungen. Sie haben ĂŒber das erscheinende Popup die Möglichkeit, die Bearbeitung trotzdem fortzusetzen oder abzubrechen.

Faxen von Briefen

Prinzipiell genĂŒgt ein Klick auf „Fax“, um den Faxvorgang auszulösen. Doch bevor es losgehen kann, mĂŒssen Sie den Treiber Ihres FaxgerĂ€tes installieren. Anschließend mĂŒssen Sie in KanzLaw ein Druckprofil anlegen.

Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie Admin → GerĂ€teeinstellungen → Drucker.
  2. Legen Sie ĂŒber das „+“-Symbol ein neues Druckprofil an.
  3. Klicken Sie auf „phys. Drucker neu zuweisen“ und tragen Sie in alle Felder, in denen spĂ€ter die Faxnummer eingetragen werden soll, drei Nullen ein (also „000“).

Hintergrund: KanzLaw durchsucht spĂ€ter alle Einstellungen ihres Druckers nach diesen drei xxx und ersetzt sie durch die richtige Faxnummer. Dieses Vorgehen ist notwendig, da jedes FaxgerĂ€t einen anderen Treiber hat und die Faxnummer in einem anderen Feld speichert – meist sogar in mehreren Feldern.

Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Faxgeraet Einrichten 1

Nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben, wĂ€hlen Sie im unteren Bereich des Fensters der Verwaltung die SchaltflĂ€che „Zu den rechnerspez. Druckeinstellungen
“. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, welches alternativ auch in den KanzLaw Einstellungen ĂŒber Arbeitsplatz → Druckerprofile aufgerufen werden kann.

Um den ausgewĂ€hlten Drucker als StandardgerĂ€t fĂŒr Faxe auszusuchen, mĂŒssen Sie nun noch folgendes tun:

  1. Klicken Sie in der Liste links auf den ausgewÀhlten Drucker.
  2. Kreuzen Sie auf der rechten Seite die Checkbox „Fax“ an.
  3. Speichern Sie Ihre Auswahl mit der SchaltflĂ€che „OK“.
Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Faxgeraet Einrichten 2

Hinweis: Auch von hier aus können Sie ĂŒber die SchaltflĂ€che „zur Druckerprofilverwaltung“ wieder in das vorherige Fenster wechseln und beispielsweise einen neuen Drucker hinzufĂŒgen.

Neben der Zuordnung als Standarddrucker fĂŒr verschiedene Optionen kann in diesen Einstellungen zusĂ€tzlich angegeben werden, ob der Drucker als Standarddrucker fĂŒr einzelne Formulare oder Briefvorlagen ausgewĂ€hlt werden soll.

Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare

Neben den Briefvorlagen und Formularen, die direkt von KanzLaw mitgeliefert worden sind, können Sie auch weitere, eigene Vorlagen hinzufĂŒgen. Außerdem besteht die Möglichkeit, vorhandene Briefvorlagen und Formulare nach Ihren persönlichen BedĂŒrfnissen anzupassen, sowie diese zu sortieren und kategorisieren.

Die Vorlagenverwaltung

Die Verwaltung Ihrer Briefvorlagen und Formulare befindet sich unter Admin → Briefvorlagen und ist entsprechend nur fĂŒr Nutzer mit Administratoren-Rechten zugĂ€nglich.

Vorlagenverwaltung

Die Tabelle 1 gib eine Übersicht aller vorhandenen Vorlagen. Über die Eigenschaft „sichtbar“ (blau markierte EintrĂ€ge) können Sie Briefvorlagen in KanzLaw anzeigen lassen. Die Eigenschaft „Formular“ gibt an, ob die entsprechende Datei als Formular (Modus Datei: keine Textersetzungen bzw. keine Kommandos) oder als Brief (Modus Einzel und Modus Serie: UnterstĂŒtzung von Textersetzungen bzw. Kommandos) verwendet werden soll. Rot markierte EintrĂ€ge sind nicht vorhandene, lila markierte mĂŒssen noch repariert werden.

Interne Vorlagen sind in orange dargestellt. FĂŒr die Funktion von KanzLaw ist es wichtig, dass diese Vorlagen nicht gelöscht werden.

Die untere Tabelle „Sichtbar“ 2 zeigt – nach Formularen und Vorlagen sortiert – alle sichtbaren Dateien an.

Auf der rechten Seite ist eine Vorschau 3 des momentan ausgewĂ€hlten Briefes zu sehen.

Der Bereich unter der Vorschau 4 zeigt zusĂ€tzliche Informationen ĂŒber die ausgewĂ€hlte Briefvorlage an. Dazu gehören das Datum der Erstellung, die Große der Datei, zusĂ€tzliche Informationen, eventuell zugeordnete Kategorien, sowie welcher Drucker als Standard fĂŒr Vorlage ausgewĂ€hlt ist. Außerdem kann ein Akteneintrags-KĂŒrzel fĂŒr die Vorlage angelegt werden.

Über das Feld daneben 5 können Dateien, die nicht vorhanden sind oder repariert werden mĂŒssen, ĂŒber Drag & Drop in die entsprechende Vorlage eingefĂŒgt werden.

Formulare – Dateipool fĂŒr die Kanzlei

FĂŒr Formulare, auf die ĂŒber die Briefschreibung zugegriffen werden kann, bieten sich schnelllebige oder seltene Formulare an, deren Implementierung in KanzLaw zu aufwendig wĂ€re. Die Nutzer können sich solch eine Vorlage ĂŒber den Brieferstell-Dialog in der Akte des Falls ĂŒbernehmen, elektronisch ausfĂŒllen und ausdrucken (z.B. fĂŒr PDF-Dateien die Programme Vorschau oder Adobe Reader). Achten Sie darauf, dass das entsprechende Formular in der Tabelle erscheint und als sichtbar und als Formular markiert ist. Nur dann hat das Kanzleipersonal den richtigen Zugriff.

Automatisches AusfĂŒllen von Textmarken

Anwaltsbriefe unterscheiden sich in KanzLaw von Formularen durch die Möglichkeit, gesetzte Textmarken gezielt durch spezifische Informationen ĂŒber die Akte, Leistungen, etc. zu ersetzen. Die Adresse des EmpfĂ€ngers soll im Serienbrief beispielsweise individuell angepasst werden, wĂ€hrend der Hauptinhalt konstant bleibt. Auch können fall-spezifische AkteneintrĂ€ge automatisch ĂŒbernommen werden.

DafĂŒr gibt es in KanzLaw einige Kommandos, die bei der Erstellung einer Briefvorlage angewendet werden können. Die zugehörige Skript-Sprache in KanzLaw heißt ZSBriefBasic und befindet sich in stĂ€ndiger Weiterentwicklung, um den AnsprĂŒchen verschiedener Kunden gerecht zu werden.

KanzLaw setzt auf DOCX als offenes Datei-Format fĂŒr formatierten Text. Deswegen ist es möglich, dass jeder seine eigene Lieblings-Textverarbeitung verwenden kann, solange sie .docx zum Lesen und Speichern unterstĂŒtzt. Microsoft Word und Libre Office unterstĂŒtzen diesen Standard gut.

Trotzdem muss bei der Erstellung von Briefvorlagen die KompatibilitĂ€t geprĂŒft werden. Daher ist es empfehlenswert, dieselbe Textverarbeitung kanzleiweit einzusetzen. Andernfalls sollte die Vorlage auf allen eingesetzten Textverarbeitungen getestet werden.

Erstellen neuer Briefvorlagen

Neue Briefvorlagen fĂŒr Ihre Vorlagenverwaltung können Sie selber ĂŒber ein Textverarbeitungsprogramm erstellen. Dazu gehen Sie am besten wie folgt vor:

  1. WĂ€hlen Sie die „kompatibelste“ Textverarbeitung fĂŒr das Erstellen der Vorlage, falls Sie mehrere ersetzen (erst MS Word, dann Libre Office, dann alle anderen).
  2. Richten Sie die Seite ein und stellen Sie gewĂŒnschte SeitenrĂ€nder ein.
  3. Richten Sie die Standard-Formatvorlage sowie weitere Formatvorlagen ein, um die Kopf- und Fußzeile und den Standard-Textkörper zu formatieren. Formatieren Sie dabei nur die Ausnahmen direkt im Text. Ansonsten nutzen Sie Formatvorlagen, da dies sicherer ist.
  4. Zur genauen Positionierung von Objekten verwenden Sie am besten Tabellen. Über die Tabellen-Eigenschaften können Sie die Zeilenhöhe und die Spaltenbreite direkt vorgeben. Erzeugen Sie dabei auf keinen Fall AbstĂ€nde durch wiederholte Leerzeichen!
  5. Stellen Sie Falzmarken in der Kopfzeile ein, damit dieser auf jeder Seite erscheinen.
  6. Wenn Sie die erste Kopfzeile (fĂŒr die erste Seite) anders einrichten möchten als die folgenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
  7. Zuerst mĂŒssen die Kopfzeilen fĂŒr alle Seiten ab Seite zwei definiert werden.
  8. Klicken Sie als nĂ€chsten aus „Erste Kopfzeile anders“. Der Text aus der Kopfzeile verschwindet, wird aber im Dokument abgespeichert.
  9. FĂŒgen Sie nun den gewĂŒnschten Inhalt in die leere Kopfzeile fĂŒr die erste Seite ein.
  10. Zugriff auf die andere Kopfzeile erhalten Sie durch einen erneuten Klick auf „Erste Kopfzeile anders“.

HinzufĂŒgen von Vorlagen in der Vorlagenverwaltung

Sobald Sie eigene Briefvorlagen-Formulare erstellt haben, können diese (gewöhnlich als .doc-, .docx- oder .pdf-Datei) einfach in die Tabelle 1 der Vorlagenverwaltung gezogen werden. Daraufhin wird eine neue Vorlage in der Verwaltung erstellt. Alternativ können Sie auch eine gewĂŒnschte Vorlage auswĂ€hlen, welche ĂŒberschrieben werden soll, und die Datei in die Drop-Zone (Datei-Symbol 5) schieben. Sie könne auch aus der Drop-Zone die Datei auf den Desktop schieben, um eine Kopie zu erstellen.

Empfohlenes Vorgehen fĂŒr Vorlagen mit Briefkommandos

Wenn Sie Briefvorlagen mit Briefkommandos erstellen möchte, folgen Sie zusĂ€tzlich zur Vorgehensweise zum Erstellen neuer Briefvorlagen auch diesen Schritten:

  1. Öffnen Sie Ihre bereits erstelle Vorlage ohne Briefkommandos.
  2. ErgÀnzen Sie die Kommandos möglichst in einem Rutsch (in der Textverarbeitung).
  3. Klicken Sie auf „Repariere Vorlage“ in KanzLaw, um ggf. automatisch Anpassungen vornehmen zu lassen.

Kommandos von ZSBriefBasic werden durch die Anfangssequenz $[ und die Endsequenz ]$ gekennzeichnet, also allgemein $[Kommandoname]$ oder als Beispiel: $[adressfeld_empfaenger]$ .

Kommandos können im Kontext der Briefschreibung, aber auch fĂŒr interne Vorlagen verwendet werden (interner Kontext).

VollstÀndige Kommandoliste ZSBriefBasic

Info: Eine vollstĂ€ndige Liste aller verfĂŒgbaren Briefkommandos finden Sie unter Admin → Briefkommando-Liste sowie dem Button „Kommandos“ im Fenster der Briefvorlagen-Verwaltung.

FĂŒr den Administrator empfiehlt es sich, mit dem mitgelieferten Testdokument fĂŒr BriefBasic zu arbeiten. Das Testdokument ist in der Vorlagenverwaltung standardmĂ€ĂŸig als „nicht sichtbar“ gekennzeichnet. Zum Testen können Sie hier das Flag auf sichtbar schalten und die Vorlage im Erstell-Dialog ausfĂŒllen lassen. Die normalen Platzhalter-Befehle können so schnell auf Ihre Funktion hin geprĂŒft werden. Die Kommandos mit Argument sind weiter unten erklĂ€rt.

Hinweis: Benutzen Sie immer „Repariere Vorlage“. Daraufhin erscheint in der Vorlage ein grĂŒnes Ampelsymbol.

Kanzlaw Handbuch Briefschreibung Kommandos Platzhalter

Die Kommandoliste ist unterteilt in verschiedene Kategorien von Briefkommandos. Am hĂ€ufigsten werden Kommandos aus der Kategorie „Platzhalter“ und den dortigen Unterkategorien „Text“, „Text mit Parameter“ und „Tabelle“ verwendet. FĂŒr diese drei Kategorien wird in der unteren Leiste jeweils das vollstĂ€ndige Kommando zum kopieren in die Briefvorlage angezeigt. FĂŒr die Kategorie „Text“ gibt es zusĂ€tzlich den Button „Beispielspalte ausfĂŒllen“. Ist eine Akte geöffnet, so wird nach Klick darauf jedes in der Tabelle angezeigte Kommando ausgefĂŒhrt.

ACHTUNG: Wenn Sie im Suchfeld keinen Filter angegeben haben, kann dies zum Absturz von KanzLaw fĂŒhren!

Befehle der Kategorie „Text“ können ohne weitere Angaben in Briefvorlagen eingesetzt werden.

Beispiele: $[anrede]$, $[adressfeld_empfaenger]$, $[akte_ad]$

Befehle mit Parameter

Bei Kommandos mit Parametern werden die einzelnen Parameter jeweils durch ein Leerzeichen (Space) getrennt. Einige Kommandos akzeptieren als Parameter Befehle, die selbst Parameter erfordern. Diese Parameter werden in eckigen Klammern [_ _ _] zusammengefasst. Je nach Kommando können auch optionale Parameter vorhanden sein.

Wird als Parameter ein Text verlangt, so werden auszugebende Leerzeichen durch _ dargestellt.

Diese Befehle können jeweils einzeln getestet werden, indem im Anzeigefeld des Befehls die gewĂŒnschten Parameter mit angegeben werden.

Tomedo Handbuch Briefschreibung Briefkommandos Kommandos Mit Parameter

Bekannte Hindernisse

Fehlermeldung: „Klammersetzung bei Kommandos scheint defekt. Falls korrekt, tippen Sie bitte Befehl-Start und – Ende $[ bzw. ]$ erneut ein“

Lösung: Aus Fehlermeldung den Kommando-Namen extrahieren (steht versteckt zwischen Zeichen) und beim darauffolgenden Kommando die Sequenz nochmal neu eingeben (1. Löschen, 2. Hintereinander weg eingeben).

Hintergrund: Die Textverarbeitung setzt sich zwischen das „$“-Zeichen und das „[„-Zeichen. Leider ist das nicht direkt sichtbar. Eine entsprechende Fehlermeldung wird beim Erstellen des Briefes daraufhin ausgegeben.

Serienbriefe funktionieren nicht, aber Einzelbriefe funktionieren.

Lösung: Leerzeichen hinter die Kommandos fusszeile, anrede, adressfeld_empfaenger und einleitung setzen.

Hintergrund: Es wird mit Libre Office gearbeitet. Hier können die Textmarken nur dann verwendet werden, wenn hinter den Serienbrief-Kommandos fusszeile, anrede, adressfeld_empfaenger, einleitung ein Leerzeichen steht. Das Absatzende (Enter) darf nicht unmittelbar folgen (LibreOffice-Bug).

Leerzeichen aus Vorlage weg

Lösung: GeschĂŒtztes Leerzeichen: âŒƒCtrl + ⌄Opt + Leertaste

Weitere bekannte Probleme

  • Automatisches Reparieren wird bei Word manchmal nicht ausgefĂŒhrt. Dann hilft ein nochmaliger Klick auf „Reparieren“, auch wenn die grĂŒne Lampe eine erfolgreiche Reparatur bereits anzeigt.
  • Symmetrie bei Klammersetzung ĂŒberprĂŒfen: Auf $[ muss nach dem Kommando ]$ folgen.
Inhaltsverzeichnis
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