Legal Tech – eine Einführung

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung aller Lebensbereiche steht auch die Rechtsbranche vor einem tiefgreifenden Umbruch. Legal Tech Anwendungen revolutionieren die Art und Weise, wie Anwaltskanzleien arbeiten und ihre Mandanten betreuen. Um im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Anwältinnen und Anwälte sich mit den neuen Technologien vertraut machen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was sich hinter dem Begriff Legal Tech verbirgt, welche Lösungen und Dienstleistungen die Legal Tech Branche zu bieten hat und welche Vorteile sie modernen Kanzleien bieten. Sie finden auch einen Einblick in die rechtlichen Rahmenbedingungen, die das Legal Tech Gesetz regelt, und erhalten Tipps für die erfolgreiche Implementierung von Legal Tech Tools.

Was ist Legal Tech?

Legal Tech, kurz für „Legal Technology“, umfasst moderne Technologien, die juristische Arbeitsprozesse automatisieren und somit vereinfachen. Legal Tech Firmen und Startups entwickeln immer neue Tools und Services, um Prozesse in Kanzleien und Rechtsabteilungen zu optimieren.

Die wichtigsten Legal Tech Anwendungen

Zu den wichtigsten Legal Tech Lösungen zählen neben Anwendungen zur Erstellung und Analyse von Dokumenten auch Tools für Rechtsrecherche, Wissensmanagement oder Mandantenkommunikation sowie Kanzleisoftwareprodukte (Link Legal Tech IV), KI-basierte Spracherkennung und Workflow-Automation.

Dokumentenerstellung

Lösungen zur unkomplizierten Erstellung und Bearbeitung von standardisierten Dokumenten und Verträgen mit personenbezogenen Lese- und Schreibrechten vereinfachen die Zusammenarbeit im Kanzleiteam. Viele Anwendungen bieten auch den Einsatz von spezifischen Regeln, wie etwa zur Vermeidung einander ausschließender Klauseln oder widersprüchlicher Textabschnitte

Dokumentenanalyse / Dokumentenprüfung

Angesichts der Notwendigkeit, immer größere Datenmengen zu verwalten, gewinnen Anwendungen zur Dokumentenanalyse verstärkt an Bedeutung. KI-gestützte Tools zur Prüfung von Verträgen und eDiscovery Software zum Durchsuchen, Lokalisieren und Sichern von Daten bei zivil- oder strafrechtlichen Verfahren bieten Kanzleien neue Möglichkeiten, effizient zu arbeiten.

Rechtsrecherche

Eine umfassende und aktuelle Rechtsrecherche wird durch juristische Datenbanken wie juris oder beck-online ermöglicht: Sie bieten Zugang zu Gesetzen, Rechtsprechung und Fachliteratur. Leistungsfähige Suchfunktionen erlauben es, schnell und gezielt relevante Informationen zu finden. Daneben gibt es Legal Tech Apps, die bei der Recherche nach Gesetzen, Urteilen und anderen juristischen Informationen helfen.

Legal Analytics / Predictive Analytics

Legal Analytics und Predictive Analytics sind innovative Legal Tech Technologien, die durch die Analyse großer Datenmengen Einblicke in rechtliche Prozesse ermöglichen und Prognosen zu Rechtsfällen liefern. Dazu zählen: Gerichtsurteilsanalyse, Fallvergleich, Risikobewertung eines Falles, Vertragsrisikoanalyse usw.

Wissensmanagement / internes Datenmanagement

Mit Legal Tech Anwendungen zum Wissensmanagement können Kanzleien zügig auf internes Wissen zugreifen. Neben der Möglichkeit, umfangreiche Datenbanken zu pflegen, bieten diese Tools auch intelligente Suchfunktionen, die den vorhandenen Datenbestand auf relevante Ergebnisse durchsuchen. Auf diese Weise wird das Wissen aus bestimmten Fallakten schnell und unkompliziert für ähnlich gelagerte Fälle zur Verfügung gestellt.

Mandantenkommunikation / Rechtsberatung online

Die datenschutzkonforme und zeitgemäße Mandantenkommunikation wird immer wichtiger für den Erfolg einer Kanzlei. Anwendungen wie virtuelle Kommunikationsplattformen, Apps und verschlüsselte Videokonferenzen erlauben es, ortsunabhängig Beratungsgespräche anzubieten und verschlüsselte Dokumente auszutauschen. KI-Chatbots sammeln Informationen von Mandanten und bearbeiten einfache Anfragen. Das vereinfacht Kanzleiprozesse und erhöht die Mandantenzufriedenheit.

KI-basierte juristische Spracherkennung

Diese Legal Tech Solution bietet die Möglichkeit, gesprochene Inhalte, wie Gerichtsverhandlungen, Mandantengespräche oder Diktate von Anwälten aufzuzeichnen und automatisch in Text umzuwandeln.

Kanzleisoftware / Kanzlei-Verwaltungssystem

Juristische Software ist speziell für die Prozesse von Kanzleien entwickelt. Zu den zentralen Funktionen zählen die Verwaltung von Akten, Terminen und Aufgaben, die Kommunikation mit Mandanten sowie die Automatisierung repetitiver Aufgaben, wie Dokumenten- oder Rechnungserstellung und Briefschreibung. Somit werden in einer modernen Kanzleisoftware mehrere Legal Tech Anwendungsbereiche abgebildet.

Workflow-Automation / Legal Process Automation

Tools zur Automatisierung ganzer Workflows kommen insbesondere in Massenverfahren (Ordnungswidrigkeiten, Fluggastrechte usw.) zum Einsatz. Mit ihrer Hilfe werden Verträge, Klageschriften und Schriftsätze basierend auf standardisierten Vorlagen erstellt. So können Massenverfahren effizient und kostenschonend bearbeitet werden.

Vorteile von Legal Tech Anwendungen einfach erklärt

Legal Tech Tools und Legal Tech Software bieten erhebliche Vorteile.

Die vielfältigen Automatisierungsfunktionen von Legal Tech Anwendungen sorgen für eine Zeitersparnis und entlasten damit das gesamte Kanzleiteam. Das ist besonders vor dem Hintergrund des zunehmenden Fachkräftemangels in der Rechtsbranche von großer Bedeutung.

Zudem können Anwältinnen und Anwälte die gewonnene Zeit in die Beratung ihrer Mandanten investieren. Wenn Mandanten sich gut betreut fühlen, werden sie die Leistungen der Kanzlei wieder in Anspruch nehmen oder sogar weiterempfehlen. Damit erhöht Legal Tech auch die Wettbewerbsfähigkeit von Kanzleien.

Legal Tech Anwendungen und das Gesetz

2021 trat das „Gesetz zur Förderung verbrauchergerechter Angebote im Rechtsdienstleistungsmarkt“ (kurz: Legal Tech Gesetz) in Kraft. Es sollte den Rechtsdienstleistungsmarkt an die neuen Entwicklungen im Bereich Digitalisierung und Legal Tech anpassen und gleichzeitig Verbraucherrechte bei der Inanspruchnahme von Legal Tech Leistungen stärken.

Das Gesetz stellt sicher, dass digitale Rechtsdienstleistungen klaren rechtlichen Rahmenbedingungen unterliegen. Zudem erlaubt es, dass Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in größerem Umfang Erfolgshonorare vereinbaren und Verfahrenskosten übernehmen dürfen. Insbesondere werden sie im Bereich der außergerichtlichen Forderungseinziehung den Inkassodienstleistern gleichgestellt. Das fördert die Liberalisierung des Marktes für Rechtsdienstleistungen. Die Einführung spezieller Informationspflichten für Inkassounternehmen kommt deren Kunden zugute. 

Das Gesetzt erhielt viele kritische Stimmen in der Anwaltschaft.  

Tipps für die erfolgreiche Implementierung von Legal Tech Tools

Förderprogramme von Bund und Ländern sollen die Digitalisierung gerade in kleinen und mittelständischen Anwaltskanzleien unterstützen. Neben der finanziellen Absicherung ist es zudem wichtig, das gesamte Kanzleiteam in die Prozesse einzubinden, um die Umsetzung der neuen Abläufe und Anwendungen zu fördern:

• Akzeptanz fördern

Informieren Sie alle Beteiligten frühzeitig und reagieren Sie auf Bedenken oder Vorschläge Ihrer Teammitglieder. Schulungen fördern eine aufgeschlossene Haltung gegenüber den neuen Technologien. Besprechen Sie neue Abläufe von Anfang an gemeinsam, um den Digitalisierungsprozess transparent zu gestalten.   

• Passende Tools auswählen

Analysieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team die eigenen Prozesse und wählen Sie anhand der Ergebnisse solche Anwendungen aus, die zu Ihren ganz konkreten Anforderungen passen.

• Details planen

Die Digitalisierung Ihrer Kanzleiprozesse stellt einen zusätzlichen Zeitaufwand dar, der im Tagesgeschäft einen wichtigen Platz einnehmen muss. Stimmen Sie einen genauen Zeitplan, klare Prozesse und feste Zuständigkeiten ab, um die schrittweise Implementierung neuer Technologien und Prozesse sicherzustellen.

• Datenschutz  beachten

Achten Sie darauf, dass die gewählte Lösung DSGVO-konform ist und den erforderlichen Sicherheitsstandards entspricht. Eine gute Kanzleisoftware bietet folgende Sicherheitslösungen: Datenverschlüsselung, Zugriffsrechteverwaltung, VPN-Client sowie regelmäßige Backups und Updates.

• Erfolgsmessung durchführen

Definieren Sie vor der Einführung klare, messbare Ziele. Erfassen Sie relevante Kennzahlen wie Zeitersparnis, Kostenreduktion oder Mandantenzufriedenheit. Eine regelmäßige Erfolgsmessung hilft Ihnen, den Nutzen der gewählten Anwendung zu quantifizieren und Optimierungspotenziale zu erhöhen. Passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf entsprechend an, um den maximalen Mehrwert aus Ihren Legal Tech Tools zu ziehen.

Mehr Informationen über Legal Tech Themen

Verschiedene Legal Tech Netzwerke und Plattformen bieten Anwältinnen und Anwälten umfassende Informationen sowie die Möglichkeit zum Austausch mit Experten. Hier sind insbesondere die European Legal Tech Association (ELTA) und der Legal Tech Verband Deutschland zu nennen. Wichtiges Instrument zur Orientierung ist das Legal Tech Verzeichnis, das neben News, Fachartikeln und Podcasts auch einen Kalender mit Legal Tech Events und einen Stellenmarkt mit Legal Tech Jobs bietet. Hinzukommen zahlreiche Blogs und Podcasts.

Fazit

Legal Tech bietet Anwaltskanzleien enorme Chancen zur Steigerung ihrer Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Mit Kanzleisoftware, KI-gestützter Spracherkennung und Tools für Dokumentenerstellung und Mandantenkommunikation können Kanzleien ihre Arbeitsprozesse weitgehend automatisieren und sich wieder verstärkt auf ihre beratende Tätigkeit konzentrieren.

Legal Tech Anwendungen werden stetig weiterentwickelt und bieten ein enormes Potenzial für Kanzleien, die bereit sind, sich den digitalen Herausforderungen zu stellen. Anwältinnen und Anwälte, die sich mit Legal Tech vertraut machen und die Technologien gezielt einsetzen, werden von den Vorteilen profitieren und ihre Kanzleien zukunftssicher aufstellen.