Sowohl bei Kanzlei-Neugründungen als auch bei bestehenden Kanzleien, die ohne spezielle Software arbeiten, stellt sich die Frage: Benötige ich wirklich eine Kanzleisoftware? An dieser Stelle hilft es, eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um die Frage für sich zu beantworten.
Warum Anwälte Kanzleisoftware einsetzen
Häufig wird Kanzleisoftware von Rechtsanwält:innen eingesetzt, um Akten digital führen zu können. Die beA-Pflicht seit 2022 hat dazu beigetragen, dass das Führen von Papierakten kaum noch möglich ist.
Doch Anwaltssoftware bietet weitaus mehr Möglichkeiten. Zum Beispiel kann ortsungebunden und parallel an Akten gearbeitet werden. Eine Funktion, die Home-Office ermöglicht und somit zu einer modernen und flexiblen Arbeitsweise beiträgt. Das verbessert auch die Reputation der Kanzlei im Werben um Fachkräfte, da insbesondere junge Menschen das Arbeiten am Computer gewöhnt sind und die Vorteile von Software-Anwendungen und Home-Office schätzen.
Zudem sorgen viele weitere Funktionen, wie die Automatisierung von Workflows, Erstellung von Rechnungen oder Zeiterfassung direkt in der Akte der Kanzleisoftware, dafür, dass Sie effizienter arbeiten können. Dadurch entfallen aufwändige Routineaufgaben und die personellen Ressourcen können insgesamt besser genutzt werden. Auch die Fehleranfälligkeit sinkt durch die Automatisierung.
Welche Kosten entstehen durch Kanzleisoftware
Die Kosten, die Kanzleisoftware mit sich bringt, lassen sich in zeitlichen und finanziellen Aufwand unterteilen.
Zeitlich
- Entscheidung für eine Softwarelösung (Recherche, Tests, Gespräche)
- Erlernen der produktiven Nutzung der Software (Schulungen, Üben)
- Erklären der Software (für neue Mitarbeitende)
- ggf. Durchführen von Updates
- Auseinandersetzen mit neuen Funktionen
Finanziell
einmalige Kosten
- Softwarekauf
- Datenmigration
- Hardware
- Schulungen
laufende Kosten
- Softwaremiete
- Support
- laufende Betriebskosten (z.B. Server)
In einigen Fällen können Sie von Förderprogrammen profitieren und Ihre Kosten für die Kanzleisoftware dadurch reduzieren. Der Aufwand sollte dennoch nicht unterschätzt werden. Kann moderne Kanzleisoftware diesen Einsatz rechtfertigen?
Welchen Nutzen hat Kanzleisoftware
Viele der Funktionen von Anwaltssoftware resultieren in einer Zeitersparnis, also einer Effizienzsteigerung, auch durch eine bessere Kanzleiorganisation.
Die Software kann auch die Arbeitszufriedenheit, beispielsweise durch den Wegfall oder die deutliche Vereinfachung von Routineaufgaben erhöhen. So führt die juristische Spracherkennung bspw. zu einer spürbaren Arbeitserleichterung, nicht nur bei ReFas. Auch bei Mandanten können Sie punkten, wenn Sie zeigen, dass Ihre Kanzlei auf der Höhe der Zeit agiert.
Kosten-Nutzen-Abwägung
Hier gilt es, sich den finanziellen und zeitlichen Aufwand, der in der Kanzlei mit der Anwaltssoftware verbunden ist, bewusst zu machen und zu dokumentieren.
Danach können Sie reflektieren, welche Funktionen der Kanzleisoftware Sie tatsächlich nutzen und Ihnen somit einen Mehrwert bieten. Diese können Sie bewerten, indem Sie die gesparte Zeit mit Ihrem Stundensatz verrechnen oder, falls der Nutzen nicht quantifizierbar ist, diesen mit einem pauschalen finanziellen Schätzwert versehen. Bei der Analyse sind auch Marketing-Aspekte, wie die Positionierung als moderne Kanzlei und moderner Arbeitgeber, nicht zu vernachlässigen.
Hierzu eine Beispielberechnung. Sie erwarten eine Zeitersparnis von 5 Stunden/Monat (z.B. durch die schnellere Protokollierung und die automatisierte Zeiterfassung/Rechnungserstellung). Ihr Stundensatz beträgt 200 Euro/Stunde.
Somit würden Sie durch den Einsatz von Kanzleisoftware ca. 1000 Euro/Monat als finanziellen Wert gewinnen.
Anschließend können Sie die Kosten der Kanzleisoftware und den finanziellen Mehrwert, den Ihnen die Anwendung bringt, vergleichen. Alternativ können Sie überlegen, welchen zeitlichen Mehraufwand Sie hätten, wenn Sie auf Ihr Kanzleisoftware-Abonnement verzichten würden.
Was ist bei der Entscheidung für eine Anwaltssoftware zu beachten?
Stehen Sie vor der Entscheidung, eine Kanzleisoftware zu implementieren oder sind Sie zu dem Schluss gekommen, dass ein Wechsel sinnvoll wäre? In diesen Fällen stellen sich bei der Auswahl der richtigen Kanzleisoftware grundsätzliche Fragen.
In erster Linie geht es um die Wahl des passenden Betriebssystems. Microsofts Windows-Betriebssystem ist zwar weit verbreitet, die Verwendung von macOS auf den Geräten von Apple bietet jedoch einige – auch finanzielle – Vorteile.
Zudem ist relevant, ob die Kanzleisoftware On Premise, also lokal, betrieben werden soll oder ob eine eventuell auch webbasierte, DSGVO-konforme Cloud-Lösung präferiert wird. Daneben spielen die individuellen Anforderungen und benötigten Funktionen eine entscheidende Rolle.
Nicht zuletzt ist die Frage des Preismodells, also die regelmäßige Miete für die Kanzleisoftware oder der einmalige Softwarekauf, relevant.
Wann sollte die Kanzleisoftware gewechselt werden?
Es gibt verschiedene Situationen, in denen Sie den Wechsel der Kanzleisoftware in Erwägung ziehen sollten.
Übersteigt der Aufwand Ihren Nutzen durch die Software, ist das ein klarer Indikator für einen Wechsel. Sollten Funktionen fehlen, die für Ihre Kanzlei relevant sind oder sonstige Anforderungen nicht erfüllt werden können, was Sie von einer produktiveren Gestaltung Ihrer Tätigkeit abhält, kann das auch ein Wechselgrund sein.
Zudem können eine mangelnde technische Weiterentwicklung und schlechte Performance der Software dazu führen, dass Sie einen Wechsel in Erwägung ziehen. Das kann u.a. bei häufigen Problemen mit der Software oder mangelnder Erreichbarkeit des Supports bei Fragen gegeben sein. Sollten Sie unsicher sein, ob Ihre Software auf einem modernen Stand ist, lassen Sie sich Softwarelösungen präsentieren und testen Sie diese, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was alles möglich ist.
Fazit Kosten-Nutzen Analyse Software für Kanzleien
Mit Anwaltssoftware lässt sich die Arbeit in der Rechtsanwaltskanzlei effizienter und komfortabler gestalten. Fraglich ist, ob der Mehrwert den zeitlichen Aufwand und die Kosten der Kanzleisoftware rechtfertigt. Das hängt u.a vom Funktionsumfang der eingesetzten Software ab und wie in der jeweiligen Kanzlei gearbeitet wird.