Die Digitalisierung hat auch die Arbeit in Anwaltskanzleien verändert. Papierakten sind nicht mehr zeitgemäß, weil die Digitalisierung auch im Bereich Legal Tech viele Vorteile bietet.
Doch nach welchen Kriterien sollte die Anwaltssoftware ausgewählt werden? Dazu werden wir in diesem Artikel einige Hinweise liefern, um Sie bei der Auswahl der richtigen Anwaltssoftware zu unterstützen.
Wie wähle ich als Anwalt die passende Software?
Die Eine Lösung für alle gibt es auch bei der Software für Anwälte nicht. Vielmehr gilt es die persönlichen Gegebenheiten und Anforderungen zu berücksichtigen.
Hilfreich ist es, die vielfältigen Kriterien und Möglichkeiten bestimmten Kategorien (z.B. Betriebssystem, Funktionen, Benutzerfreundlichkeit) zuzuordnen und individuell zu priorisieren. Dabei können Sie für sich KO-Kriterien definieren, die das vielfältige Angebot an Anwaltssoftware eingrenzen.
Faktoren bei der Auswahl der Anwaltssoftware
Diese Faktoren können Ihnen bei der Auswahl der Software helfen.
Betriebssystem/Hardware
Moderne Software für Juristen läuft sowohl auf stationären als auch auf mobilen Endgeräten, ob Android oder iOS. Dabei haben Sie i.d.R. die Wahl zwischen Anwaltssoftware für Windows und Apple. Sollten Sie lokale Server für Ihre Anwaltssoftware verwenden, laufen diese häufig auf Linux.
Apple-Geräte bieten u.a. ein benutzerfreundliches Interface sowie stabile Performance und können mit extrem geringem Wartungsaufwand punkten. Daher haben wir mit KanzLaw eine Anwaltssoftware, exklusiv für Apple-Hardware entwickelt.
Cloud-Hosting oder lokale Installation
Grundsätzlich müssen Sie für sich die Frage beantworten, ob Sie die Anwaltssoftware lokal installieren möchten oder eine Cloud-Lösung bevorzugen.
Vorteile cloudbasierter Anwaltssoftware liegen u.a. darin, keine eigene Server-Hardware anschaffen und warten zu müssen, auch die eigene Sicherheitsinfrastruktur kann einfacher gestaltet werden. Ferner wird dadurch das mobile Arbeiten maßgeblich erleichtert.
Funktionen
Der Funktionsumfang der Verwaltungssoftware spielt für Anwälte bei der Auswahl oder dem Wechsel der Anwaltssoftware die wohl wichtigste Rolle. Hier bietet es sich an, Funktionen zu definieren, die Sie auf jeden Fall nutzen möchten. Für Anwaltssoftware kommen hier z.B. Automatisierungsmöglichkeiten, die Abrechnung, Brief- und Rechnungsschreibung oder eine integrierte Zeiterfassung zum Stundennachweis für Mitarbeiter in Betracht.
Damit grenzen Sie den Kreis infrage kommender Anbieter ein. Gleichzeitig bietet es sich hier an zu überlegen, wie Sie Innovationen, wie z.B. künstliche Intelligenz, in Ihren Kanzlei-Workflow integrieren möchten.
Systemanbindung
Im Kanzleialltag ist der Austausch von Daten und die Kommunikation mit unterschiedlichen Personen und Institutionen nötig. Dafür ist die Anbindung an die Anwaltssoftware, bspw. zum Filesharing wichtig, um effizient arbeiten zu können.
Prüfen Sie, ob und in welchem Umfang für Ihre Arbeit wichtige Systeme wie z.B. beA oder ein DATEV-Export in die Anwaltssoftware eingebunden sind.
Sicherheit und Stabilität
Wenn Sie sich für die lokale Installation entscheiden, sind Sie für die Sicherheit der Daten und die Stabilität der Server selbst verantwortlich. Aber auch wenn Sie auf das Cloud-Hosting setzen, ist die Stabilität der Software und die Sicherheit der Daten von höchster Priorität. Prüfen Sie also, ob adäquate Sicherheitsmaßnahmen angewendet werden.
Cloud-Backup
Haben Sie sich für die lokale Installation entschieden, bietet sich Ihnen trotzdem die Möglichkeit, die Daten zeitgemäß in der Cloud zu sichern. Der Vorteil: In der Anwaltskanzlei werden keine lokalen Speichermedien benötigt. Mit dem Cloud-Backup von KanzLaw werden die Daten aus der Anwaltssoftware sicher in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert.
Support
Ob bei der Einrichtung, in der Einarbeitung oder bei neuen Funktionen, manchmal wird Unterstützung benötigt oder eine Rücksprache mit dem Anbieter wäre einfach hilfreich.
Hier lohnt es sich, auf eine Anwaltssoftware zu setzen, die einen schnell erreichbaren und kompetenten Support gewährleistet und umfangreiche Hilfestellungen bspw. im Rahmen eines Handbuches oder Erklärvideos anbietet.
Intuitive Oberfläche / Nutzbarkeit
Die Benutzerfreundlichkeit scheint auf den ersten Blick nicht das entscheidende Kriterium bei der Auswahl der Anwaltssoftware zu sein. Sie ist aber nicht zu unterschätzen. Wenn eine Software einfach zu bedienen ist und die Nutzung sogar Spaß macht, kann die Produktivität bei der Arbeit zunehmen und die Akzeptanz innerhalb des Teams, insbesondere bei einem Softwarewechsel, erhöht werden. Das ist nicht zuletzt bei der Mitarbeitergewinnung in Zeiten des Fachkräftemangels relevant.
Kosten
Grundsätzlich gibt es zwei Preismodelle bei der Softwareauswahl. Sie können eine Anwaltssoftwarelizenz einmalig zu einem fixen Preis erwerben. Softwareupdates sind dabei i.d.R. nicht vorgesehen oder müssen zusätzlich bezahlt werden.
Mittlerweile üblich ist es, die Anwaltssoftware zu abonnieren. Dabei wird pro Nutzer oder pro Arbeitsplatz eine monatliche Miete gezahlt, um die Anwaltssoftware zu verwenden. Je nach Hersteller fallen für einzelne Funktionen der Anwaltssoftware dabei zusätzliche Kosten an. Preislich gibt es durchaus Unterschiede zwischen verschiedenen Anbietern. Es gilt abzuwägen, ob der Fokus auf einer möglichst günstigen Anwaltssoftware liegt oder ob Sie Faktoren wie den Funktionsumfang oder eine einfache Nutzbarkeit höher gewichten.
Laufzeit
Bei einem einmaligen Kauf können Sie die Software dauerhaft nutzen. Im Abo-Modell hängt die Vertragslaufzeit für die Anwaltssoftware vom Anbieter ab. Manche Hersteller bieten dabei verschiedene Vertragslaufzeiten an. Das Spektrum reicht dabei von einer Bindung für mehrere Jahre bis zu einer flexiblen und kanzleifreundlichen monatlichen Laufzeit. Überlegen Sie, welches Modell Ihnen eher entspricht.