Volltextsuche

Übersicht über die Volltextsuche

Mit der Volltextsuche durchsuchen Sie die in Ihren Akten hinterlegten Dokumente, E-Mails, beA-Nachrichten und Akteneinträge nach ihrem tatsächlichen Textinhalt.
Statt mühsam einzelne Akten zu öffnen und Dateien manuell zu sichten, erhalten Sie innerhalb von Sekunden eine gefilterte Trefferliste – selbst wenn Ihre Kanzlei tausende Akten und Dokumente verwaltet.

Die Funktion gliedert sich in zwei Bereiche: einen serverseitigen Prozess, der Texte automatisch im Hintergrund extrahiert und indexiert, sowie eine clientseitige Suchmaske, über die Sie gezielt nach Inhalten suchen können.

Wie funktioniert die Volltextsuche?

Textextraktion auf dem Server

Im Hintergrund läuft auf dem Server ein asynchroner Prozess, der kontinuierlich neue und geänderte Inhalte verarbeitet. Dabei werden folgende Quellen ausgewertet:

E-Mails	eingehende und ausgehende Nachrichten, die Akten zugeordnet sind
beA Nachrichten	Nachrichten über das besondere elektronische Anwaltspostfach
Akteneinträge	Texte und Notizen, die direkt in einem Akteneintrag erfasst wurden
Anhänge von Akteneinträgen	angehängte Dokumente in verschiedenen Dateiformaten

Für jede dieser Quellen extrahiert der Prozess den Textinhalt und speichert ihn zusammen mit einem Verweis auf die Herkunft (Akteneintrag, Dateiname, Anlagedatum usw.) in der Datenbank. Durch eine Indexierung auf Basis von PostgreSQL werden die Texte so aufbereitet, dass spätere Suchanfragen schnell und effizient beantwortet werden können.

Damit der Index aktuell bleibt, reagiert der Prozess automatisch auf Änderungen:

• Neu hochgeladene Anhänge werden unmittelbar nach dem Speichern zur Extraktion vorgemerkt.
• Geänderte Dokumente werden erneut verarbeitet und der Index aktualisiert.
• Gelöschte Anhänge werden aus der Datenbank entfernt, um Speicherplatz zu sparen. Wird hingegen ein ganzer Akteneintrag oder eine komplette Akte gelöscht, bleibt der extrahierte Text vorübergehend erhalten und erscheint in der Suche – kann aber nicht geöffnet werden.
• Bestehende Dateien (Altbestand) werden nachträglich verarbeitet, wobei neuere Dateien Vorrang haben.

Je nach Umfang des vorhandenen Dateibestands kann die initiale Verarbeitung einige Zeit in Anspruch nehmen.

Aktivierung der Textextraktion

Die automatische Textextraktion ist standardmäßig deaktiviert.
Mit Admin Rechten können Sie die Volltextsuche aktivieren und konfigurieren.
Sie finden die Einstellungen unter:
Kanzlaw → Einstellungen → Kanzlei → Statistik

Erst nach der Aktivierung beginnt der Server, Texte zu extrahieren und zu indexieren. Ohne aktive Textextraktion liefert die Dokumentensuche keine Ergebnisse, da keine Inhalte zum Durchsuchen vorliegen.

Hinweis für Administratoren: Die gespeicherten Textinhalte vergrößert die Datenbank und damit auch das Volumen Ihrer Backups. Prüfen Sie vor der Aktivierung, ob der verfügbare Speicherplatz ausreicht, und planen Sie bei Bedarf eine Erweiterung ein.

Unterstützte Dateiformate

Die Volltextsuche verarbeitet eine breite Palette gängiger Dateiformate. Bei bildbasierten Formaten wird eine KI-gestützte OCR-Technologie (Tesseract-OCR) eingesetzt, um den enthaltenen Text zu erkennen.

Textdokumente

Format	Beschreibung
DOC	Älteres Microsoft-Word-Format (vor Word 2007). Weit verbreitet in Kanzleien mit älteren Dokumentenbeständen.
DOCX	Aktuelles Microsoft-Word-Format auf XML-Basis. Standard für moderne Schriftsätze, Verträge und Korrespondenz.
RTF	Rich Text Format – formatierter Text, der von nahezu allen Textverarbeitungsprogrammen gelesen werden kann.
TXT	Einfaches Klartextformat ohne Formatierung. Ideal für Protokolle, Notizen oder exportierte Textdaten.

Bildbasierte Formate (OCR)

Bei diesen Formaten wird der Text mithilfe von Texterkennung (OCR) aus dem Bild extrahiert. Die Qualität hängt von der Bildauflösung und Klarheit des Originals ab.
Bei schlechter Bildqualität, schiefen Scans oder handschriftlichen Inhalten kann die Erkennung eingeschränkt sein.

Format	Beschreibung
PDF	Portables Dokumentenformat. Häufig für Schriftsätze, Urteile und behördliche Dokumente. Gescannte PDFs ohne eingebetteten Text werden per OCR ausgewertet.
JPEG / JPG	Komprimiertes Bildformat. Typisch für fotografierte Dokumente oder eingescannte Seiten.
PNG	Verlustfreies Bildformat. Geeignet für Screenshots und hochauflösende Scans.
GIF	Älteres Bildformat mit begrenzter Farbtiefe. Selten für Dokumente, gelegentlich für einfache Grafiken.
BMP	Unkomprimiertes Windows-Bitmap-Format. Erzeugt große Dateien, liefert aber verlustfreie Bildqualität.
TIFF / TIF	Hochauflösendes Bildformat, das häufig von professionellen Scannern erzeugt wird. Besonders geeignet für mehrseitige Scans.
HEIF / HEIC	Modernes Apple-Bildformat, das von iPhones und iPads verwendet wird. Für Fotos von Dokumenten, die mit mobilen Geräten aufgenommen wurden.

Strukturierte Daten

Format	Beschreibung
XML	Strukturiertes Textformat auf Basis von Tags. Wird u. a. für maschinenlesbare Rechnungen, Datenaustausch und behördliche Übermittlungen genutzt.

Verwenden Sie regelmäßig ein Format, das in der Liste nicht enthalten ist?
Teilen Sie uns dies bitte mit – wir prüfen die Integration für ein künftiges Update.

Extraktionsstatus einer Datei prüfen

Sie können jederzeit nachsehen, ob der Textinhalt einer bestimmten Datei bereits extrahiert wurde. Wählen Sie dazu das Dokument innerhalb eines Akteneintrags im Popover aus. In der Schnellansicht oben links erscheint ein Icon, das den Extraktionsstatus anzeigt:

• Erfolgreich extrahiert
  Das Icon signalisiert eine abgeschlossene Verarbeitung. Über das Icon können Sie den extrahierten Rohtext direkt einsehen.
• Noch nicht verarbeitet oder Extraktion fehlgeschlagen
  Ein entsprechender Hinweis wird angezeigt. Dateien, bei denen die Extraktion fehlgeschlagen ist, werden in der Suche nicht berücksichtigt.

Verwendung der Volltextsuche

Die Suchmaske öffnen

Die Volltextsuche ist Teil der Statistik und über mehrere Wege erreichbar:

	Über die Statistiken Öffnen sie die Statistiken über Menü Verwaltung → Statistiken Navigieren Sie zu „Allgemeine Abfragen → Dokumentensuche“. Dies ist der Standardweg und öffnet eine leere Suchmaske.
	Über ein Icon zu Statistiken
	Über das Toolbar-Icon auf der Startseite Öffnet eine leere Suchmaske ohne Voranwahl.
	Über das Toolbar-Icon in einer geöffneten Akte

Suchkriterien eingeben und filtern

In der Suchmaske stehen mehrere Filterfelder zur Verfügung, die Sie beliebig kombinieren können:

• Stichwörter im Dokumentinhalt
  Eingabefeld 1 – Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Sie können festlegen, ob alle eingegebenen Begriffe im Dokument vorkommen müssen (UND-Verknüpfung) oder ob ein Begriff genügt (ODER-Verknüpfung). Die Stichwörter werden automatisch auf deutsche Wortstämme (Lexeme) reduziert. Dadurch findet die Suche nicht nur exakte Begriffe, sondern auch verwandte Wortformen. Eine Suche nach Anwalt liefert damit auch Treffer für Anwälte oder anwaltlich.
• Aktennummer
  Eingabefeld 3 – Suche nach vollständigen oder teilweisen Aktennummern.
• Aktenbezeichnung
  Eingabefeld 4 – Suche nach dem Namen oder Teilbezeichnungen einer Akte.
• Anlagedatum
  Schränken Sie die Suche auf einen bestimmten Zeitraum ein (von/bis).
• Maximale Trefferanzahl
  Eingabefeld 2 – Eine Begrenzung der Ergebnismenge kann die Suche bei großen Datenbeständen spürbar beschleunigen.

Über den Button 5 wird die Volltextsuche mit den angegebenen Parametern gestartet.
Die Suchanfrage wird intern in SQL übersetzt und direkt an die PostgreSQL-Datenbank übermittelt, die den Index effizient auswertet.

Suchergebnisse verstehen

Die Trefferliste wird als Tabelle dargestellt und enthält folgende Spalten:

Spalte	Bedeutung
Aktennummer	Nummer der zugehörigen Akte
Aktenbezeichnung	Bezeichnung der Akte
Referat	Zugeordnetes Rechtsgebiet oder Sachgebiet
Dateiname	Name des gefundenen Dokuments
Anlagedatum	Datum, an dem das Dokument angelegt wurde
Inhalt	Textausschnitte rund um den Treffer (ca. 20 Wörter), Suchbegriffe rot hervorgehoben
Rank	Relevanzwert zur Einschätzung der Trefferqualität

Die Ergebnisse sind standardmäßig nach Relevanz sortiert.
Der Rang ergibt sich aus mehreren Faktoren: der Länge des Dokuments, der Anzahl der Treffer sowie der sprachlichen Vielfalt des Inhalts.
Besonders aussagekräftige und inhaltsreiche Dokumente erscheinen damit weiter oben in der Liste. Sie können die Tabelle jederzeit nach anderen Spalten sortieren oder dynamisch filtern.
Bei bestimmten Dokumenttypen wird ein textextrak von maximal 20 Textzeilen angezeigt.

Zur Akte navigieren

Mit einem Doppelklick auf einen Treffer in der Ergebnistabelle öffnet Kanzlaw direkt die zugehörige Akte und den entsprechenden Akteneintrag.
Enthält ein Akteneintrag mehrere Anhänge, ist standardmäßig kein bestimmtes Dokument vorausgewählt. Entnehmen Sie in diesem Fall den Dateinamen aus der Spalte „Dateiname“ der Ergebnistabelle und wählen Sie den gewünschten Anhang manuell aus.

Zugriff und Sichtbarkeit

Die Suchergebnisse respektieren die in Kanzlaw hinterlegten Zugriffsrechte:

• Berechtigungsbasierte Anzeige
  Nur Akten und Akteneinträge, für die Sie Zugriffsrechte besitzen, erscheinen in den Suchergebnissen.
  Dokumente, für die Ihnen die Berechtigung fehlt, werden nicht angezeigt.
• Entfernte Anhänge
  Dokumente, die aus einem Akteneintrag entfernt wurden, tauchen in der Suche nicht mehr auf.
• Gelöschte Akten und Einträge
  Dokumente in gelöschten Akten oder gelöschten Akteneinträgen können in der Suche erscheinen, lassen sich jedoch nicht öffnen.
• Berechtigungsänderungen wirken sich erst bei der nächsten Suchanfrage aus.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Volltextsuche verwenden

Die folgende Anleitung beschreibt den typischen Ablauf einer Suche vom Öffnen der Suchmaske bis zum Aufruf des gefundenen Dokuments.

Schritt 1: Dokumentensuche öffnen

Navigieren Sie in der Menüleiste zu „Statistiken“ und wählen Sie dort „Allgemeine Abfragen → Dokumentensuche“. Die Suchmaske öffnet sich mit leeren Feldern. Alternativ klicken Sie auf das Lupen-Icon in der Symbolleiste des Hauptfensters. Wenn Sie sich bereits in einer bestimmten Akte befinden und nur dort suchen möchten, verwenden Sie das Toolbar-Icon innerhalb der geöffneten Akte – Aktennummer und Aktenbezeichnung werden dann automatisch vorausgefüllt.

Schritt 2: Suchbegriffe eingeben

Geben Sie im Feld „Stichwörter im Dokumentinhalt“ den oder die Begriffe ein, nach denen Sie suchen möchten. Sie können mehrere Begriffe durch Leerzeichen trennen. Legen Sie anschließend fest, ob alle Begriffe im Dokument vorkommen müssen oder ob ein einzelner Begriff als Treffer genügt. Beachten Sie, dass die Suche automatisch verwandte Wortformen einbezieht – eine Suche nach „Kündigung“ findet also auch Dokumente mit „kündigen“ oder „gekündigt“.

Schritt 3: Suche weiter eingrenzen (optional)

Falls Sie die Ergebnismenge von vornherein einschränken möchten, nutzen Sie die weiteren Filterfelder:

• Tragen Sie im Feld „Aktennummer“ eine vollständige oder teilweise Aktennummer ein, um nur Dokumente aus bestimmten Akten zu durchsuchen.
• Geben Sie im Feld „Aktenbezeichnung“ einen Namensteil ein, wenn Sie sich auf Akten eines bestimmten Mandanten oder Verfahrens beschränken möchten.
• Wählen Sie unter „Anlagedatum“ einen Zeitraum (von/bis), wenn Sie nur Dokumente aus einem bestimmten Zeitabschnitt interessieren.
• Setzen Sie eine maximale Trefferanzahl, wenn Sie bei großen Datenbeständen eine schnellere Antwort bevorzugen.

Schritt 4: Suche starten

Klicken Sie auf „Suchen“, um die Anfrage abzusenden. Die Datenbank wertet Ihre Kriterien aus und gibt die Treffer innerhalb weniger Sekunden zurück.

Schritt 5: Ergebnisse prüfen und sortieren

Die Treffer erscheinen in einer Tabelle, sortiert nach Relevanz (Spalte „Rank“). Lesen Sie in der Spalte „Inhalt“ die farblich hervorgehobenen Textausschnitte, um auf einen Blick zu beurteilen, ob ein Dokument für Ihre Zwecke geeignet ist. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Tabelle nach einem anderen Kriterium zu sortieren, zum Beispiel nach Anlagedatum oder Aktenbezeichnung. Über die Filterfunktion der Tabelle können Sie die angezeigte Liste weiter einschränken, ohne eine neue Suchanfrage zu stellen.

Schritt 6: Dokument öffnen

Haben Sie das gesuchte Dokument gefunden, öffnen Sie mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Tabelleneintrag direkt die zugehörige Akte und den passenden Akteneintrag. Enthält der Akteneintrag mehrere Anhänge, ist kein bestimmtes Dokument vorausgewählt. Entnehmen Sie den genauen Dateinamen aus der Spalte „Dateiname“ in der Ergebnistabelle und wählen Sie den Anhang manuell aus.

Schritt 7: Extrahierten Text einsehen (optional)

Möchten Sie den reinen Textinhalt eines Dokuments prüfen, ohne die Originaldatei zu öffnen, wählen Sie das Dokument im Popover eines Akteneintrags aus. Das Icon oben links in der Schnellansicht zeigt den Extraktionsstatus an. Bei erfolgreich extrahierten Dateien können Sie den Rohtext direkt über dieses Icon aufrufen.

Hinweise zur Datenbankgröße und Backups

Durch die Speicherung der extrahierten Texte und den Aufbau des Volltextindex wächst die Datenbankgröße an. Dies wirkt sich direkt auf das Volumen Ihrer regelmäßigen Backups aus. Administratoren sollten vor der Aktivierung der Textextraktion prüfen, ob ausreichend Speicherkapazität vorhanden ist, und den Backup-Prozess entsprechend anpassen.