Volltextsuche

Übersicht über die Volltextsuche

Mit der Volltextsuche durchsuchen Sie die in Ihren Akten hinterlegten Dokumente, E-Mails, beA-Nachrichten und Akteneinträge nach ihrem tatsächlichen Textinhalt.
Statt mühsam einzelne Akten zu öffnen und Dateien manuell zu sichten, erhalten Sie innerhalb von Sekunden eine gefilterte Trefferliste – selbst wenn Ihre Kanzlei tausende Akten und Dokumente verwaltet.

Die Funktion gliedert sich in zwei Bereiche: einen serverseitigen Prozess, der Texte automatisch im Hintergrund extrahiert und indexiert, sowie eine clientseitige Suchmaske, über die Sie gezielt nach Inhalten suchen können.

Die Aktivierung der Volltextsuche und Details für die Textextraktion und Indexierung werden im Kapitel Aktivierung der Volltextsuche behandelt.

Verwendung der Volltextsuche

Die Suchmaske öffnen

Die Volltextsuche ist Teil der Statistik und über mehrere Wege erreichbar:

	Über die Statistiken Öffnen sie die Statistiken über Menü Verwaltung → Statistiken Navigieren Sie zu „Allgemeine Abfragen → Dokumentensuche“. Dies ist der Standardweg und öffnet eine leere Suchmaske.
	Über ein Icon zu Statistiken
	Über das Toolbar-Icon auf der Startseite Öffnet eine leere Suchmaske ohne Voranwahl.
	Über das Toolbar-Icon in einer geöffneten Akte

Suchkriterien eingeben und filtern

In der Suchmaske stehen mehrere Filterfelder zur Verfügung, die Sie beliebig kombinieren können:

• Stichwörter im Dokumentinhalt
  Eingabefeld 1 – Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Sie können festlegen, ob alle eingegebenen Begriffe im Dokument vorkommen müssen (UND-Verknüpfung) oder ob ein Begriff genügt (ODER-Verknüpfung). Die Stichwörter werden automatisch auf deutsche Wortstämme (Lexeme) reduziert. Dadurch findet die Suche nicht nur exakte Begriffe, sondern auch verwandte Wortformen. Eine Suche nach Anwalt liefert damit auch Treffer für Anwälte oder anwaltlich.
• Aktennummer
  Eingabefeld 3 – Suche nach vollständigen oder teilweisen Aktennummern.
• Aktenbezeichnung
  Eingabefeld 4 – Suche nach dem Namen oder Teilbezeichnungen einer Akte.
• Anlagedatum
  Schränken Sie die Suche auf einen bestimmten Zeitraum ein (von/bis).
• Maximale Trefferanzahl
  Eingabefeld 2 – Eine Begrenzung der Ergebnismenge kann die Suche bei großen Datenbeständen spürbar beschleunigen.

Über den Button 5 wird die Volltextsuche mit den angegebenen Parametern gestartet.
Die Suchanfrage wird intern in SQL übersetzt und direkt an die PostgreSQL-Datenbank übermittelt, die den Index effizient auswertet.

Suchergebnisse verstehen

Die Trefferliste wird als Tabelle dargestellt und enthält folgende Spalten:

Spalte	Bedeutung
Aktennummer	Nummer der zugehörigen Akte
Aktenbezeichnung	Bezeichnung der Akte
Referat	Zugeordnetes Rechtsgebiet oder Sachgebiet
Dateiname	Name des gefundenen Dokuments
Anlagedatum	Datum, an dem das Dokument angelegt wurde
Inhalt	Textausschnitte rund um den Treffer (ca. 20 Wörter), Suchbegriffe rot hervorgehoben
Rank	Relevanzwert zur Einschätzung der Trefferqualität

Die Ergebnisse sind standardmäßig nach Relevanz sortiert.
Der Rang ergibt sich aus mehreren Faktoren: der Länge des Dokuments, der Anzahl der Treffer sowie der sprachlichen Vielfalt des Inhalts.
Besonders aussagekräftige und inhaltsreiche Dokumente erscheinen damit weiter oben in der Liste. Sie können die Tabelle jederzeit nach anderen Spalten sortieren oder dynamisch filtern.
Bei bestimmten Dokumenttypen wird ein textextrak von maximal 20 Textzeilen angezeigt.

Zur Akte navigieren

Mit einem Doppelklick auf einen Treffer in der Ergebnistabelle öffnet Kanzlaw direkt die zugehörige Akte und den entsprechenden Akteneintrag.
Enthält ein Akteneintrag mehrere Anhänge, ist standardmäßig kein bestimmtes Dokument vorausgewählt. Entnehmen Sie in diesem Fall den Dateinamen aus der Spalte „Dateiname“ der Ergebnistabelle und wählen Sie den gewünschten Anhang manuell aus.

Zugriff und Sichtbarkeit

Die Suchergebnisse respektieren die in Kanzlaw hinterlegten Zugriffsrechte:

• Berechtigungsbasierte Anzeige
  Nur Akten und Akteneinträge, für die Sie Zugriffsrechte besitzen, erscheinen in den Suchergebnissen.
  Dokumente, für die Ihnen die Berechtigung fehlt, werden nicht angezeigt.
• Entfernte Anhänge
  Dokumente, die aus einem Akteneintrag entfernt wurden, tauchen in der Suche nicht mehr auf.
• Gelöschte Akten und Einträge
  Dokumente in gelöschten Akten oder gelöschten Akteneinträgen können in der Suche erscheinen, lassen sich jedoch nicht öffnen.
• Berechtigungsänderungen wirken sich erst bei der nächsten Suchanfrage aus.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Volltextsuche verwenden

Die folgende Anleitung beschreibt den typischen Ablauf einer Suche vom Öffnen der Suchmaske bis zum Aufruf des gefundenen Dokuments.

Schritt 1: Dokumentensuche öffnen

Navigieren Sie in der Menüleiste zu „Statistiken“ und wählen Sie dort „Allgemeine Abfragen → Dokumentensuche“. Die Suchmaske öffnet sich mit leeren Feldern. Alternativ klicken Sie auf das Lupen-Icon in der Symbolleiste des Hauptfensters. Wenn Sie sich bereits in einer bestimmten Akte befinden und nur dort suchen möchten, verwenden Sie das Toolbar-Icon innerhalb der geöffneten Akte – Aktennummer und Aktenbezeichnung werden dann automatisch vorausgefüllt.

Schritt 2: Suchbegriffe eingeben

Geben Sie im Feld „Stichwörter im Dokumentinhalt“ den oder die Begriffe ein, nach denen Sie suchen möchten. Sie können mehrere Begriffe durch Leerzeichen trennen. Legen Sie anschließend fest, ob alle Begriffe im Dokument vorkommen müssen oder ob ein einzelner Begriff als Treffer genügt. Beachten Sie, dass die Suche automatisch verwandte Wortformen einbezieht – eine Suche nach „Kündigung“ findet also auch Dokumente mit „kündigen“ oder „gekündigt“.

Schritt 3: Suche weiter eingrenzen (optional)

Falls Sie die Ergebnismenge von vornherein einschränken möchten, nutzen Sie die weiteren Filterfelder:

• Tragen Sie im Feld „Aktennummer“ eine vollständige oder teilweise Aktennummer ein, um nur Dokumente aus bestimmten Akten zu durchsuchen.
• Geben Sie im Feld „Aktenbezeichnung“ einen Namensteil ein, wenn Sie sich auf Akten eines bestimmten Mandanten oder Verfahrens beschränken möchten.
• Wählen Sie unter „Anlagedatum“ einen Zeitraum (von/bis), wenn Sie nur Dokumente aus einem bestimmten Zeitabschnitt interessieren.
• Setzen Sie eine maximale Trefferanzahl, wenn Sie bei großen Datenbeständen eine schnellere Antwort bevorzugen.

Schritt 4: Suche starten

Klicken Sie auf „Suchen“, um die Anfrage abzusenden. Die Datenbank wertet Ihre Kriterien aus und gibt die Treffer innerhalb weniger Sekunden zurück.

Schritt 5: Ergebnisse prüfen und sortieren

Die Treffer erscheinen in einer Tabelle, sortiert nach Relevanz (Spalte „Rank“). Lesen Sie in der Spalte „Inhalt“ die farblich hervorgehobenen Textausschnitte, um auf einen Blick zu beurteilen, ob ein Dokument für Ihre Zwecke geeignet ist. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Tabelle nach einem anderen Kriterium zu sortieren, zum Beispiel nach Anlagedatum oder Aktenbezeichnung. Über die Filterfunktion der Tabelle können Sie die angezeigte Liste weiter einschränken, ohne eine neue Suchanfrage zu stellen.

Schritt 6: Dokument öffnen

Haben Sie das gesuchte Dokument gefunden, öffnen Sie mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Tabelleneintrag direkt die zugehörige Akte und den passenden Akteneintrag. Enthält der Akteneintrag mehrere Anhänge, ist kein bestimmtes Dokument vorausgewählt. Entnehmen Sie den genauen Dateinamen aus der Spalte „Dateiname“ in der Ergebnistabelle und wählen Sie den Anhang manuell aus.

Schritt 7: Extrahierten Text einsehen (optional)

Möchten Sie den reinen Textinhalt eines Dokuments prüfen, ohne die Originaldatei zu öffnen, wählen Sie das Dokument im Popover eines Akteneintrags aus. Das Icon oben links in der Schnellansicht zeigt den Extraktionsstatus an. Bei erfolgreich extrahierten Dateien können Sie den Rohtext direkt über dieses Icon aufrufen.

FAQs und Lösungsansätze bei Problemen

Warum finde ich ein bestimmtes Dokument nicht?

Prüfen Sie, ob Sie die erforderlichen Zugriffsrechte für die Akte besitzen. Dokumente und Akten für dehnen Sie keine Zugriffsberechtigung besitzen, werden in den Ergebnissen ausgeblendet. Bei gescannten Dokumenten oder Bildern kann eine schlechte Bildqualität die Texterkennung (OCR) einschränken. Prüfen Sie zudem den Extraktionsstatus im Popover des Akteneintrags. Zeigt das Icon keine oder eine fehlgeschlagene Verarbeitung an, wird die Datei nicht in der Suche berücksichtigt.

Warum erhalte ich überhaupt keine Suchergebnisse?

Stellen Sie sicher, dass die automatische Textextraktion aktiviert ist. Ein Administrator muss diese Funktion unter Kanzlaw → Einstellungen → Kanzlei → Statistik einschalten. Ist die Extraktion deaktiviert, bleibt die Suchergebnisliste leer.

Werden gelöschte Dateien weiterhin in den Suchergebnissen angezeigt?

Gelöschte Anhänge werden aus der Datenbank entfernt und tauchen nicht mehr in der Suche auf. Wird jedoch ein ganzer Akteneintrag oder eine komplette Akte gelöscht, bleibt der extrahierte Text vorübergehend im Index erhalten. Die Treffer werden in der Suche angezeigt, lassen sich aber bei einem Doppelklick nicht mehr öffnen.

Wie kann ich die Suche beschleunigen?

Legen Sie in der Suchmaske eine maximale Trefferanzahl fest. Wenn Sie ein Dokument zu einer konkreten Akte suchen, nutzen Sie das Toolbar-Icon direkt aus der geöffneten Akte heraus. Dadurch werden Aktennummer und Aktenbezeichnung als Filter vorausgefüllt und die Suchdauer drastisch reduziert.

Hinweise zur Datenbankgröße und Backups

Durch die Speicherung der extrahierten Texte und den Aufbau des Volltextindex wächst die Datenbankgröße an. Dies wirkt sich direkt auf das Volumen Ihrer regelmäßigen Backups aus. Administratoren sollten vor der Aktivierung der Textextraktion prüfen, ob ausreichend Speicherkapazität vorhanden ist, und den Backup-Prozess entsprechend anpassen.