Die Vorschussrechnung

Vorschussrechnungen und Verrechnung mit Abschlussrechnungen

Vorschussrechnungen sind ein wesentliches Instrument in der Kanzleiorganisation, um die Liquidität zu sichern und bereits während laufender Mandate Honorare oder Auslagen anzufordern.
In KanzLaw werden diese Vorschüsse systematisch erfasst, damit sie bei der finalen Abrechnung nicht übersehen werden. Die Software ermöglicht eine transparente Verrechnung, bei der bereits gezahlte Beträge sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer korrekt von der Endsumme abgezogen werden.

Erstellen einer Vorschussrechnung

Eine Vorschussrechnung wird in der Akte im Rechten Bereicht unter dem Reiter Abrechnung erstellt. Klicken Sie auf Abrechnung 1 um den Bereich für die Rechnungen anzuzeigen.

Über den Plus Button 2 können sie eine neue Rechnung erstellen. Hierfür wird ein Rechnungsfenster geöffnet, in dem Sie weiter Rechnungsdetails eingeben können.
Eine Liste aller Rechnungen der aktuellen Akten finden Sie unter der Dropdown Liste 3. Bitte beachten Sie, das gelöschte Rechnungen nur für Nutzer mit Admin Rechten angezeigt wird.

Im Rechnungsfenster können Sie den Rechnungstyp der neuen Rechnung festlegen 4. Wählen Sie den Rechnungstyp Vorschuss aus. Das System wählt aufgrund des Erstellungsdatums der Akte automatisch den passenden RVG Katalog aus 5. Diesen können sie natürlich anpassen.
Im Unteren Bereich der Rechnungsfensters werden weiter weitere Details festgelegt.

• Unter Rechnungsanschrift 6 wird der Rechnungsempfänger festgelegt. Hierfür wird der erste Mandant der Beteiligtenliste vorausgefüllt
• Unter Vorschuss 7 können sie bezahlte Rechnungen vom Typ Vorschuss mit anderen Rechnungen verrechnen
• Unter Drucken 8 können sie die Rechnung Drucken oder per Email versenden
• Im Bereich Anhänge 9 können weitere Dokumente hinterlegt werden, die bei der Erstellung (Drucken oder per Email versenden) der Rechnung hinzugefügt werden
• Über den Button OK 10 können sie die Rechnung erstellen oder die Erstellung abbrechen

Hinzufügen von Leistungen

Sie können zu einer Vorschussrechung verschiedene Leistungen hinzufügen. Neben regulären Leitungen aus dem RVG Katalog können Sie auch einen Variablen Betrag als Vorschuss in Rechnung stellen.

• Die neu erstellte Vorschussrechnungen mit dem Status derRechnung 1
• Tabelle mit den Leistungen der Rechnung 2
• + Button zum Hinzufügen einer neuen Leistung 3
• – Button zum Löschen der ausgewählten Leistung 4

Im Leistungsfenster können Sie Leistungen mit RVG Nummern oder andere Leistungen hinzufügen und anpassen. Um eine Variable Leistung hinzuzufügen, geben Sie im Fenster Leistungsdetails im Suchenfeld 1 den Begriff variabel ein und wählen Sie den Eintrag variabel 2.
Nun können Sie den Netto Betrag eingeben 3, das Leistungsdatum ändern 4 und den Mehrwertsteuersatz anpassen 5. Im Feld Bezeichung können Sie weitere Informationen angeben, die auf der Rechung unter dieser Possition erscheinen 6. Mit Betätigen des OK Button wird die Leistung angelegt 7.

Die neu erstellte Leistung erscheint in der Leistungstabelle 1.
Die Gesamtsumme der Vorschussrechnung wird aufgeteilt in Netto 2, Mehrwertsteuer 3 und Brutto 4 dargestellt.

Das Versenden der Vorschussrechnung passiert wie für andere Rechnungen.
Das Verbuchen der Bezahlung der Vorschussrechnung wird über das Kassenbuch und das Aktenkonto organisiert.

Verrechnung einer Vorschussrechnung

Sie können einen bezahlten Vorschuss mit folgenden Rechnungstypen verrechnen

• Standard RVG Rechnung
• Standart Honorar Rechnung
• Pauschalrechnung
• PKH Rechnung (Beachten Sie hierfür Mitteilungsplichten an die Staatskasse)

Im nachfolgenden wird die Verrechnung einer Vorschussrechnung mit einer RVG Rechnung beschrieben. Die aktuelle Rechnung 1 mit den Leistungsdetails (RVG Einträgen) 2.
Die Verrechnung mit dem Vorschuss erfolgt unter Rechnungs Details 3.

In den Rechnungsdetails der Rechnung wird durch ein Icon 1 angezeigt, wenn ein verrechenbarer Vorschuss existiert.

Wählen Sie in Reiter Vorschuss den Vorschuss aus, den Sie mit der aktuellen Rechnung verrechnen wollen.
Die RVG Rechnung 1 mit der Verrechnung eines Vorschuss 2.
Die Verrechnung des Vorschuss in der gestellten Rechnung 3.

FAQs – Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich eine Abschlussrechnung storniere, in der Vorschüsse verrechnet wurden?
Bei einem Storno der Abschlussrechnung wird die Verknüpfung zu den Vorschüssen aufgehoben. Die ursprünglichen Vorschussrechnungen sind danach wieder „offen“ bzw. stehen für eine neue Verrechnung in einer anderen Rechnung zur Verfügung.

Kann ich Vorschüsse aus einer anderen Akte desselben Mandanten verrechnen?
Standardmäßig zeigt KanzLaw nur Vorschüsse der aktuellen Akte an.
Um aktenübergreifend zu verrechnen, müssen Sie die betreffende Vorschussrechnung im Reiter Abrechnung auswählen und über den Button Details auf stoniert setzen. Erstellen sie in der aktuellen Akte eine Vorschussrechnung über den gleichen Betrag und setzen Sie diese Rechnung über den Button Details auf gedruckt. Danach können Sie im Kassenbuch den Zahlungseingang der neu erstellten Vorschussrechnung der aktuellen Akte zuordnen.
Damit gilt die neu erstellte Vorschussrechnung als bezahlt und kann in der aktuellen Akte verrechnet werden.

Wie wird die Umsatzsteuer bei Ist-Versteuerung behandelt?
KanzLaw ist für die korrekte steuerliche Behandlung optimiert. Bei der Verrechnung von Vorschüssen wird sichergestellt, dass die Umsatzsteuerlast erst mit dem tatsächlichen Zahlungseingang (bei Vorschuss) bzw. mit der finalen Rechnungsstellung (bei Abschluss) unter Berücksichtigung der bereits gezahlten Steuer berechnet wird.

Was passiert, wenn die Abschlussrechnung niedriger ausfällt als der bereits gezahlte Vorschuss?
In diesem Fall weist KanzLaw in der Abschlussrechnung ein Guthaben aus. Sie können den Differenzbetrag entweder an den Mandanten erstatten oder als Guthaben für zukünftige Leistungen in der Akte stehen lassen. Die buchhalterische Verrechnung erfolgt über das Aktenkonto.

Warum wird ein erstellter Vorschuss nicht in der Auswahl zur Verrechnung angezeigt?
Prüfen Sie, ob die Rechnungsart beim Erstellen korrekt als „Vorschussrechnung“ gewählt wurde. Einfache Gebührenrechnungen werden nicht automatisch zur Verrechnung vorgeschlagen. Kontrollieren Sie zudem, ob der Vorschuss ggf. bereits in einer anderen Zwischenrechnung vollständig aufgebraucht wurde.

Berücksichtigt das System unterschiedliche Steuersätze bei der Verrechnung?
Ja. Sollte sich der Steuersatz zwischen der Vorschussanforderung und der finalen Leistungserbringung geändert haben, berechnet KanzLaw die Umsatzsteuer für die Gesamtleistung zum neuen Satz und zieht die bereits gezahlte Umsatzsteuer des Vorschusses betragsgenau ab. Dies gewährleistet eine rechtssichere Abrechnung nach den aktuellen steuerlichen Vorgaben.