Allgemeines
Die feste Symbolleiste
Die feste Symbolleiste enthält die am häufigsten benötigten Funktionen von KanzLaw. Sie ist in ähnlicher Weise auch in den Details und den Akten enthalten.
Grundfunktionen
Hinweise
Kommunikationsverwaltung
In der festen Symbolleiste können Sie zudem jederzeit sehen, ob Nachrichten, Aufgaben oder ungelesene Dokumente anstehen beziehungsweise für Sie noch offen sind, da in diesem Fall eine Nummer am entsprechenden Symbol angezeigt wird.
Terminkalenderaktionen
Eingeloggter Nutzer
Über das Feld „Benutzer“ geschieht die Auswahl des eingeloggten Nutzers. Ohne eingeloggten Nutzer ist das Programm nur eingeschränkt nutzbar. Schnelle Nutzerwechsel sind auch via Shortcut ⌘Cmd + N möglich.
Expertentipp: Nutzer und Passwörter können über den administrativen Menüpunkt Admin → Nutzerverwaltung bearbeitet werden.
Verbindungsstatus
Nicht erledigte Fristen
Die zentrale, obere Tabelle zeigt alle Fristen an, die in den nächsten zwei Wochen anstehen und noch nicht erledigt wurden. Die Einträge sind dabei standardmäßig nach Fristende sortiert. Bereits abgelaufene Fristen werden in rot hinterlegt.
Durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf können Sie entscheiden, welche Spalten Sie ein- oder ausblenden möchten. Ein Umsortieren und Vergrößern oder Verkleinern der Spalten ist außerdem über Drag & Drop möglich.
Ein Klick auf den Kopf einer Spalte sortiert die Tagesliste nach dieser Spalte. Erneutes Klicken wechselt zwischen absteigender und aufsteigender Sortierung. Dabei sind auch Sekundär-, Tertiär-, etc.-Sortierungen möglich: Wenn Sie z.B. zunächst auf „Bearbeiter“ und dann auf „Friststatus“ kilcken, wird primär nach Nutzer sortiert, und sekundär werden Einträge mit dem gleichen Friststatus nach Bearbeiter sortiert.
Innerhalb der Tabelle sind sehen Sie neben Fristbeginn und -ende auch jederzeit die Fristart 1, wobei drei unterschiedliche Arten existieren: die Frist, die Notfrist und die Vorfrist. Außerdem ist zentral die Aktenbezeichnung 2 zu sehen, so dass Sie einen schnellen Überblick über den Fall und die Hauptbeteiligten bekommen. Für den Friststatus 3 können Sie eine von fünf Möglichkeiten auswählen:
- offen
- in Bearbeitung
- abvermerkt
- erledigt
- gelöscht
Bitte beachten Sie dabei, dass sich „gelöscht“ nur auf Fälle beziehen sollte, für die Sie beim Gericht eine Löschung beantragt haben.
Vorfristen 4 verfügen nicht über einen eigenen Fristgrund oder Friststatus, da diese nur organisatorisch fungieren und sich auf einen tatsächliche, offizielle Frist beziehen, deren Fristgrund und Friststatus intern übernommen werden.
Filterbare Liste
Unterhalb der zentralen Liste nicht erledigter Fristen finden Sie eine zweite Tabelle, in welcher Sie verschiedene Filtermöglichkeiten haben. Im Gegensatz zur oberen Fristenliste können Sie hier einen beliebigen Zeitraum 1 einstellen, für welchen alle Fristen (inklusive Notfristen und Vorfristen) angezeigt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, die Filterzeile 2 und die Filterschnellauswahl 3 zu nutzen, um die Liste nach Ihren Bedürfnissen zu konfigurieren.
Filterzeile
In der Filterzeile besteht die Möglichkeit, die Tabelle nach bestimmten Kriterien zu filtern. So lassen sich beispielsweise durch Eingabe eines Nutzerkürzels alle Fälle eines bestimmten Bearbeiters leicht finden oder nur Vorfristen anzeigen, indem Sie die jeweilige Bezeichnung in die Spalte eintragen.
Sie können eine Spalte auch nach mehreren Begriffen filtern, indem Sie diese durch Leerzeichen getrennt eingeben. Im Allgemeinen findet dann eine „oder“-Filterung in der betreffenden Spalte statt, d.h. es werden alle Ergebnisse angezeigt, die auf einen beliebigen der eingegebenen Filterbegriffe passen.
Bei Eingabe von Filterkriterien in verschiedenen Spalten wird die Tabelle meist so gefiltert, dass jede der entsprechenden Filterbedingungen erfüllt sein müssen.
Um bestimmte Filterungen zu vereinfachen, können Sie (abhängig von der zu filternden Zeile) folgende Kürzel benutzen:
|
(ohne) |
Anzeige aller Zeilen, die in der betreffenden Spalte keinen Eintrag haben (z.B. keinen Fristgrund) |
|
* |
Anzeige aller Zeilen, die in der betreffenden Spalte irgendeinen Eintrag haben |
|
-xxx |
Anzeige aller Zeilen, die NICHT den Eintrag xxx enthalten (Negation) |
|
< oder > |
nur in Datumsfeldern: Filtern nach Zeiten, z.B. „<17:00“ für Zeiten vor 17 Uhr |
|
– |
Für Filterung zwischen zwei Daten, z.B. 01.01.16 – 01.03.16 (einschließlich der gesamten Tage) |
|
[abc |
Text beginnt mit abc |
|
abc] |
Text endet mit abc |
|
[abc] |
Text ist exakt abc |
|
„ao“ |
Text enthält ao (und nicht äö, welches ohne Anführungszeichen aber mit ao gefunden würde) |
Der eingestellte Filter ist auch nach einem KanzLaw-Neustart noch aktiv. Bitte beachten Sie, dass generell Umlaut-insensitiv gesucht wird, das heißt, die Suche nach „abc“ findet als Ergebnis auch stets „äbc“. Wo es Sinn macht, wie z.B. in Namensspalten, wird auch phonetisch gesucht, sodass z.B. die Suche nach „Meier“ auch Varianten davon findet, wie etwa „Mayer“.
Filterschnellauswahl
In diesem Bereich können Sie die wichtigsten Filter einsehen, wobei zuerst sämtliche Nutzerfilter und danach sämtliche allgemeinen Filter angezeigt (entsprechend dem vorhandenen Platz) werden. Die Zahl in Klammern gibt an, wie viele Fälle in der entsprechend gefilterten Tabelle vorhanden sind.
Wenn nicht alle Filter angezeigt werden können, können Sie über das Trichtersymbol das Menü aufrufen, in welchem Sie auch die restlichen Filter einsehen können. Dabei gibt es zwei Arten von Filtern – „Allgemeine Filter“ und „Eigene Filter“. Allgemeine Filter sind an jedem Rechner und für jeden Arbeitsplatz sichtbar, während eigene Filter jeweils nur für den Nutzer sichtbar sind, der sie angelegt hat und vor anderen Nutzern verborgen bleiben.
Um einen neuen eigenen Filter (Nutzerfilter) für den aktuell eingeloggten Nutzer anzulegen, filtern und sortieren Sie die Tabelle nach Ihren Bedürfnissen und wählen über das Trichter-Symbol dann den Punkt „Filter speichern unter…“. Die Sortierreihenfolge ist ebenfalls Bestandteil eines Filters.
Um einen neuen allgemeinen Filter anzulegen, müssen Sie sich als Nutzer „admin“ einloggen und den neuen Filter auf die gewohnte Weise anlegen. Falls Sie einen vorhandenen Filter löschen oder die Reihenfolge der Filter in der Schnellauswahl ändern möchten, können Sie dies über den Punkt „Filterverwaltung“ tun. Die Reihenfolge kann dabei per Drag & Drop geändert werden.
Nutzern Farben zuordnen
Sie können Bearbeitern Farben zuordnen, sodass diese dann in der Bearbeiter-Spalte der Tabellen sowie in den Akten farbig dargestellt sind, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Die Farben stellen Sie im Fenster Admin → Nutzerverwaltung oben rechts neben dem entsprechenden Nutzerkürzel ein.
Suche
Um eine Entität oder eine Akte zu öffnen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Neben der Anlage eines neuen Akte oder Person über die Menüleiste (Akte & Beteiligte → Neue Akte bzw. Neue natürliche Person oder Neue juristische Person) oder der Auswahl des entsprechenden Symbols innerhalb der Symbolleiste (wenn dort bereits eingefügt) können Sie auch nach einer vorhandenen Akte oder Person suchen. Dazu müssen Sie lediglich in dem entsprechenden Suchfeld einen Teil des Namen oder der Aktennummer eingeben. Außerdem können Sie zum Beispiel auch nach Telefonnummern oder Adressen suchen.
Im obigen Beispiel werden alle Personen und Akten gefunden, in denen „musterm“ auftaucht. Um schnell die entsprechenden Einträge zu finden, können Sie die Suche auch mit Leerzeichen oder Komma kombinieren. Durch Benutzen der Pfeiltasten können Sie außerdem ganz ohne Benutzung der Maus einen Eintrag der Liste selektieren.
Hinweis: In den KanzLaw Einstellungen unter Kanzlei → Fristenliste können Sie unter dem Punkt „Suche“ genau festgelegen, nach welchen zusätzlichen Kriterien gesucht werden kann.
Entitätenliste
Ergänzend zu den Tabellen steht das Panel „Entitätenliste“ für die Verbesserung von Arbeitsabläufen und Kanzleiorganisation zur Verfügung. Das Panel kann im Tageslisten Menü Panel → Entitätenliste geöffnet werden.
Mit der „+“- und „–“-Schaltfläche 1 können Sie Entitätenlisten erstellen und löschen. Der Listenname ist dabei frei definierbar und kann über die Editier-Schalfläche auch nachträglich verändert werden. Im Auswahlmenü 2 können Sie die gewünschte Entitätenliste selektieren. Im Bereich „Akte/Person hinzufügen“ 3 wird über die Suche eine Akte oder Person in die Liste hinzugefügt. Außerdem können die Entitätenlisten gefiltert werden, um Akten, Personen oder bestimmte Infotexte schnell zu finden.
Bei den einzelnen Einträgen 4 der Eintitätenliste haben Sie außerdem die Möglichkeit, bei Abarbeitung Häkchen zu setzen, Infotexte hinzuzufügen, einen einzelnen Eintrag direkt über die „–“-Schaltfläche zu entfernen oder direkt in die Details bzw. Akte zu springen.
Zusätzlich stehen im unteren verschiedene Aktionsschaltflächen 5 zur Verfügung.
 |
Selektierte Personen und/oder Akten werden aus der Liste entfernt. |
 |
Personendaten und/oder Akten von allen Einträgen der Liste werden vom Server heruntergeladen und stehen offline zur Verfügung. |
 |
Die gesamte Entitätenliste wird gedruckt. |
 |
Die Sortierung der Entitätenliste wird verändert: nach Nachname, aufsteigend nach Einfügedatum oder absteigend nach Einfügedatum. Sie können die Reihenfolge der Einträge auch per Drag & Drop festlegen. |
 |
Ausgewählte Personen können als Empfänger einer E-Mail hinzugefügt werden. Wenn keine Einträge ausgewählt wurden, werden alle Einträge der Liste übernommen. |
Termine und Fristen in der Akte
Innerhalb der Akteneinträge 1 sind alle Termine und Fristen verzeichnet. Im dargestellten Beispiel sehen Sie eine Frist, die noch in der Zukunft liegt und mit Status „offen“ angegeben ist. Bei Klick auf diesen Eintrag, können Sie weitere Details sehen und bei Bedarf Veränderungen vornehmen.
Außerdem können Sie über die Schaltflächen in der Symbolleiste direkt eine neue Frist 2 oder eine neue Wiedervorlage 3 anlegen. Alternativ können Sie auch über Tippen der Kürzel „FR“ oder „WV“ in der Kommandozeile der Akte die entsprechenden Fenster öffnen.
Fristen anlegen
Wenn Sie über eine Akte eine neue Frist anlegen, öffnet sich das folgende Fenster:
Für jede Frist können Sie einen Fristgrund 1 angeben, welchen Sie entweder aus dem Auswahlmenü voreingestellter Gründe aussuchen oder frei in das Feld eintippen können. Der Fristbeginn 2 wird automatisch auf das aktuelle Datum gesetzt, kann aber nach Bedarf verändert werden. Außerdem können Sie angeben, ob es sich um eine gerichtlich angeordnete Notfrist 3 handelt. Der Status 4 einer neu angelegten Frist steht standardmäßig auf „offen“, kann aber ebenfalls direkt angepasst werden.
Die Vorfrist und das Fristende 5 werden automatisch von KanzLaw vorgeschlagen, wobei die Vorfrist, insofern dies zeitlich möglich ist, eine Woche vor Fristende liegt. Beide Termine können allerdings auch individuell angepasst werden. Wenn Sie keine Vorfrist eintragen möchten, können Sie diese über den Papierkorb 6 entfernen. Alternativ können Sie über „+ Vorfirst“ 7 auch weitere Vorfristen hinzufügen.
Im unteren Bereich wird der Bearbeiter 8 angegeben. Dieser kann über das Auswahlmenü verändert werden. Außerdem können Sie einen Infotext hinzufügen.
Verwaltung Fristgründe
Über die drei Punkte rechts neben dem Auswahlmenü gelangen Sie in die Verwaltung der Fristgründe.
Über die „+“-Schaltfläche können Sie beliebig viele Fristgründe hinterlegen und über die Bezeichnung benennen. Genauso können Sie vorhandene Gründe über das „–“-Symbol wieder entfernen. Die Reihenfolge kann über Drag & Drop angepasst werden und erscheint entsprechend im Auswahlmenü beim Anlegen einer Frist.
Wiedervorlagen anlegen
Wenn Sie eine neue Wiedervorlage erstellen, erscheint das folgende Fenster:
Für die Wiedervorlage können Sie genauso für die Fristen Gründe 1 angeben, die Sie eingeben oder aus der Auswahlliste anklicken. Auch hier ist der Status 2 auf „offen“ gesetzt, kann aber angepasst werden, genauso wie das gewünschte Datum 3. Auch den Bearbeiter und, bei Bedarf, einen Infotext 4 können Sie hier hinterlegen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Dateien 5 hinzuzufügen. Dies können Sie entweder über Drag & Drop tun, indem Sie den gewünschten Anhang in den entsprechenden Bereich ziehen, oder über die „+“-Schaltfläche unten links.
Verwaltung Wiedervorlagegründe
Über die drei Punkte rechts neben dem Auswahlmenü gelangen Sie in die Verwaltung der Wiedervorlagegründe.
Genauso wie bei der Verwaltung der Fristgründe können Sie an dieser Stelle über die „+“-Schaltfläche neue Gründe anlegen und benennen. Die Reihenfolge können Sie über Drag & Drop bestimmen. Bereits vorhandene Gründe können über die „–“-Schaltfläche gelöscht werden.