Allgemeines
Die Fristenliste, welche Sie zum Beispiel über die Seitenleiste der Startseite erreichen, besteht aus zwei Hauptbereichen: einer fest definierten Fristenliste 1 und einer frei wählbaren und filterbaren Liste 2. Außerdem befindet sich hier zusätzlich zur konfigurierbaren Symbolleiste eine feste Symbolleiste.
Die feste Symbolleiste
Die feste Symbolleiste enthält die am häufigsten benötigten Funktionen von KanzLaw. Sie ist in ähnlicher Weise auch in den Details und den Akten enthalten.
Grundfunktionen
Hinweise
Kommunikationsverwaltung
In der festen Symbolleiste können Sie zudem jederzeit sehen, ob Nachrichten, Aufgaben oder ungelesene Dokumente anstehen beziehungsweise für Sie noch offen sind, da in diesem Fall eine Nummer am entsprechenden Symbol angezeigt wird.
Terminkalenderaktionen
Eingeloggter Nutzer
Über das Feld „Benutzer“ geschieht die Auswahl des eingeloggten Nutzers. Ohne eingeloggten Nutzer ist das Programm nur eingeschränkt nutzbar. Schnelle Nutzerwechsel sind auch via Shortcut ⌘Cmd + N möglich.
Expertentipp: Nutzer und Passwörter können über den administrativen Menüpunkt Admin → Nutzerverwaltung bearbeitet werden.
Verbindungsstatus
Nicht erledigte Fristen
Die zentrale, obere Tabelle zeigt alle Fristen an, die in den nächsten zwei Wochen anstehen und noch nicht erledigt wurden. Die Einträge sind dabei standardmäßig nach Fristende sortiert. Bereits abgelaufene Fristen werden in rot hinterlegt.
Durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf können Sie entscheiden, welche Spalten Sie ein- oder ausblenden möchten. Ein Umsortieren und Vergrößern oder Verkleinern der Spalten ist außerdem über Drag & Drop möglich.
Ein Klick auf den Kopf einer Spalte sortiert die Tagesliste nach dieser Spalte. Erneutes Klicken wechselt zwischen absteigender und aufsteigender Sortierung. Dabei sind auch Sekundär-, Tertiär-, etc.-Sortierungen möglich: Wenn Sie z.B. zunächst auf „Bearbeiter“ und dann auf „Friststatus“ kilcken, wird primär nach Nutzer sortiert, und sekundär werden Einträge mit dem gleichen Friststatus nach Bearbeiter sortiert.
Innerhalb der Tabelle sind sehen Sie neben Fristbeginn und -ende auch jederzeit die Fristart 1, wobei drei unterschiedliche Arten existieren: die Frist, die Notfrist und die Vorfrist. Außerdem ist zentral die Aktenbezeichnung 2 zu sehen, so dass Sie einen schnellen Überblick über den Fall und die Hauptbeteiligten bekommen. Für den Friststatus 3 können Sie eine von fünf Möglichkeiten auswählen:
- offen
- in Bearbeitung
- abvermerkt
- erledigt
- gelöscht
Bitte beachten Sie dabei, dass sich „gelöscht“ nur auf Fälle beziehen sollte, für die Sie beim Gericht eine Löschung beantragt haben.
Vorfristen 4 verfügen nicht über einen eigenen Fristgrund oder Friststatus, da diese nur organisatorisch fungieren und sich auf einen tatsächliche, offizielle Frist beziehen, deren Fristgrund und Friststatus intern übernommen werden.
Filterbare Liste
Unterhalb der zentralen Liste nicht erledigter Fristen finden Sie eine zweite Tabelle, in welcher Sie verschiedene Filtermöglichkeiten haben. Im Gegensatz zur oberen Fristenliste können Sie hier einen beliebigen Zeitraum 1 einstellen, für welchen alle Fristen (inklusive Notfristen und Vorfristen) angezeigt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, die Filterzeile 2 und die Filterschnellauswahl 3 zu nutzen, um die Liste nach Ihren Bedürfnissen zu konfigurieren.
Filterzeile
In der Filterzeile besteht die Möglichkeit, die Tabelle nach bestimmten Kriterien zu filtern. So lassen sich beispielsweise durch Eingabe eines Nutzerkürzels alle Fälle eines bestimmten Bearbeiters leicht finden oder nur Vorfristen anzeigen, indem Sie die jeweilige Bezeichnung in die Spalte eintragen.
Sie können eine Spalte auch nach mehreren Begriffen filtern, indem Sie diese durch Leerzeichen getrennt eingeben. Im Allgemeinen findet dann eine „oder“-Filterung in der betreffenden Spalte statt, d.h. es werden alle Ergebnisse angezeigt, die auf einen beliebigen der eingegebenen Filterbegriffe passen.
Bei Eingabe von Filterkriterien in verschiedenen Spalten wird die Tabelle meist so gefiltert, dass jede der entsprechenden Filterbedingungen erfüllt sein müssen.
Um bestimmte Filterungen zu vereinfachen, können Sie (abhängig von der zu filternden Zeile) folgende Kürzel benutzen:
|
(ohne) |
Anzeige aller Zeilen, die in der betreffenden Spalte keinen Eintrag haben (z.B. keinen Fristgrund) |
|
* |
Anzeige aller Zeilen, die in der betreffenden Spalte irgendeinen Eintrag haben |
|
-xxx |
Anzeige aller Zeilen, die NICHT den Eintrag xxx enthalten (Negation) |
|
< oder > |
nur in Datumsfeldern: Filtern nach Zeiten, z.B. „<17:00“ für Zeiten vor 17 Uhr |
|
– |
Für Filterung zwischen zwei Daten, z.B. 01.01.16 – 01.03.16 (einschließlich der gesamten Tage) |
|
[abc |
Text beginnt mit abc |
|
abc] |
Text endet mit abc |
|
[abc] |
Text ist exakt abc |
|
„ao“ |
Text enthält ao (und nicht äö, welches ohne Anführungszeichen aber mit ao gefunden würde) |
Der eingestellte Filter ist auch nach einem KanzLaw-Neustart noch aktiv. Bitte beachten Sie, dass generell Umlaut-insensitiv gesucht wird, das heißt, die Suche nach „abc“ findet als Ergebnis auch stets „äbc“. Wo es Sinn macht, wie z.B. in Namensspalten, wird auch phonetisch gesucht, sodass z.B. die Suche nach „Meier“ auch Varianten davon findet, wie etwa „Mayer“.
Filterschnellauswahl
In diesem Bereich können Sie die wichtigsten Filter einsehen, wobei zuerst sämtliche Nutzerfilter und danach sämtliche allgemeinen Filter angezeigt (entsprechend dem vorhandenen Platz) werden. Die Zahl in Klammern gibt an, wie viele Fälle in der entsprechend gefilterten Tabelle vorhanden sind.
Wenn nicht alle Filter angezeigt werden können, können Sie über das Trichtersymbol das Menü aufrufen, in welchem Sie auch die restlichen Filter einsehen können. Dabei gibt es zwei Arten von Filtern – „Allgemeine Filter“ und „Eigene Filter“. Allgemeine Filter sind an jedem Rechner und für jeden Arbeitsplatz sichtbar, während eigene Filter jeweils nur für den Nutzer sichtbar sind, der sie angelegt hat und vor anderen Nutzern verborgen bleiben.
Um einen neuen eigenen Filter (Nutzerfilter) für den aktuell eingeloggten Nutzer anzulegen, filtern und sortieren Sie die Tabelle nach Ihren Bedürfnissen und wählen über das Trichter-Symbol dann den Punkt „Filter speichern unter…“. Die Sortierreihenfolge ist ebenfalls Bestandteil eines Filters.
Um einen neuen allgemeinen Filter anzulegen, müssen Sie sich als Nutzer „admin“ einloggen und den neuen Filter auf die gewohnte Weise anlegen. Falls Sie einen vorhandenen Filter löschen oder die Reihenfolge der Filter in der Schnellauswahl ändern möchten, können Sie dies über den Punkt „Filterverwaltung“ tun. Die Reihenfolge kann dabei per Drag & Drop geändert werden.
Nutzern Farben zuordnen
Sie können Bearbeitern Farben zuordnen, sodass diese dann in der Bearbeiter-Spalte der Tabellen sowie in den Akten farbig dargestellt sind, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Die Farben stellen Sie im Fenster Admin → Nutzerverwaltung oben rechts neben dem entsprechenden Nutzerkürzel ein.
Fristen in der Akte
Innerhalb der Akteneinträge 1 sind alle Fristen verzeichnet. Im dargestellten Beispiel sehen Sie eine Frist, die noch in der Zukunft liegt und mit Status „offen“ angegeben ist. Bei Klick auf diesen Eintrag, können Sie weitere Details sehen und bei Bedarf Veränderungen vornehmen.
Außerdem können Sie über die Schaltflächen in der Symbolleiste direkt eine neue Frist 2 oder eine neue Wiedervorlage 3 anlegen. Alternativ können Sie auch über Tippen der Kürzel „FR“ oder „WV“ in der Kommandozeile der Akte die entsprechenden Fenster öffnen.
Fristen anlegen
Wenn Sie über eine Akte eine neue Frist anlegen, öffnet sich das folgende Fenster:
Die Vorfrist und das Fristende 5 werden automatisch von KanzLaw vorgeschlagen, wobei die Vorfrist, insofern dies zeitlich möglich ist, eine Woche vor Fristende liegt. Beide Fristen können allerdings auch individuell angepasst werden. Wenn Sie keine Vorfrist eintragen möchten, können Sie diese über den Papierkorb 6 entfernen. Alternativ können Sie über „+ Vorfirst“ 7 auch weitere Vorfristen hinzufügen.
Im unteren Bereich wird der Bearbeiter 8 angegeben. Dieser kann über das Auswahlmenü verändert werden. Außerdem können Sie einen Infotext hinzufügen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Dateien 9 hinzuzufügen. Dies können Sie entweder über Drag & Drop tun, indem Sie den gewünschten Anhang in den entsprechenden Bereich ziehen, oder über die „+“-Schaltfläche unten links.
Verwaltung Fristgründe
Über die drei Punkte rechts neben dem Auswahlmenü gelangen Sie in die Verwaltung der Fristgründe.
Über die „+“-Schaltfläche können Sie beliebig viele Fristgründe hinterlegen und über die Bezeichnung benennen. Genauso können Sie vorhandene Gründe über das „–“-Symbol wieder entfernen. Die Reihenfolge kann über Drag & Drop angepasst werden und erscheint entsprechend im Auswahlmenü beim Anlegen einer Frist.
Wiedervorlagen anlegen
Wenn Sie eine neue Wiedervorlage erstellen, erscheint das folgende Fenster:
Für die Wiedervorlage können Sie genauso für die Fristen Gründe 1 angeben, die Sie eingeben oder aus der Auswahlliste anklicken. Auch hier ist der Status 2 auf „offen“ gesetzt, kann aber angepasst werden, genauso wie das gewünschte Datum 3. Auch den Bearbeiter und, bei Bedarf, einen Infotext 4 können Sie hier hinterlegen.
Außerdem haben Sie auch hier die Möglichkeit, Dateien 5 hinzuzufügen. Dies können Sie entweder über Drag & Drop tun, indem Sie den gewünschten Anhang in den entsprechenden Bereich ziehen, oder über die „+“-Schaltfläche unten links.
Verwaltung Wiedervorlagegründe
Über die drei Punkte rechts neben dem Auswahlmenü gelangen Sie in die Verwaltung der Wiedervorlagegründe.
Genauso wie bei der Verwaltung der Fristgründe können Sie an dieser Stelle über die „+“-Schaltfläche neue Gründe anlegen und benennen. Die Reihenfolge können Sie über Drag & Drop bestimmen. Bereits vorhandene Gründe können über die „–“-Schaltfläche gelöscht werden.