Aktenmarker

Die Markeransicht

Zur einfachen Markierung wichtiger Informationen zu bestimmten Akten bietet Ihnen KanzLaw Aktenmarker an. Sie sehen die Marker als bunte Symbole auf grauem Grund unterhalb des Aktenbildes in der Kartei, den Aktendetails und der Akteninfo.

Die Symbole sind in Gruppen unterteilt, innerhalb einer Gruppe überlappen sich die Symbole – abhängig davon wie viel Platz verfügbar ist. Die Gruppen sind durch einen größeren Abstand voneinander getrennt. Wenn Sie mit der Maus über die graue Anzeigeleiste fahren, wechselt die Markeransicht in den expandierten Modus. Die Marker werden dann vertikal ausgerichtet und die zugehörige Beschreibung daneben angezeigt. Wenn der Mauszeiger das Aktenbild verlässt, wechselt die Markeransicht zurück in den kompakten Modus. Falls nicht alle Symbole in die Ansicht passen, werden sowohl im kompakten Modus als auch im expandierten Modus drei Punkte angezeigt.

Beim Klick auf das offene Schloss wird die Markeransicht im expandierten Modus gesperrt, d.h. unabhängig von der Mausposition wird der expandierte Modus angezeigt. Mit einem weiteren Klick auf das Schloss wechselt die Ansicht wieder zwischen kompakt und expandiert. Diese Einstellung ist arbeitsplatzspezifisch und für Kartei, Aktendetails und Akteninfo getrennt einstellbar. So können Sie z.B. in der Anmeldung in der Akteninfo die Sperrung aktivieren, um immer sofort alle Marker im Überblick zu haben. In den Aktendetails jedoch nicht, um dort weiterhin einen guten Blick auf das Aktenfoto zu haben.

Ein Klick in die kompakte bzw. expandierte Markeransicht (außer auf das Schloss) öffnet ein Popover zum Setzen der Aktenmarker. In der expandierten Markeransicht können Sie das Aktenfoto nur bearbeiten, wenn Sie auf Teile des Aktenfotos klicken, die nicht von der Markeransicht verdeckt werden. Solange die Markeransicht nicht gesperrt ist, können Sie den Mauszeiger seitlich oder von oben auf das Aktenbild bewegen, ohne dass sich die Markeransicht expandiert. Ist die Markeransicht gesperrt, können Sie die Sperrung durch einen Klick auf das Schlosssymbol wieder entsperren und danach im kompakten Modus das Aktenbild bearbeiten.

Setzen von Aktenmarkern

Das Popover zum Setzen von Aktenmarkern erreichen Sie durch einen Klick in die Markeransicht (außer auf das Schloss), die Tastenkombination Ctrl-Shift-Cmd-M sowie im Menü unter „Akte“. Das Popover ist in zwei Bereiche geteilt, links sehen Sie die Liste aller Gruppen und auf der rechten Seite die zugehörigen Marker. Zusätzlich zu den von Ihnen erstellten Gruppen erzeugt KanzLaw automatisch eine Gruppe „Alle“ mit allen erstellten Markern. In der Ansicht können Sie komfortabel mit den Pfeiltasten navigieren. Zur Auswahl eines Markers können Sie entweder mit der Maus die Checkbox anklicken oder, sobald der entsprechende Marker markiert ist, die Leertaste drücken. Der neue Marker erscheint dann sofort in der Markeransicht der Akte. Mit einem Klick auf „OK“ oder „Enter“ schließen Sie das Popover zum Setzen der Aktenmarker.

Das Einstellungsrädchen im unteren linken Bereich des Popovers führt Sie zur globalen Markereinstellung. Dort können Sie Marker erstellen, bearbeiten und löschen.

Einstellungen für Aktenmarker

Sie erreichen das Einstellungsfenster für die Aktenmarker, die Marker-Verwaltung, im Hauptmenü über Admin → Praxisverwaltung → Marker. Alternativ erreichen Sie die Marker-Verwaltung auch aus dem Popover zum Setzen der Aktenmarker durch Klick auf das Einstellungsrädchen.

Das Einstellungsfenster unterteilt sich in drei Bereiche. Im Bereich 1 können Sie Marker erstellen, bearbeiten und löschen. Mit dem Button 2 Arbeitsplatzeinstellungen können Sie die Markeransicht konfigurieren und im Bereich 3 automatische Marker erstellen. Die Erstellung von automatisierten Markern wird in einem separaten Unterkapitel diskutiert.

Erstellen & Bearbeiten von Aktenmarkern

Im Bereich 1 können Sie sowohl Gruppen als auch Marker erstellen, bearbeiten und löschen. Die Gruppen dienen der inhaltsspezifischen Sammlung ähnlicher Marker und ermöglichen eine bessere Strukturierung. In der Markeransicht werden Marker einer Gruppe zusammengefasst dargestellt, während die Gruppen durch einen Abstand voneinander getrennt werden.

Die Felder im Gruppen- und Markerbereich haben die folgenden Funktionen:

  • 4 Die +/– Knöpfe erstellen bzw. löschen Gruppen und Marker.
  • 5 Mit den Pfeiltasten kann die Reihenfolge der Gruppen und Marker untereinander verändert werden. Die Gruppen werden in der Reihenfolge, in der sie aufgelistet sind, in der Markeransicht dargestellt. Innerhalb einer Gruppe werden die Marker ebenfalls in der Reihenfolge, in der sie in der Tabelle aufgelistet sind, dargestellt.
  • 6 Dieses Textfeld enthält die Beschreibung der Gruppe bzw. des Markers. Diese Beschreibung ist im Popover zum Setzen der Marker zu sehen. Die Markerbeschreibung ist ebenfalls in der expandierten Markeransicht sichtbar. Da KanzLaw automatisch beim Setzen eine Hilfsgruppe mit dem Namen „Alle“ anlegt, kann eine eigene Gruppe mit dem Namen „Alle“ zu Verwirrungen führen.
  • 7 Markersymbole können mit einer frei wählbaren Farbe eingefärbt werden. Falls ein Markersymbol vorhanden ist, wird dieses eingefärbt, andernfalls das Gruppensymbol. Die Text- und Hintergrundfarbe des Markers lassen sich separat einstellen. Der Übersichtlichkeit halber ist die Farbauswahl erst in der Markeransicht sichtbar und nicht im Symbolauswahlfeld. Ein Klick auf das „–“ löscht die Farbe wieder.
  • 8 In diesem Feld kann ein Symbol gesetzt werden durch Drag&Drop, einen Klick auf die Symbolfläche oder das „+“. KanzLaw liefert eine Vielzahl vorgefertigter Markersymbole mit, Sie können jedoch jedes beliebige Bild verwenden. Beim Klick in das Feld bzw. auf das „+“ öffnet sich ein Dateiauswahlfenster mit den vorgefertigten Symbolen. Sie können mit diesem Fenster auch jedes andere Bild auf ihrem Computer auswählen und verwenden.
  • 9 Die Aktivierung dieser Checkbox ermöglicht das automatische Setzen von Markern nach vordefinierten Regeln. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion ist im Unterkapitel „Automatische Aktenmarker“ zu finden.
  • 10 Die Aktivierung dieser Checkbox ermöglicht das automatische Zurücksetzen von Markern durch den Server.
  • 11 Durch die Aktivierung der Option „gelöschte Gruppen und Marker anzeigen“ werden gelöschte Gruppen und Marker angezeigt und können wiederhergestellt werden.

Die Aktenmarker gestatten Ihnen unterschiedliche Anwendungskonzepte. So können Sie z.B. nur ein Gruppensymbol setzen und die Marker farblich voneinander trennen.

Alternativ können Sie für jeden Marker innerhalb einer Gruppe ein separates Symbol verwenden – und dieses nach Bedarf einfärben. So kann man z.B. gegensätzliche Eigenschaften markieren, z.B. Untergewicht/ Übergewicht.

Falls Sie keine Symbole verwenden möchten ist dies auch möglich, dann erscheint im expandierten Modus nur der Text, natürlich können Sie auch nur Symbole ohne Beschreibung nutzen. Je nach Bedarf können Sie die verschiedenen Möglichkeiten beliebig kombinieren und Ihren Gegebenheiten anpassen.

Wiederherstellen von Gruppen & Markern

Durch Aktivierung der Checkbox „gelöschte Gruppen und Marker anzeigen“ werden zusätzlich alle gelöschten Gruppen und Marker angezeigt. Im Bereich 1 sehen Sie dann unterhalb des Gruppen- bzw. Markersymbols die Möglichkeit, gelöschte Gruppen und Marker wiederherzustellen.

Automatisches Zurücksetzen von Markern

Durch Aktivierung der Checkbox 10 können Sie Marker automatisch zurücksetzen. Das Zurücksetzen wird vom Server ausgeführt und ist danach auf allen Clients wirksam. Als mögliche Intervalle stehen Ihnen monatlich, quartalsweise, halbjährlich und jährlich zur Verfügung.

Marker als Checkboxen nutzen

Sie können Marker als Checkboxen im Aktenpanel aktivieren. Dies geschieht in dem sie die Checkbox „Checkbox zuordnen“ aktivieren.

Bei allen Marken denen eine Checkbox zugeordnet wurde sehen Sie im Aktenpanel eine entsprechende Checkbox. Diese Checkbox ist aktiviert, wenn der Marker gesetzt ist.

Wenn Sie die Checkbox aktivieren wird auch der Marker gesetzt, d.h. Marker und Checkbox sind synchron.

Konfiguration der Markeransicht

Sie können die Markeransicht im expandierten Modus durch einen Klick auf das Schlosssymbol sperren. In diesem Fall überdecken die Markersymbole und die zugehörigen Beschreibungen das Aktenbild – unabhängig von der Mausposition. Diese Einstellung ist spezifisch für Ihren Arbeitsplatz sowie Kartei, Aktendetails und Akteninfo. In der Marker-Verwaltung können Sie mit dem Button Arbeitsplatzeinstellung 2 weitere Einstellungen vornehmen, die arbeitsplatzspezifisch alle Markeransichten beeinflussen.

Sie können die Deckkraft im kompakten und expandierten Modus einstellen. Dies betrifft die Transparenz der grauen Anzeigeleiste im kompakten Modus sowie den weißen Hintergrund im expandierten Modus. Wenn Sie die Deckkraft im kompakten Modus auf 0% setzen, sehen Sie keine Anzeigeleiste mehr, Markersymbole jedoch weiterhin. Im expandierten Modus kann es sein, dass bei einer Deckkraft von 0% die Beschreibungstexte über dem Aktenbild schwer lesbar sind. Bei einer Deckkraft von 100% im expandierten Modus wird das Aktenbild überdeckt.

Mit den Reglern „Minimaler Abstand der Symbole“ und „Maximaler Abstand der Symbole“ können Sie den Abstand der Symbole innerhalb einer Gruppe einstellen. Die Markeransicht versucht, den größtmöglichen Abstand zu wählen, bei dem noch alle Symbole sichtbar sind. Der absolute Abstand entspricht dem prozentualen Anteil an der Symbolgröße. Ein Abstand von 50% bedeutet z.B., dass die Symbole eine halbe Symbolgröße voneinander getrennt sind. Bei negativen Werten überlappen sich die Symbole. So überlappen sich die Symbole bei einem Abstand von -25% zu einem Viertel.

Mit dem Regler „Abstand zwischen Gruppen“ können Sie den Abstand zwischen den Symbolen unterschiedlicher Gruppen anpassen. Eine Angabe von 1.0 bedeutet z.B. einen zusätzlichen Abstand von einer Symbolgröße zwischen den Symbolen zweier Gruppen.

Wenn automatische Marker verwendet werden in denen eine zeitliche Komponente enthalten ist, werden die Marker der Akten erst angepasst, wenn die Kartei geöffnet wird. Wenn z.B. ein Marker anzeigt, dass ein Termin einmal im Quartal stattfinden soll und die Kartei 4 Monate nach dem letzten Termin erneut geöffnet wird zeigt die Statistik diesen Marker als „nicht gesetzt“ an. Sobald man die Kartei öffnet, wird der Marker gesetzt. Die Option „Vorberechnung der Marker starten“ lädt an einem Arbeitsplatz alle Karteien, um die Marker für die gesamte Kanzlei neu zu berechnen.

Automatische Aktenmarker

Sie können mit vordefinierten Regeln Aktenmarker automatisch setzen und entfernen. Zum Auswerten der Regeln greift KanzLaw auf die Skriptsprache Python zurück. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, einfache Skripte selbst zu schreiben. Im erweiterten Modus stehen Ihnen alle Möglichkeiten einer hochentwickelten Skriptsprache zur Verfügung.

Sobald Sie die Checkbox 9 aktiviert haben, ermöglicht Ihnen der Bereich 3 das Erstellen und Testen der automatischen Marker.

Mit dem Suchfeld 12 können Sie eine Akte laden, an dem Sie die Automatisierung testen können. Die Auswahltabs 13 erlauben Ihnen, zwischen dem „einfachen“ und „erweiterten“ Modus zu wechseln, eine genaue Beschreibung der Modi erfolgt in den Unterkapiteln „Der einfache Modus“ und „Der erweiterte Modus“. In das Textfeld 14 können Sie die Skripte mit den Regeln zur Automatisierung schreiben. Der „Skripte testen“- Button 16 testet alle verfügbaren automatischen Marker an der geladenen Akte. Mögliche Fehler werden als Nachricht am oberen rechten Bildschirmrand angezeigt. Zusätzlich wird auch die Ausführungszeit aller Skripte gemessen und ausgegeben. Die Fehler- und Zeitausgabe findet nur in der Markerverwaltung statt.

Mit dem „Skript kopieren“-Button 15 kopieren Sie den gesamten Python-Code der geladenen Akte in die Zwischenablage. Dies ermöglicht Ihnen das Entwickeln und Testen Ihrer Skripte in einer separaten Entwicklungsumgebung. Das kopierte Skript enthält dabei auch die zur Ausführung notwendigen Aktendaten. Eine ausführliche Anleitung zur Nutzung dieses Modus finden Sie unter dem Punkt „externe Entwicklungsumgebung nutzen“.

Beim Laden des Aktenbildes in Kartei, Aktendetails und Akteninfo sowie bei Änderungen in der Kartei und Aktendetails werden die Skripte im Hintergrund ausgeführt und die entsprechenden Marker gesetzt bzw. entfernt, sobald die Berechnungen beendet wurden. Die Ladezeit des entsprechenden Fensters wird dadurch nicht verlängert. Falls die Ausführungszeit der Skripte jedoch sehr lang ist, kann es passieren, dass die Marker erst deutlich nach dem Laden des Aktenbildes durch die Automatisierung geändert werden. Vermeiden Sie deswegen Ausführzeiten oberhalb des einstelligen Sekundenbereichs.

Die Tabelle 17 im rechten Bereich der Markerverwaltung enthält alle verfügbaren Variablen sowie ihren Datentyp und eine kurze Beschreibung. Durch einen Doppelklick auf eine Zeile kopieren Sie die entsprechende Variable in das Skriptfeld. Mit dem Suchfeld 18 können Sie die Variablentabelle durchsuchen.

Manuelles Abschalten automatisierter Marker

Möchte man die Automatisierung bei einzelnen Akten vorübergehend deaktivieren, so muss in der Markeransicht der Zustand des Markers (aktiviert oder deaktiviert) manuell geändert werden. Dadurch ändert sich das Pfeilsymbol in der Markerliste neben dem entsprechenden Marker zu einem durchgestrichenen Symbol 1 und zeigt damit an, dass der Marker nicht mehr automatisch aktualisiert wird. Um die Automatisierung wieder einzuschalten, klickt man auf das Pfeilsymbol aber nicht auf die Checkbox!

Aufgrund der historischen Entwicklung von KanzLaw ist es nicht möglich die Automatisierung über das Akteninfo-Panel an- bzw. abzuschalten. Wird als Beispiel ein bestehender Marker über das Panel deaktiviert, so gilt er als inaktiv. Er ist damit bei dieser Akte nicht mehr in der Markerliste sichtbar 2, weshalb die Automatisierung in diesem Zustand des Markers weder an- noch abgeschalten werden kann. Wenn ein Marker vor der Inaktivschaltung automatisiert wurde, wird die Automatisierung erneut aktiviert sobald sich an der Kartei Daten ändern. Die Verwendung der Vorberechnung setzt einen Marker ebenfalls wieder zurück auf aktiv, wodurch er automatisiert gesetzt wird.

Möchte man einen automatisiert gesetzten Marker bei einer Akte entfernen, so muss zunächst die Automatisierung abgeschalten und anschließend durch Klick auf die Checkbox der Marker entfernt werden.