Handbuch

Akte

Allgemeines

Wenn Sie in KanzLaw Kanzleisoftware eine neue Akte anlegen oder eine bereits bestehende Akte auswählen, öffnet sich ein Übersichtsfenster, in welchem Sie diverse Informationen eintragen und hinterlegen bzw. ansehen können. Dieses Fenster gliedert sich in vier Bereiche:

  • Im Bereich „Entität“ 1 werden die Informationen zu der Akte zusammengefasst. Dazu gehören eine Kurzbezeichnung, ein Gegenstandswert und die Aktennummer. Außerdem können Sie verschiedene weitere Bereiche ein- und ausblenden.
  • Im Bereich „Akteneinträge“ 2 werden alle Einträge der ausgewählten Akte angezeigt. Dabei wird nach bisherigen und zukünftigen Einträgen unterschieden.
  • Im Bereich „Abrechnungsdaten“ 3 werden die Rechnungen und Zeiterfassungen dargestellt.
  • Die Kommandozeile 4 kann genutzt werden, um neue Akteneinträge einzugeben oder andere Aktionen wie das Aufrufen von Formularen per Tastatur auszulösen.

Entität

In diesem Bereich sehen Sie eine Zusammenfassung 1 der jeweiligen Akte. Sie können dort eine Kurzbezeichnung angeben (in der Regel wird diese automatisch von KanzLaw aus dem Mandanten und dem Gegner zusammengestellt), einen Gegenstandswert und ein Anlagedatum hinterlegen und einen Hauptsachbearbeiter aus der Liste Ihrer Nutzer hinterlegen. Auch ein Referat kann eingetragen werden. Des Weiteren wird eine Aktennummer eingefügt. Diese können Sie über die Schaltfläche 2 direkt von KanzLaw erzeugen lassen.

Unterhalb der Zusammenfassung stehen Ihnen mehrere Felder 3 zur Verfügung, die bei Bedarf ein- oder ausgeklappt werden können. Unter dem Punkt „Beteiligte“ sind alle Personen und Institutionen hinterlegt, die für diesen Fall relevant sind. Auch hinzugefügte Marker (siehe Kapitel „Marker“) und Notizen können angezeigt werden. Die Baumansicht ist in erster Linie hilfreich, wenn es sich um Sammelklagen handelt, da an dieser Stelle alle zusammenhängenden Akten dargestellt werden.

Möchten Sie selber konfigurieren, welche dieser Felder in Ihren Akten erscheinen oder komplett ausgeblendet werden sollen, können Sie über das Einstellungsrädchen 4 oben rechts das entsprechende Einstellungsmenü öffnen.

Beteiligte

Unter dem Punkt „Beteiligte“ können Sie alle natürlichen und juristischen Personen hinterlegen, die in der Akte vermerkt werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel Gutachter, Gerichte, Gegner und die Mandanten selber. Wenn Sie die gewünschten Personen bereits in KanzLaw eingepflegt haben, können Sie diese über das Suchfeld finden und auswählen. Sollten Sie neue Personen anlegen müssen, klicken Sie auf „Neu anlegen“. Es öffnen sich direkt die Personendetails, in welchen Sie alle relevanten Informationen hinterlegen können.

Akteneinträge

Hauptbestandteil dieses Bereichs sind die Akteneinträge. Dazu gehören Dokumente, Fristen, Vorgänge, Notizen und andere, frei wählbare Einträge (siehe Kapitel „Akteneintragstypen“). In dieser Ansicht werden die Einträge, sofern vorhanden, in zwei Bereiche gegliedert: Einträge, die die Zukunft 1 betreffen (z.B. Fristen und Termine) und Einträge, die bisher 2 hinterlegt worden sind.  Wenn Sie auf einen bestehenden Eintrag klicken, erscheinen alle Details, sowie die Möglichkeit, den Eintrag zu bearbeiten.

Neue Einträge können schnell über die „+“-Schaltfläche 3 hinzugefügt werden. Es öffnet sich direkt eine Auswahl aller bereits vorhandenen und oder angelegten Akteneintragstypen. Über die „–“-Schaltfläche daneben können Einträge wieder entfernt werden. Außerdem können Sie hier bequem Fotos und Audiodateien hinzufügen. Über „SMS“ können Sie beispielsweise Terminerinnerungen per SMS an den jeweiligen Mandanten senden, insofern das SMS-Modul freigeschaltet ist.

Unter „Aktionen“ 4 finden Sie zudem folgende Möglichkeiten:

  • Exportieren
  • E-Mail versenden
  • Drucken
  • Selektion drucken
  • Faxen

An der rechten Seite sind außerdem zwei weitere Symbole 5 zu finden. Das erste Symbol mit den drei Punkten ermöglicht es Ihnen, folgende weitere Einstellungen zu treffen:

  • Aktuellen Tabellenfilter als Standardfilter für diese Tabelle speichern
  • Größe der Popover für die Akteneinträge zurücksetzen

Über das äußerste Symbol können Sie zudem den Zeilenumbruch für die Dokumentation ein- oder ausstellen. Dabei gibt es über mehrmaliges Klicken auf das Symbol folgende Optionen:

  1. Nur erste Zeile anzeigen
  2. So viele Zeilen wie möglich alle in einer Zeile darstellen
  3. Mehrzeilige Darstellung des gesamten Akteneintrags

Abrechnung

Der rechte Bereich des Akten-Fensters stellt die Abrechnungsdaten dar. Hier können Sie im oberen Reiter zwischen „Abrechnung“ 1 und „Zeiterfassung“ 2 wählen. Die Zahlen nach den Bezeichnungen geben jeweils an, wie viele Abrechnungen bzw. Zeiterfassungen für diese Akte vorhanden sind.

Weitere Informationen zur Abrechnung und Zeiterfassung finden Sie im entsprechenden Kapitel.

Kommandozeile

Die Kommandozeile befindet sich am unteren Bildrand des Fensters. Sobald Sie eine Akte öffnen, ist diese sofort aktiviert, sodass Sie bei Bedarf direkt anfangen können zu tippen. Wie im Beispiel oben dargestellt, beginnt die Suche nach möglichen Einträgen oder Formularen bereits beim Eingeben des ersten Buchstabens. In diesem Fall reicht ein „f“, um die Einträge „Frist“ und „Foto“, sowie eine Reihe von möglichen Formularen als Vorschläge angezeigt zu bekommen. Sie können nun über die Pfeiltasten (oder durch das Tippen weiterer Buchstaben) zum gewünschten Punkt gelangen und diesen dann mit der Enter-Taste aufrufen.

Neue Akteneinträge erstellen

Um neue Informationen in die Akte hinzuzufügen, kann entweder die „+“-Schaltfläche in der Übersicht der Akteneinträge oder die Kommandozeile genutzt werden. Dabei müssen Sie direkt einen Akteneintragstyp auswählen. Allerdings lässt sich dieser auch nach Öffnen des Eingabefensters noch verändern. Wenn Sie einen Eintrag des Typs „Text“ öffnen, erscheint beispielsweise das folgende Eingabefenster:

Im Auswahlfeld 1 kann der Akteneintragstyp ausgewählt oder verändert werden (hier also „Text“). Wenn Sie den Akteneintragstyp an dieser Stelle verändern, passt sich das Eingabefenster automatisch den Bedürfnissen des jeweiligen Typs an.

Das Drop-Down-Menü 2 auf der rechten Seite zeigt den entsprechenden Medientyp an (in diesem Fall „Text“, allerdings sind auch „Anhang“ und „Brief“ möglich).

Im Eingabebereich 3 kann der Text für den Karteieintrag eingegeben oder diktiert (siehe Kapitel „Spracherkennung“) werden. Möchten Sie dem Karteieintrag einen Anhang (z.B. Bild, PDF oder Video) hinzufügen, ziehen Sie die entsprechende Datei einfach vom Desktop, Finder oder Spotlight (die Mac-weite Suchlupe ganz oben rechts auf Ihrem Bildschirm) in den Eingabebereich. Alternativ können Sie auch den Medientyp 2 auf „Anhang“ ändern. Das Fenster sieht dann folgendermaßen aus:

In diesem Fall erscheint ein konkreter Bereich 4, der Sie dazu auffordert, Dateien per Drag & Drop in das Fenster zu ziehen. Außerdem können Sie über die „+“-Schaltfläche unten links 5 den Finder öffnen und dort Dateien auswählen.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, den Medientyp 2 auf „Brief“ umzustellen. Dies verändert das Eingabefenster folgendermaßen:

Es steht Ihnen weiterhin ein Textfeld für die Eingabe einer Mitteilung zur Verfügung, allerdings erscheinen zusätzlich diverse Bereiche 6, die für den Versand eines Briefes notwendig sind. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Briefschreibung“.

Tipps zur Navigation

Nach Öffnen der Akte ist diese zunächst immer in der Kommandozeile, von wo aus Sie durch Tippen von z. B. Karteieintrags-Kürzeln einen entsprechenden Karteieintrag anlegen können. Mit den Pfeiltasten können Sie, sobald Sie sich in der Übersicht der Akteneinträge befinden, durch die Einträge navigieren. Mit Pfeil-nach-rechts oder Tab springen Sie in den selektierten Eintrag hinein, um ihn zu editieren. Enthält ein Eintrag Anhänge wie Bilder oder PDFs, können Sie diese mit ⌘ Cmd + E (oder Doppelklick auf die Tabellenzeile oder das Vorschaubild) extern öffnen (Merkhilfe: E wie Extern).

Sie können auch mit gedrückter ⌘ Command-Taste und Mausklick mehrere Einträge in der Tabelle selektieren (bzw. Shift-Taste und Mausklick, um ganze Regionen zu selektieren; oder ⌘ Cmd + A, um alle Akteneinträge mit einem Schlag zu selektieren), und dann alle enthaltenen Bilder mit ⌘ Cmd + E extern öffnen. Außerdem können Sie per Rechtsklick auf die Selektion die selektierten Einträge löschen, ausschneiden (zum Beispiel, um Sie in eine andere Akte einzufügen), in die Zwischenablage kopieren (um Sie z.B. in einer E-Mail oder einem Brief einzufügen), oder duplizieren (wenn Sie ähnliche neue Einträge für das heutige Datum anlegen wollen).

Mit ⌘ Cmd + K erreichen Sie von überall aus wieder die Kommandozeile.