beA

Was ist das beA?

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) gewährleistet die rechtskonforme Übermittlung von Schriftsätzen und Dokumenten sowie die Kommunikation von Gerichten und Behörden mit Anwälten, Notaren, Unternehmen und Bürgern.

Jeder Anwalt und jede Rechtsanwaltsgesellschaft ist dazu verpflichtet, ein solches Postfach zu führen.

Wie wird es beantragt?

Alle Informationen zu technischen Voraussetzungen, Installation und Registrierung finden Sie im beA-Anwenderhandbuch: https://handbuch.bea-brak.de/

Denken Sie daran, Ihr Software-Zertifikat in Ihrem beA-Account zu hinterlegen:
https://portal.beasupport.de/fragen-antworten/kategorie/aktualisierung-bea-sicherheits-token/hinterlegung-neues-software-zertifikat

Administratives

Server-Tools

Das beA-Modul kann im Reiter “Status” gestartet, gestoppt oder beendet werden. 1 Stopp erfolgt über den roten x-Button 2, Start über den grünen Play-Button 3 Sollte es Ihnen einmal nicht möglich sein, das Modul zu starten, kontaktieren Sie unseren Support.  

Installation

Die Installation übernimmt ein zollsoft-Mitarbeiter.

Update beA-Server

Öffnen Sie die Server-Tools und navigieren Sie zu Module > BEA > Update starten, um das Update herunterzuladen. Falls nötig, klicken Sie zuvor auf Update suchen, um die neuesten Updates anzuzeigen.

Um sicherzustellen, dass alle Änderungen übernommen werden, starten Sie das beA-Modul unter Status neu.

Führen Sie das Update des Servers und des Clients wie gewohnt unter Update durch.

Zertifikat in Nutzerverwaltung

Um das beA-Modul in KanzLaw nutzen zu können, muss ein Softwarezertifikat hinterlegt werden (der Chipkartenlogin wird derzeit nicht unterstützt). Dazu ist derzeit ein Reiter in der Nutzerverwaltung vorgesehen. 1

Das Zertifikat lässt sich per Drag & Drop hinzufügen und per “-” 2 wieder entfernen. Mit dem Button ‚Validieren‘ wird die Gültigkeit des Zertifikats überprüft.
Per Klick auf ‚Zuweisen‘ wird dann eine Verknüpfung zwischen dem Nutzer und dem entsprechenden beA-Account angelegt.

Jetzt sollten in der Inbox die Postfächer erscheinen, auf die Sie Zugriff haben (erkennbar durch das blaue B) 1

Die Zahl der ungelesenen Nachrichten erscheint in grauer Farbe. Eine rote Zahl deutet an, dass einige Nachrichten nicht richtig geladen werden konnten (in diesem Fall wegen fehlender Berechtigungen).

Rechte

Die Rechtezuordnung erfolgt über die beA-Website und wird über das Zertifikat automatisch in KanzLaw übernommen.

Anwendung

Rechts oben auf der Startseite erkennen Sie, ob Sie eingeloggt sind. 1

Nachrichtenverwaltung

Bei Klick auf eines der Postfächer erscheint die beA-Nachrichtenverwaltung des entsprechenden Postfachs:

Unter Synchronisiert 1 sind Ihre im beA-Webclient erstellten Ordner zu finden. Die wichtigsten sind der Posteingang und der Gesendet-Ordner.

In den lokalen Ordnern gibt es den Importiert-Ordner 2, in welchem Nachrichten landen, die von KanzLaw vollständig heruntergeladen und entschlüsselt wurden. Im Posteingang hingegen befinden sich auch solche Nachrichten, dei denen dies noch nicht der Fall ist. 
Im Entwürfe-Ordner werden standardmäßig Ihre Nachrichtenentwürfe abgelegt. Diese können in den Papierkorb verschoben und dort endgültig gelöscht werden. Während des Versands landet der Entwurf im Postausgang und nach erfolgtem Versand im Gesendet-Ordner.

Per Klick auf das Plus können Sie auch eigene Ordner und Unterordner erstellen 3, diese per Drag & Drop verschieben und per Rechtsklick umbenennen.

Nachrichtenübersicht

In der Nachrichtenübersicht werden die Nachrichten des gerade geöffneten Ordners angezeigt.

Ab einer bestimmten Zahl von geladenen Nachrichten erscheint ein Button, durch den sich weitere Nachrichten laden lassen. 1

Jede Nachricht enthält die folgenden Angaben:

• Akte, zu der die Nachricht gehört (falls vorhanden)
• Datum der Zustellung (bei versandten Nachrichten) oder das letzte Änderungsdatum (bei noch nicht versandten Nachrichten)
• Typ der Nachricht: entweder Schriftgutobjekt (= normale Nachricht), oder eEB-Abgabe/Zurückweisung (siehe unten)
• blauer Kreis neben dem Typ, falls eine Nachricht noch ungelesen ist (analog zur Email)
• Büroklammer-Icon, wenn die Nachricht ein Schriftgutobjekt ist
• Betreff (fett hervorgehoben, rechts neben der Büroklammer)
• Absender (bei empfangenen Nachrichten) bzw. Empfänger (bei verschickten Nachrichten) – direkt unter dem Betreff

Es sind folgende Aktionen möglich:

• Editieren eines Nachrichtenentwurfs (per Doppelklick auf den Entwurf)
• Verschieben von Nachrichten in andere Ordner (per Drag & Drop)
• Verschieben von Nachrichten in den Papierkorb
• Endgültiges löschen von Nachrichten im Papierkorb (sind dann weiterhin in der Datenbank, werden aber in der GUI nicht mehr angezeigt)
• Beantworten von eEB
• Wiederholter Versand einer Nachricht, deren Versand gescheitert ist (per Rechtsklick auf Nachrichten im Postausgang)
• Markieren von gelesenen Nachrichten als ungelesen
• Zuordnen von Nachrichten zu einer Akte (Rechtsklick oder Klick auf das Aktensymbol)
• Löschen der Aktenzuordnung
• Erstellen neuer Akten
• Absender als neue Person erstellen
• Öffnen der Personeninformationen des Absenders (falls vorhanden)

Nach Auswahl einer Nachricht in der Nachrichtenübersicht, werden rechts davon die Nachrichtendetails angezeigt.

Über der Nachrichtenübersicht befindet sich eine Suchleiste, die sich über den Button ganz rechts ein- und ausblenden lässt. 1

Wenn Sie nur Nachrichten angezeigt bekommen möchten, die einer ausgewählten Akte zugeordnet sind, können Sie die Akte im Aktensuchfeld auswählen. Mittels der Textsuche finden Sie Nachrichten, deren Betreff, Sender, Aktenzeichen oder Anhang eine bestimmte Zeichenkette enthalten.

Nachrichtendetails

Die Nachrichtendetails befinden sich in der rechten Hälfte der in der Nachrichtenübersicht ausgewählten Nachricht.

Oberhalb der Trennlinie werden Betreff, Datum, Sender, Adressat und Aktenzeichen der Nachricht angezeigt. 1 Darunter erscheint eine Vorschau des in der Tabelle ausgewählten Anhangs.
Unten links befindet sich die Anhang-Tabelle 2, unten rechts das Nachrichtenjournal. 3 Die Größen der einzelnen Elemente lassen sich anpassen. Das Nachrichtenjournal wird eingeklappt, wenn Sie es kleiner ziehen. Per Doppelklick auf den Anhang lässt sich dieser öffnen.

Zuordnung der Nachricht zu einer Akte und Änderung der Zuordnung

Durch einen Rechtsklick können Sie die beA-Nachricht der entsprechenden Akte zuordnen.

Nach der Zuordnung wird die beA-Nachricht in den Akteneinträgen der ausgewählten Akte sichtbar. 1

Sollte eine falsche Zuordnung erfolgt sein, können Sie diese über einen Rechtsklick und die Option „Aktenzuordnung für Nachricht löschen“ entfernen. Anschließend können Sie die Nachricht einer neuen Akte zuweisen.

Nachrichtenerstellung

Sie können eine Nachricht durch Klick auf das Plus Icon 1 erstellen. Per Klick auf das rechts daneben liegende Icon 2 öffnet sich ebenfalls die Nachrichtenerstellung, ordnet die Nachricht aber automatisch der gerade geordneten Akte zu.

Zusätzlich können beA-Nachrichten über die Personendetails erstellt werden.

Das Fenster zur Nachrichtenerstellung sieht wie folgt aus:

Hier lässt sich

• das Postfach festlegen, aus dem die Nachricht versendet werden soll (Postfach-Auswahl oben links)
• die Akte auswählen, mit der die Nachricht verknüpft werden soll 1
• die Safe-ID des Empfängers eintragen 2
• der Adressat über die beA-Nutzersuche suchen 3 (siehe Kapitel 4.6 Adressatensuche)
• der Betreff der Nachricht angeben
• das Aktenzeichen des Senders und Empfängers angeben
• einstellen, ob die Nachricht vertraulich sein soll
• eine Empfangsbestätigung anfordern (nur wenn mindestens ein Anhang ausgewählt ist)
• eine Justizbehörde auswählen (wenn der Empfänger ein Gericht ist)
• die Sendungspriorität auswählen, wenn der Empfänger ein Gericht ist

In der Anhang-Tabelle 4 lässt sich:

• ein Anhang hinzufügen (Drag & Drop/ Plus-Icon)
• ein Anhang entfernen (Minus-Icon/Back space)
• die Reihenfolge der Anhänge verändern (per Drag & Drop)
• die Bezeichnung eines Anhangs ändern (per Enter/F2 oder Rechtsklick)
• der Typ des Anhangs (Anlage oder Schriftsatz) festlegen

Regeln für Nachrichten:

• Der Betreff muss mindestens ein Zeichen haben.
• Der Nutzer muss die entsprechenden Rechte haben, um eine Nachricht zu versenden.
• Dateinamen für Anhänge dürfen nur Buchstaben, Ziffern, Umlaute, ß, Unterstrich und Bindestrich enthalten.
• Es darf maximal 1000 Anhänge mit insgesamt maximal 200 MB geben.
• Anhangnamen dürfen maximal 84 Zeichen beinhalten (inkl. Dateiendung).
• Die Dateiendungen .exe, .com, .bat, .cmd, .lnk und .ini sind nicht erlaubt. Für Nachrichten an Gerichte sind die Formate pdf und tiff vorgesehen, es ist aber technisch möglich (es kommt zu keiner Fehlermeldung) andere Formate zu verwenden.
• Wenn eine Nachricht mit eEB-Anforderung versandt wird, muss es mindestens einen Anhang geben.
• Wenn eine Nachricht nicht von Ihnen selbst und aus Ihrem eigenen Postfach versendet wird, müssen Sie die Schriftsätze vor dem Versand signieren.
• Wenn eine Nachricht an ein Gericht versandt wird, muss die Justizbehörde angeben werden.
• Wenn eine Nachricht an ein Gericht versandt wird, darf kein eEB angefordert werden.

Adressatensuche

Die Adressatensuche lässt sich durch Klick auf das Lupen-Icon 1 in der Nachrichtenerstellung öffnen:

Über die Suchmaske lassen sich die Suchparameter Kanzleiname, Name, Vorname & PLZ eintragen. Durch Klick auf Suchen oder Enter wird die Suche durchgeführt. Die Suchergebnisse werden in der Tabelle angezeigt. Diese lassen sich auch filtern. Mit Klick auf OK werden die Daten des ausgewählten Adressaten in die Nachricht eingetragen.

Elektronisches Empfangsbekenntnis

Wenn Sie ein Dokumente an einen anderen Anwalt schicken, haben Sie die Möglichkeit, vom Empfänger eine Empfangsbestätigung anzufordern. Der Empfänger kann die Empfangsbestätigung ablehnen, wenn zum Beispiel Dokumente fehlen, inkorrekt sind oder die Nachricht an den falschen Adressaten ging.

Das rote Fragezeichen in der Empfänger-Zeile 1 zeigt an, dass für diese Nachricht ein eEB angefordert wurde. Wurde das eEB für diese Nachricht abgegeben, steht an dieser Stelle ein rotes x, im Falle einer Abgabe ein Häkchen.

Durch Rechtsklick auf die mit Fragezeichen gekennzeichnete Nachricht, lässt sich ein Dialog zur Erstellung einer eEB-Abgabe oder Zurückweisung erstellen.

Bei der eEB-Abgabe muss ein Datum angegeben werden, welches standardmäßig auf “heute” gesetzt ist. 1

Unter Empfangsbekenntnis kann man auswählen, ob man das eEB abgeben oder zurückweisen möchte. Bei einer Zurückweisung muss einer von drei möglichen Gründen und eine Erläuterung angegeben werden.

beA Anwenderhandbuch

https://handbuch.bea-brak.de