Aufgabenverwaltung

Allgemein

In KanzLaw können Sie Aufgaben anlegen, verwalten und den Arbeitsablauf verfolgen. Eine Aufgabe kann sowohl einem Nutzer als auch mehreren Nutzern zugewiesen werden. Es besteht zudem die Möglichkeit, beim Anlegen der Aufgabe zuerst keine Zuweisung zu definieren. Die nicht zugewiesenen Aufgaben können später von jedem beliebigen Nutzer übernommen werden. Zudem wird zwischen öffentliche und privaten Aufgaben unterschieden.

Die Aufgaben unterscheiden sich auch in Bezug auf eine Akte und die Sichtbarkeit. Es gibt:

• allgemeine Aufgaben (ohne jeglichen Bezug auf eine Akte) oder
• Aktenaufgaben (aktenbezogene Aufgaben) sowie
• öffentliche Aufgaben oder
• private Aufgaben.

Private Aufgaben können nur von direkt beteiligten Nutzern (Ersteller und Verantwortliche) und Nutzern mit erweiterten Rechten angesehen werden. Öffentliche Aufgaben können von allen Nutzern gefunden, kommentiert und übernommen werden. Die initiale Sichtbarkeit für neu angelegte Aufgaben kann nutzerspezifisch unter dem Einstellungs-Punkt „Einstellungen → Arbeitsabläufe“ eingestellt werden.

Aufgaben-Panel

Wird ein Benutzer eingeloggt oder gewechselt, werden alle aktuellen offenen Aufgaben dieses Nutzers sowie alle nicht zugewiesenen Aufgaben geladen. Die Aufgabenübersicht erreichen Sie mit dem Aktivieren des entsprechenden Panels. Es gibt mehrere Wege, das Aufgaben-Panel aufzurufen:

• über den Menüpunkt Verwaltung → Aufgaben,
• über den „Aufgaben“-Button in der KanzLaw-Startseite, der Akte oder den Personendetails oder
• über das Tastenkürzel ⌃Ctrl + ⇧Shift + A.

Aufgaben

Der Aufgaben-Button an sich gibt bereits Informationen über die Anzahl der offenen Aufgaben in folgenden Gruppen:

• Roter Kreis: Aktenaufgaben (eigene und nicht zugewiesene Aufgaben in Bezug auf eine selektierte Akte)
• Oranger Kreis: Eigene Aufgaben (alle dem eingeloggten Nutzer zugewiesenen Aufgaben, ausgenommen die Aktenaufgaben)
• Blauer Kreis: Nicht zugewiesene Aufgaben (ausgenommen die Aktenaufgaben)

Ist kein Nutzer eingeloggt oder keine Akte ausgewählt oder gibt es keine Aufgabe in der Gruppe, werden die Zahlen und Kreise nicht angezeigt.

Aufgabenübersicht

Tabellenansicht

Wenn Sie die Aufgaben über die Menüleiste oder das Symbol in der Symbolleiste öffnen, erscheint das Fenster „Aufgabenübersicht“. Am Kopf der Tabelle sind dabei die verschiedenen Spalten 1 zu sehen. Mehr Informationen zu diesem Punkt, sowie der Konfiguration und Auswahl von Werten für einzelne Spalten und Felder finden Sie im Abschnitt Tabellenkopf und Filterzeile.

Auch im Panel der tabellarischen Aufgabenübersicht werden die Aufgaben auf drei Gruppen verteilt und in der Sektion-Tabelle aufgelistet. Die Hintergrundfarben der Gruppenzeilen Aktenaufgaben 2, Eigene Aufgaben 3 und noch nicht zugewiesene Aufgaben 4 entsprechen den Hintergrundfarben der Zahlenkreise (siehe Aufgaben-Symbol). Wenn die Gruppe keine Aufgabe enthält, hat die Gruppenzeile einen grauen Hintergrund.

Über den „+“-Button 5 können neue Aufgaben erstellt werden. Der danebenliegende Button 6 ermöglicht das Erstellen einer neuen Aufgabe aus einer Vorlage heraus. Auch die Kommandozeile 7 kann genutzt werden, um neue Aufgaben anzulegen oder bereits bestehende Aufgaben zu finden. Der „–“-Button 8 löscht Aufgaben. Über das Stiftsymbol daneben (oder einen Doppelklick auf die entsprechende Aufgabe in der Liste) können Sie Aufgaben bearbeiten.

Zusätzlich können Sie über die Filterauswahl unten 9 direkt voreingestellte Filter bezüglich des Nutzers, der Aktenaufgaben oder des Status der Aufgaben anzeigen lassen (mehr dazu im Abschnitt Filterauswahl). Ein Trichter-Symbol oberhalb der Tabelle ermöglicht es außerdem, konkrete Filter einzeln abzuspeichern.

Über das Menü auf der linken Seite 10 haben Sie drei wichtige Unterpunkte zur Auswahl: Die Übersichten (hier kann zwischen Tabellenansicht und Kachelansicht gewechselt werden), die Einstellungen und eventuelle Arbeitslisten.

Tabellenkopf und Filterzeile

In KanzLaw können Sie üblicherweise die Tabellenansicht Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Durch Drag-and-drop im Tabellenkopf können Sie die Spalten umsortieren und die Spaltenbreiten ändern. Des Weiteren können zusätzliche Spalten ein- oder vorhandene Spalten ausgeblendet werden. Das gelingt, indem Sie durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf das Kontextmenü aufrufen und die Spalten aktiviert bzw. deaktiviert. Alle aktiven Spalten sind mit einem Häkchen gekennzeichnet.

Außerdem können Sie in jede Spalte, die eine Lupe oder einen Kreis (jeweils zum Filtern und Suchen) anzeigt, einzeln rechtsklicken und sich anzeigen lassen, welche Filteroptionen direkt verfügbar sind. Im folgenden Beispiel wird dies anhand der Spalte „Verantwortliche“ gezeigt:

Dabei hat jede Spalte unterschiedliche Funktionen und Filtermöglichkeiten, wobei die Option „Auswahl löschen“ immer vorhanden ist. Wenn eine Lupe angezeigt wird, sind konkrete voreingestellte Filter vorhanden (Filterung per Kontextmenü) und nur diese können ausgewählt und angegeben werden. Wenn ein leerer Kreis angezeigt wird, ist das Filterfeld frei zu beschriften und besitzt keine von KanzLaw voreingestellten Filter.

Name	Beschreibung	Filter aus dem Kontextmenü
✔️	Aufgabe erledigt (bei gesetztem Häkchen)	„Ja“, „Nein“
fällig bis	Datum und Zeit, bis wann die Aufgabe erledigt werden muss	–
Beschreibung	Beschreibung der Aufgabe	–
Verantwortliche	Nutzer, die die Aufgabe bearbeiten sollen	alle verfügbaren Nutzer Ihrer Kanzlei
Akte	Button, um zur zugewiesenen Akte zu gelangen
Ersteller	Nutzer, der die Aufgabe erstellt hat	alle verfügbaren Nutzer Ihrer Kanzlei
Akte	Aktenbezeichnung, der Akte auf die sich die Aufgabe bezieht (nur bei aktenbezogenen Aufgaben)	–
Kommentare	Anzeige, ob Kommentare vorhanden sind (Anzahl)	„Ja“, „Nein“
Anhang	Anzeige, ob Dateien angehängt worden sind (Anzahl)	„Ja“, „Nein“
Priorität	Anzeige der Priorität	„Priorität mindestens:“, „Priorität genau:“, „Priorität höchstens:“
Status	Anzeige des Status der Aufgabe	„Offen“, „In Bearbeitung“, „Fertig“
sichtbar ab	Datum und Uhrzeit, ab wann die Aufgabe sichtbar ist	–
erstellt am	Datum der Erstellung	–
fällig bis/seit	Datum und Uhrzeit bis (im Falle von abgelaufenen Aufgaben: seit) wann die Aufgabe erledigt werden muss	–

Wenn eine Aufgabe bereits überfällig ist, wird anstelle eines Datums in der Spalte „fällig bis/seit“ angezeigt, wie lange die Aufgabe bereits überfällig ist: 

Dabei ist ein roter Hintergrund eingefügt, um auf die Aufgabe aufmerksam zu machen.

In Bezug auf Prioritäten der Aufgaben bestehen fünf Abstufungen, die in der Übersicht mit einem Pfeil und Farbkennzeichnung hinterlegt sind:

	höchste Priorität
	hohe Priorität
	normale Priorität
	niedrige Priorität
	niedrigste Priorität

Beispiel zur Nutzung: Sie möchten zum Beispiel die Aufgaben finden, die vom Nutzer „admin“ erstellt wurden und einen Anhang haben. Dann müssen Sie im Feld „Ersteller“ der Filterzeile entweder das Wort „admin“ (ein „ad“ oder „adm“ werden in der Regel reichen) schreiben oder diesen Nutzer aus dem Kontextmenü auswählen. Dann können Sie auf ähnliche Weise im Feld „Anhang“ entweder das Wort „Ja“ eintippen oder aus dem Kontextmenü auswählen.

Filterauswahl

Im Auswahlmenü 9 werden die gewöhnlichen Filter angezeigt. Oben in der Liste stehen allgemeine Nutzerfilter, danach folgen die Filter für die Nutzer mit Administrationsrechten. Der Filter „Tagesaufgaben für diesen Nutzer“ ist ein Standardfilter. Er wird beim Öffnen des Panels und zur Anzeige der Zahlen auf den Aufgabenschaltflächen verwendet. Wird ein anderer Filter ausgewählt, aktualisiert sich nur der Tabelleninhalt, die angezeigten Zahlen auf den Aufgabenschaltflächen bleiben unverändert.

Kachelansicht

Aus der eben besprochenen Aufgabenübersicht kann in eine überarbeitete Ansicht gewechselt werden. Diese besteht aus einer Filterzeile 1, in der nach konkreten Aufgaben und Prioritäten gefiltert werden kann, als auch Einstellungen bezüglich der Ansicht von fälligen, nicht sichtbaren und fertigen Aufgaben festgelegt werden können, und einer Tabelle 2, in der die als Kacheln dargestellten Aufgaben nach ihrem Bearbeitungsstatus („Offen“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) sortiert angezeigt werden.

Auch in dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, eine neue Aufgabe anzulegen 3, eine Aufgabe aus einer Vorlage zu erstellen 4, Aufgaben über die Kommandozeile 5 zu finden und anzulegen und Aufgaben wieder zu löschen 6. Das linke Menü bleibt in dieser Ansicht gleich zu dem der Tabellenansicht.

Kommandozeile

Mit einem Klick auf die Kommandozeile erscheint automatisch ein Popover, in welchem Sie bereits vorhandene Aufgaben sehen und die Möglichkeit haben, neue Aufgaben (auch aus Vorlagen) anzulegen. Durch Tippen in der Zeile beschränkt sich die Anzeige automatisch auf die entsprechenden Ergebnisse.

Die Suche von Aufgaben beschränkt sich dabei auf für den Nutzer sichtbare Aufgaben, welche

• nicht abgeschlossen sind,
• nicht gelöscht sind oder
• erst innerhalb der letzten 7 Tage abgeschlossen oder gelöscht worden sind.

Aufgabentabelle

Die Tabelle der Kachelansicht ist das Herzstück der Aufgabenübersicht. In ihr werden die Aufgaben, ihrem Bearbeitungsstatus entsprechend, in 3 Spalten („Offen“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) angezeigt. Der Status der Aufgaben kann über Drag-and-drop der Kacheln zwischen den Spalten oder über die folgenden Tastenkombinationen verändert werden:

⌥Opt + →	Aufgabe eine Spalte nach rechts verschieben
⌥Opt + ←	Aufgabe eine Spalte nach links verschieben
⇧Shift + ⌥Opt + →	Aufgabenstatus auf „fertig“ setzen
⇧Shift + ⌥Opt + ←	Aufgabenstatus auf „offen“ setzen

Außerdem lassen sich durch Doppelklick auf eine Aufgabe oder Drücken der Entertaste die Details der entsprechenden Aufgabe anzeigen.

Die Aufgabenkachel im Detail

Die Aufgabenkacheln enthalten Informationen über das Datum der Erstellung 1, der Priorität der Aufgabe 3, sowie Titel und Beschreibung der Aufgabe 4. Ist der Betrachter nicht selbst für die Aufgabe verantwortlich, erscheint ein Schlosssymbol 2, um anzuzeigen, dass der Nutzer den Status der Aufgabe nicht verändern kann.

Darunter sehen Sie, falls es sich um eine Aktenaufgabe handelt, den Namen der entsprechenden Akte 5, sowie ein Button in Form eines Symbols, der direkt zur Akte führt.

Im unteren Reiter sind verschiedene Anzeigefelder mit Informationen zu sehen: die Anzahl der Verantwortlichen 6, die Anzahl der Kommentare 7 und die Anzahl der Anhänge 8. Bei Klick auf diese Felder öffnet sich eine weitere Information in Form eines Popovers, zum Beispiel, um die Namen der Verantwortlichen anzuzeigen.

In einem farbigen Zeitfenster 9 wird je nach Status die Fälligkeit (für die Spalten „Offen“ und „In Bearbeitung“) oder der Zeitpunkt, an dem die Aufgabe erledigt wurde (für die Spalte „fertig“) angezeigt. Ist eine Aufgabe überfällig, wird dies auch an dieser Stelle angezeigt, in dem das Feld rot hinterlegt ist und die Zeit, die seit dem eigentlichen Termin der Fertigstellung vergangen ist, mit einem „–“-Zeichen angeführt wird.

Über den Stift 10 können Sie auch an dieser Stelle die Aufgabe bearbeiten, sofern Sie für diese verantwortlich sind.

Einstellungen

In den Einstellungen gibt es vier Unterbereiche: Benachrichtigungen, Benutzeroberfläche, Arbeitsabläufe und Aufgabenvorlagen.

Benachrichtigungen

Im Menüpunkt „Benachrichtigungen“ können Sie einstellen, in welchen Fällen Sie benachrichtigt werden möchten. Dabei können Sie zwischen „nie“, „immer“ oder einer bestimmten Prioritätsstufe unterscheiden. Diese Einstellungen sind einzeln für Verantwortliche, Aufgabensteller und Kommentatoren einzurichten.

Des Weiteren können Sie einstellen, ob Aktenaufgaben beim Öffnen der Akte, der die Aktenaufgabe zugeordnet ist, angezeigt werden sollen. Hier können Sie bezüglich der Prioritätstufe zwischen “nie”, “für alle Prioritäten anzeigen” oder einer bestimmten Prioritätsstufe unterscheiden. Außerdem können Sie die Auswahl der hierbei angezeigten Aufgaben durch die Optionen “eigene aktuelle Aufgaben anzeigen”, “aktuelle Aufgaben anzeigen”, “eigene Aufgaben anzeigen”, “alle Aktenaufgaben anzeigen” konfigurieren.

Außerdem können Sie im erscheinenden Popover in der Akte mit einer Checkbox einstellen, ob nur diejenigen aktenbezogenen Aufgaben angezeigt werden, die dem Nutzer zugeordnet sind.

Des Weiteren kann im Aktenkurzinfo-Panel ab Version v1.144 eine Übersicht über alle für den angemeldeten Nutzer sichtbaren und offenen aktenbezogenen Aufgaben angezeigt werden. Aktivieren Sie dafür über das Einstellungsrädchen im Aktenkurzinfo-Panel den Block “offene Aktenaufgaben”. Dort werden alle für den angemeldeten Nutzer sichtbaren Aktenaufgaben unabhängig von der Priorität aufgeführt.

Außerdem kann über das Einstellungsrädchen im Aktenkurzinfo-Panel ab Version v1.144 der Block “eigene Aktenaufgaben” aktiviert werden – damit werden dem Nutzer prioritätsunabhängig nur diejenigen sichtbaren und offenen aktenbezogenen Aufgaben angezeigt, die dieser Nutzer entweder selbst bearbeiten soll oder für die es keine Verantwortlichen gibt.

Benutzeroberfläche

Innerhalb dieser Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, zu entscheiden, ob das Verwaltungsfenster generell im Vordergrund bleiben soll, welche Funktion ein Doppelklick hat und wie die Darstellung in der Kachelansicht gestaltet wird. Auch die Anzahl an Aufgaben oder Akten in verschiedenen Bereichen Ihrer Historie können Sie per Schieberegler einstellen.

Außerdem können Sie entscheiden, welche Ansicht bei Klick auf den Aufgaben-Button von verschiedenen Punkten ausgehend angezeigt werden soll: die bevorzugte Aufgabenübersicht oder alle Aufgaben einer gewählten Akte.

Arbeitsabläufe

Die Einstellung „Arbeitsabläufe“ ermöglicht es Ihnen, die Sichtbarkeit neu angelegter Aufgaben auf privat oder öffentlich zu stellen. Außerdem können erledigte Aktenaufgaben automatisch in der jeweiligen Akte archiviert werden. Dazu müssen Sie entscheiden, ob keine Archivierung stattfinden soll, alle Aktenaufgaben (auch private) archiviert werden sollen oder nur öffentliche Aufgaben.

Die archivierte Aufgabe ist daraufhin in den Akteneinträgen unter dem Typ „AUFG-Archiv“ zu finden.

Hinweis: Sobald eine Aufgabe archiviert wurde, kann der Status dieser Aufgabe nicht mehr auf „offen“ oder „in Bearbeitung“ zurückgesetzt werden.

Außerdem können Sie entscheiden, ob es möglich sein soll, Aufgaben auch ohne Verantwortliche anzulegen. Wenn Sie dies verbieten möchten, wählen Sie einfach im Auswahlmenü die entsprechende Einstellung aus. In diesem Fall wird die Aufgabe dem eingeloggten Nutzer zugewiesen, wenn kein Verantwortlicher gewählt wird. Bereits bestehende Aufgaben ohne Verantwortliche bleiben bestehen.

Aufgabenvorlagen

Über diesen Punkt finden Sie alle von Ihnen angelegten Vorlagen für Aufgaben. Außerdem können Sie an dieser Stelle neue Vorlagen anlegen.

Arbeitsliste Aufgaben

Durch einen Doppelklick auf eine Aufgabe wird diese automatisch der Arbeitsliste Aufgaben hinzugefügt.

Alle Aufgaben der Arbeitsliste können über das „x“ 1 vor der Aufgabenbezeichnung aus der Liste gelöscht werden. Auf der rechten Seite sehen Sie zudem direkt die Priorität 2 der jeweiligen Aufgaben.

In der Hauptansicht sehen Sie alle Hauptinformationen 3 über die Aufgabe: die Bezeichnung, die Verantwortlichen und alle Details. Auf der rechten Seite sind weitere Detailangaben 4 zur Aufgabe zu finden. Dazu gehören unter anderem die Priorität, Sichtbar- und Fälligkeiten, verknüpfte Akten oder Anhänge. Alle Informationen können an dieser Stelle bearbeitet werden. Außerdem können Aufgaben über den entsprechenden Button 5 kommentiert werden.

Arbeitsliste Akten

Im linken Menü haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine Arbeitsliste von Akten anzulegen.

Unterhalb der Überschrift finden Sie das Suchfenster „Akte/Kontakt suchen“ 1. Hier können Sie gewünschte Akte oder Person eintippen und auswählen, um sie der Liste hinzuzufügen. Bereits hinzugefügte Akten oder Personen können Sie über das „x“ 2 vor dem Namen entsprechend wieder aus der Liste entfernen. Die Nummer hinter dem Akten-/Personennamen 3 zeigt dabei an, wie viele offene, für den eingeloggten Nutzer sichtbare Aufgaben momentan auf diese Akte/Person bezogen existieren.

Sobald Sie eine Akte oder Person in der Liste anklicken, erscheint im rechten Bereich des Fensters eine Übersicht 4 aller ihr zugeordneten Aufgaben. Für diese Übersicht können Sie außerdem Filter 5 auswählen, abspeichern und verwalten.Über das kleine Akten-Symbol 6 oberhalb dieser Tabelle können Sie auch direkt in die Akte springen.

Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, sehen Sie rechts weitere Details 7 und eventuelle Anhänge, die zu dieser Aufgabe gehören. Außerdem können Sie unten einsehen, wer verantwortlich ist und wie der Status lautet. Über den „erledigt“-Button 8 können Sie die Aufgabe beenden.

Hinweis: Wenn Sie über die Akte den „Aufgaben“-Button in der Symbolleiste anklicken, wird diese Akte automatisch in die Arbeitsliste übernommen.

Aktenaufgaben per Aktionskette anzeigen

Mit Aktionsketten vom Typ ,,Aktenaufgaben anzeigen” können Sie sich für eine Akte die dieser Akte zugeordneten Aufgaben anzeigen lassen. Dabei können Sie zwischen den Optionen ,,alle anzeigen” und verschiedenen Mindestprioritätsstufen für die Anzeige der Aufgaben auswählen.

Nach dem Auslösen der Aktionskette öffnet sich dann ein Popup-Fenster, in dem die Aufgaben für diese Akte entsprechend der ausgewählten Mindestprioritätsstufe für diese Aktionskette angezeigt werden.

Des Weiteren werden dabei nur diejenigen Aufgaben angezeigt, für die der Nutzer die Rechte hat, diese Aufgaben einzusehen.

Die Menge der angezeigten Aufgaben lässt sich weiter einschränken, indem Sie in diesem Popup-Fenster im Drop-Down Menü „Nur eigene Aufgaben anzeigen“ auswählen – dann werden dem Nutzer nur die eigenen Aufgaben für diese Akte angezeigt.

Aufgabenvorlagen

Über die Aufgabenvorlagen können Sie sich häufig wiederkehrende Aufgaben direkt als Vorlage abspeichern und so schnell immer wieder verwenden. Klicken Sie auf den Vorlagen-Button. Es öffnet sich ein Popover, in welchem Sie alle bereits angelegten Vorlagen einsehen können.

Die Vorlagenverwaltung

Über das seitliche Menü können Sie unter dem Punkt „Einstellungen“ die Option „Aufgabenvorlagen“ 1 auswählen. An dieser Stelle werden alle vorhandenen Vorlagen aufgelistet. Außerdem können Sie Vorlagen bearbeiten bzw. neu erstellen.

Für die allgemeinen Vorlagen können Sie über „+ Vorlage“ 2 eine neue Vorlage hinzufügen oder über den „–“-Button auf der rechten Seite wieder entfernen. Wenn Sie Ihre Vorlagen strukturieren möchten, können Sie auch Ordner anlegen 3, um diese zu sortieren.

Einer neuen Vorlage geben Sie zunächst einen Namen 4. Daraufhin legen Sie fest, wer für die Aufgabe verantwortlich ist. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: Zum einen können Sie generelle Verantwortliche 5 namentlich benennen, zum Beispiel wenn immer die ReFa dafür zuständig ist, einen Rückruf zu tätigen. Dann fügen Sie diesen Nutzer zum Feld „Verantwortliche“ hinzu. Sollten mehrere Verantwortliche angegeben sein, können Sie außerdem festlegen, ob die Aufgabe von allen genannten Nutzern erledigt werden muss.

Hinweis: Sie können entweder nur namentlich genannte Nutzer als Verantwortliche hinterlegen, nur kontextabhängige Verantwortliche angeben oder beides.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, kontextabhängige Verantwortliche 6 anzugeben, die sich auf die zugrundeliegende Aufgabe beziehen und sich prinzipiell jedes Mal ändern können. Hier haben Sie die folgende Auswahl, aus welcher Sie auch mehrere Verantwortliche benennen können:

• Ersteller (der Aufgabe)
• Kalender-/Ressourceninhaber
  • Hinweis: Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die mit einem Termin verknüpft sind. Der jeweilige Kalender- bzw. Ressourceninhaber des Termins kann an dieser Stelle verknüpft werden. In der Verwaltung der Terminarten können Sie festlegen, in welchen Kalendern welche Terminarten erscheinen.
• Erstbearbeiter
• letzter Bearbeiter
• Nachricht Absender (bei Aufgaben, die aus Nachrichten erstellt wurden)
• Nachricht Empfänger (bei Aufgaben, die aus Nachrichten erstellt wurden)

Bei Bedarf können Sie zusätzliche Details 7 als Beschreibung zur Aufgabenvorlage hinzufügen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, konkrete Details 8 zur Bearbeitung der Aufgabe anzugeben, zum Beispiel bezüglich der Priorität oder der Wiederholung.

Aufgabendetails

Auf der rechten Seite stehen einige weitere, optionale Angaben zur Aufgabe zur Verfügung.

Für die Vorlagen können Sie eine Sichtbarkeit („privat“ oder „öffentlich“) 1 und eine Priorität (niedrigste, niedrig, normal, hoch, höchste) 2 angeben.

Außerdem können Sie entscheiden, ob die Aufgabe erst ab einem bestimmten Zeitpunkt nach der Erstellung bzw. dem dazugehörigen Termin sichtbar 3 ist. Genauso können Sie hinterlegen, bis wann diese Aufgabe fällig 4 ist. In beiden Fällen wird angegeben, um wie viel Tage nach Erstellung oder Termin es sich handelt und um welche Uhrzeit. Auch die einzuplanende Zeit in Tagen 5 kann eingestellt werden.

Wenn die Aufgabe nach der Fertigstellung wiederholt werden soll, können Sie dies über die Aktivierung der entsprechenden Checkbox 6 einstellen. Weitere Informationen zur Wiederholung von Aufgaben finden Sie im nächsten Abschnitt.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Abschlussbedingungen für die Aufgabe zu hinterlegen. Um eine neue Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie auf den „+“-Button 7. Sobald eine Bedingung erscheint, können Sie über das Auswahlmenü 8 wählen, welche Bedingungen Sie für diese konkrete Aufgabenvorlage nutzen möchten. Es handelt sich dabei um die Aktionsketten-Bedingungen. Um diese Bedingungen anzupassen oder neue anzulegen klicken Sie entweder auf die drei Punkte 10 oder gehen Sie über Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Bedingungen.

Für die Bedingungen innerhalb der Aufgabenverwaltung können Sie zudem über den Stift 9 ein weiteres Popover öffnen, in welchem Sie einen Hinweistext bei Nichterfüllung der Bedingung hinterlegen:

Wiederholungen

Wenn Sie einstellen möchten, dass eine Aufgabe sich nach der Fertigstellung generell wiederholt, können Sie dies über die Checkbox unten tun. Sie können an dieser Stelle zwischen den folgenden Optionen wählen:

• täglich (Mo – Fr)
• wöchentlich
• monatlich
• jährlich

Sollten Sie die Wiederholung anders einstellen wollen, können Sie außerdem „weitere Optionen“ wählen. In diesem Fall öffnet sich ein Popover.

An dieser Stelle können Sie zum Beispiel konkrete Wochentage (inklusive Samstag und Sonntag) angeben, an welchen die Aufgabe sich wiederholen soll. Für die Auswahlen „wöchentlich“, „monatlich“ und „jährlich“ können Sie außerdem angeben, dass die Wiederholung nicht jede/n/s, sondern nur jede/n/s x-te/n/s Woche/Monat/Jahr stattfindet. Außerdem kann bei Bedarf ein Enddatum der Wiederholung hinterlegt werden.

Aufgaben verwalten

Aufgaben anlegen

Eine neue Aufgabe kann auf verschiedene Weisen angelegt werden:

• per Klick auf den „+“-Button des Aufgaben-Panels,
• über die Kommandozeile des Aufgaben-Panels,
• über den Shortcut ⇧Shift + ⌘Command + T,
• über Aktion → Neue Aufgabe oder
• durch Drücken des Buttons „Neue Aufgabe“ in der Symbolleiste der KanzLaw Startseite. Wird der Button „Neue Aufgabe“ noch nicht in der Symbolleiste angezeigt, können Sie diesen durch Öffnen des Kontextmenüs per Rechtsklick und Auswahl von „Symbolleiste anpassen…“ einblenden (siehe Die KanzLaw Startseite).

In jedem Fall erscheint daraufhin der Dialog mit den Aufgabendetails.

Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie eine Auswahl für die Verantwortlichen einer Aufgabe. Dabei können sowohl einzelne Nutzer 1 als auch vorhandene Nutzergruppen 2 komplett ausgewählt werden. Die entsprechenden Nutzer erscheinen daraufhin im Feld „Verantwortliche“ 4. Hier kann außerdem ein Häkchen gesetzt werden, das angibt, dass alle ausgewählten Nutzer diese Aufgabe erledigen müssen. Nur wenn alle Verantwortlichen die Aufgabe auf „fertig“ gestellt haben, wird diese als erledigt markiert.

Das Feld „Aufgabe“ 3 ist ein Pflichtfeld. Hier müssen Sie der Aufgabe einen Titel geben, welcher in der Überschrift erscheint. Wollen Sie eine ausführliche Beschreibung hinzufügen, können Sie dies über das Feld „Details“ 5 tun.

Auf der rechten Seite 6 können weitere, freiwillige Einstellungen für die Aufgabe hinterlegt werden. Der Status „privat“ oder „öffentlich“ wird dabei automatisch eingetragen, abhängig davon, was Sie in den Einstellungen unter Arbeitsabläufe ausgewählt haben.

Als Nächstes können Sie die Priorität der Aufgabe einstellen, entscheiden, ob die Aufgabe erst ab einem bestimmten Punkt sichtbar ist und wann die Aufgabe fällig ist. Auch die Anzahl einzuplanender Tage kann bestimmt werden.

Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, während eine Akte ausgewählt ist (in der KanzLaw Startseite oder durch geöffnete Aktendetails bzw. geöffnete Akte), wird dieser automatisch der Aufgabe zugeordnet. Sie können aber auch jede andere Akte zu dieser Aufgabe hinzufügen oder über das Mülleimer-Symbol wieder löschen.

Mit einem Klick auf den Namen der Akte gelangen Sie direkt in die Akte. Die drei Buttons unterhalb der ID ermöglichen es Ihnen, eine Mail zu schreiben, die Person anzurufen oder eine SMS zu schicken. Über die Buttons an der rechten Seite können Sie zudem alle anderen Aufgaben der Akte öffnen.

Im Bereich „Anhänge“ können sowohl über den „+“-Button als auch per Drag-and-drop Dateien an die Aufgabe gehangen werden. Auch Abschlussbedingungen und Wiederholungen können eingestellt werden.

Über den unteren Reiter des Fensters können zusätzlich Vorlagen geöffnet, die momentane Aufgabe als „bereits erledigt“ gekennzeichnet oder angelegt bzw. angezeigt und angelegt werden.

Verantwortliche hinzufügen

Verantwortliche können direkt in dem vorgesehenen Feld 4 eingetragen werden. Dabei werden zur Eingabe passende Nutzer und Nutzergruppen automatisch vorgeschlagen. Alternativ können die Nutzer und Nutzergruppen über einen Klick auf die Bezeichnung in der Liste (einzelne Nutzer 1 oder Nutzergruppen 2) oder per Drag-and-drop dem Feld hinzugefügt werden.

Aufgabendetails

Das Aufgabendetails-Fenster wird per Doppelklick in die Aufgabenliste oder per Klick auf den Bleistift-Button geöffnet. Die Pendenz wird dabei direkt in die Arbeitsliste aufgenommen.

Die Aufgabe kann nur von einem Verantwortlichen, vom Ersteller oder von Nutzern mit Administrationsrechten bearbeitet werden. Für „unbefugte“ Nutzer besteht nur die Möglichkeit, Kommentare zur Aufgabe anzulegen, alle anderen Felder bleiben fürs Bearbeiten gesperrt.

Im Vergleich zum Erstellfenster sind die Aufgabendetails um eine Statusleiste 1 und einen Kommentarbereich 2 erweitert.

Die Statusleiste

In der Statusleiste werden bei Aufgaben, die von allen zugeordneten Verantwortlichen bearbeitet werden müssen, die Verantwortlichen nach ihrem individuellen Bearbeitungsstand sortiert angezeigt. Der Status des eingeloggten Nutzers wird – falls er selbst für die Aufgabe verantwortlich ist – grafisch hervorgehoben, indem die entsprechende Überschrift (im Beispiel: „Offen“) grau hinterlegt wird. Die Textfelder „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sind Buttons, über die der eingeloggte Nutzer bequem seinen Bearbeitungsstatus verändern kann.

Für Aufgaben, die nur von einem Nutzer erledigt werden müssen, aber mehrere (potenzielle) Verantwortliche haben, gilt eine besondere Regel: Sobald ein Verantwortlicher mit der Bearbeitung der Aufgabe beginnt oder die Aufgabe abschließt, erscheinen die anderen Verantwortlichen nicht mehr unter dem Feld „Offen“ und ihnen wird diese Aufgabe auch nicht mehr in der Aufgabenübersicht angezeigt.

Der Nutzer kann seinen Status auch zurücksetzen (z.B. von „In Bearbeitung“ auf „Offen“). Bei Aktenaufgaben besteht die Einschränkung, dass sobald eine erledigte Aufgabe in der Akte archiviert wurde, keine Veränderung des Status mehr möglich ist.

Der Kommentarbereich

Um sich bereits vorhandene Kommentare anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Button „Kommentare“ 1. Möchten Sie einen eigenen Kommentar verfassen, klicken Sie auf den Button „Kommentieren“ 2 oder nutzen Sie das angezeigte Tastenkürzel. Es öffnet sich ein Freitextfenster 3, in welchem Sie schreiben können. Ihren verfassen Kommentar können Sie dann nach Belieben verwerfen 4 oder speichern 5.

Unterhalb des Freitextfeldes sind alle bisherigen Kommentare 6 aufgelistet, mit Verweis auf den Kommentator sowie Verfassungsdatum und -zeitpunkt. Ist ein Kommentar bearbeitet worden, wird auch dies mit „- editiert -“ vermerkt.

Ist ein bereits gespeicherter Kommentar von Ihnen selber geschrieben, können Sie diesen über die Symbole am rechten oberen Rand bearbeiten 7 oder löschen 8. Sollten Sie Administratorrechte haben, können Sie diese Funktion für jeden Kommentar unabhängig vom Verfasser nutzen.

Über den „Log“-Button 9 können Sie sich anstelle der Nutzerkommentare auch Systemkommentare anzeigen lassen. Hier finden Sie Informationen über die Aufgaben selber, beispielsweise welche Verantwortlichen hinzugefügt worden sind oder welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt den Bearbeitungsstatus der Aufgaben verändert hat. Systemkommentare können prinzipiell nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Möchten Sie die Reihenfolge der Kommentare (sowohl von Nutzern als auch vom System) von chronologisch zu antichronologisch oder andersherum wechseln, klicken Sie auf den Pfeil 10.

Aufgaben löschen

Eine Aufgabe kann nur durch den Ersteller oder einen Nutzer mit Administrationsrechten gelöscht werden. Das Löschen der Aufgabe erfolgt entweder per Klick auf den „–“-Button des Aufgabenpanels oder beim Betätigen des „Löschen“-Buttons im Aufgabendetails-Dialog. Um ein versehentliches Löschen zu vermeiden, erscheint dabei ein Dialogfenster, in dem Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.