Aktenkonto

Das Aktenkonto 1 bildet alle Zahlungsvorgänge innerhalb einer Akte ab und hilft Ihnen sicherzustellen, dass erbrachte Leistungen korrekt und zügig abgerechnet werden. Zu den wesentlichen Funktionen gehören die Übersicht über Rechnungen, Rechnungsentwürfe und steuerfreie Auslagen, die Dokumentation von Zahlungen sowie die Verwaltung von Fremdgeldern.

Übersicht

Über den Button „Eingang“ 2 können Sie Geldeingänge in der Akte dokumentieren und auf offene Rechnungen, steuerfreie Auslagen oder Fremdgelder verrechnen. Mit Klick auf die Schaltfläche „Fremdgeld“ 3 ist es Ihnen möglich, bereits erfolgte Geldeingänge als Fremdgelder auszukehren. Weiterhin ist es möglich steuerfreie Auslagen 4 zum Aktenkonto hinzuzufügen und mittels der Funktion „Auslagen zurückfordern“ 5 kann für offene Auslagen mittels Briefvorlagen ein Forderungs-Dokument erzeugt und an den entsprechenden Beteiligten per Mail verschickt werden. Außerdem können markierte Posten aus der Tabelle entfernt und Einträge in der Tabelle auf- oder zugeklappt werden.

Rechnungen im Aktenkonto

Rechnung erstellen

Sobald man eine Rechnung (z.B. RVG Standardrechnung) innerhalb einer Akte anlegt, erscheint diese nun im Aktenkonto unter dem Punkt „Vergütung“. Wenn man diesen aufklappt sieht man die entsprechenden Informationen der zuvor erstellten Rechnung.

Rechnung drucken

Nach dem Drucken der Rechnung erhält der zugehörige Eintrag im Aktenkonto die entsprechende Rechnungsnummer und die offenen Geldbeträge werden nun oben im Tabellenkopf angezeigt.

Rechnung bezahlen

Es gibt verschiedene Wege, um die Zahlung der Rechnung im Aktenkonto abzubilden. So könnte man z.B. über den Button „Eingang“ 2 direkt einen Geldeingang anlegen und der Rechnung zuordnen. Im folgenden möchten wir Ihnen aber zeigen, wie man die Zahlung über das Kassenbuch abbilden kann.

Im Kassenbuch selbst können Sie die Zahlung anlegen und mit den nötigen Infos versehen, um diese später leicht zuordnen zu können. Mehr Informationen zum Kassenbuch finden Sie hier.

Nachdem Sie die Zahlung im Kassenbuch angelegt haben können Sie diese über den Button „Akte zuordnen“ der entsprechenden Akte zuweisen, in dem Sie diese in dem sich öffnenden Fenster suchen und auswählen. Die soeben zugeordnete Zahlung befindet sich nun im Aktenkonto unter dem Punkt „Geldeingänge“.

Nach einem Doppelklick auf den Eintrag öffnet sich das zugehörige Info-Fenster. Hier können Sie nach einem weiteren Klick auf den Button „neu verrechnen“ die gewünschte Rechnung auswählen und bestätigen.

Nach dem Verrechnen wird die beglichene Rechnung im Aktenkonto entsprechend dargestellt und erhält einen Verweis darauf mit welchem Geldeingang sie beglichen wurde. Umgekehrt erhält der Eintrag des Geldeingangs den Hinweis darauf zu welchem Zweck dieser verwendet wurde.