Cloud-Kanzleisoftware: Vor- und Nachteile und Alternativen

Was ist Cloud-Kanzleisoftware?

Cloud-Kanzleisoftware – präziser formuliert: cloudbasierte Kanzleisoftware – beschreibt ein Hosting-Modell für Softwarelösungen im juristischen Bereich. Dabei werden die Anwendungen extern betrieben, während die Kanzleidaten nicht lokal auf eigenen Servern liegen, sondern über das Internet auf Cloud-Servern gespeichert und verarbeitet werden.

Ein Cloud-Server ist ein virtueller Server, der über das Internet zugänglich ist. Anders als ein traditioneller Server, der physisch in der Kanzlei steht, befindet sich ein Cloud-Server nicht lokal beim Nutzer. Er läuft in einem Rechenzentrum, das viele virtualisierte Serverressourcen zentral bereitstellt. Solche Rechenzentren können an verschiedenen Standorten weltweit betrieben werden.

Anstatt die Kanzleisoftware lokal auf den eigenen Computern zu installieren, greifen die Anwälte und Mitarbeiter über einen Webbrowser oder eine App auf die Software zu.

Was ist On-Premise-Kanzleisoftware?

On-Premise-Kanzleisoftware, auch als Installationssoftware bekannt, ist eine Softwarelösung, die direkt auf den lokalen Servern oder Computern einer Kanzlei installiert wird. Sie läuft intern und erfordert keine ständige Internetverbindung für den Betrieb, außer für die erstmalige Installation und gelegentliche Software-Updates.

Für den Betrieb dieser Software muss die Kanzlei eine eigene technische Infrastruktur aufbauen, die ggf. Server und Netzwerkkomponenten umfasst, die regelmäßig gewartet werden müssen. Im Unterschied zur Cloud-Kanzleisoftware, bleiben bei der On-Premise Lösung die gesamte Software und die damit verbundenen Daten innerhalb der Kanzlei.

Die Installation erfolgt meist durch die Kanzlei selbst oder durch einen externen IT-Dienstleister. Nach der Einrichtung liegt die Verantwortung für Pflege und Updates grundsätzlich bei der Kanzlei. Bei Bedarf können jedoch technischer Support oder spezialisierte IT-Dienstleister für den laufenden Betrieb hinzugezogen werden. 

Vor- und Nachteile der Cloud-Kanzleisoftware

Vorteile

Flexibler Zugriff:
Cloud-Kanzleisoftware ermöglicht den Zugriff auf Kanzleidaten und -anwendungen von überall, solange eine Internetverbindung besteht. Dies ist besonders vorteilhaft für Kanzleien, die mobiles Arbeiten oder Homeoffice unterstützen möchten.

Automatische Updates und Wartung:
Der Anbieter kümmert sich um Software-Updates, Sicherheitsmaßnahmen und Backups, was den IT-Aufwand für Kanzleien reduziert.

Skalierbarkeit:
Cloud-Kanzleisoftware lässt sich einfach an die Bedürfnisse der Kanzlei anpassen. Sollte der Bedarf an zusätzlichen Nutzern oder Speicherplatz steigen, kann dies meist unkompliziert und ohne größere Investitionen realisiert werden.

Nachteile

Abhängigkeit von Internetverbindung:
Der Zugriff auf die Cloud-Software ist nur über das Internet möglich. Eine schlechte oder unterbrochene Internetverbindung kann den Zugriff auf wichtige Kanzleidaten behindern und die Produktivität beeinträchtigen.

Datenschutz und rechtliche Bedenken:
Kanzleien müssen sicherstellen, dass der Cloud-Anbieter die DSGVO und andere Datenschutzgesetze einhält. Wenn Daten in Rechenzentren außerhalb der eigenen Region oder des eigenen Landes gespeichert werden, können zusätzliche rechtliche und datenschutzrechtliche Herausforderungen entstehen.

Sicherheitsbedenken:
Auch wenn professionelle Cloud-Anbieter ein hohes technisches Sicherheitsniveau bieten, bleibt es für Kanzleien wichtig, die Schutzkonzepte, Zugriffskontrollen und Sicherheitsprotokolle des Dienstleisters zu verstehen. Dazu gehört insbesondere die Frage, wie Daten verschlüsselt werden, wer administrativen Zugriff erhält und wie Notfallprozesse, etwa bei Serverausfällen oder Cyberangriffen, geregelt sind.

Bindung an Vertrag und Anbieter:
Bei cloudbasierten Lösungen besteht eine vertragliche Bindung an den jeweiligen Dienstleister. Ein späterer Wechsel zu einem anderen Anbieter kann je nach Vertragslaufzeit, Datenformaten oder Exportbedingungen aufwendig sein und zusätzliche Kosten verursachen. Daher sollten Kanzleien schon im Vorfeld klare Regelungen zu Laufzeit, Kündigungsfristen, Datenportabilität und Exportmöglichkeiten vertraglich festhalten.

Kosten bei On-Premise- und Cloud-Kanzleisoftware

Die Gesamtkosten von Cloud- und On-Premise-Kanzleisoftware hängen sowohl von der Größe und technischen Ausstattung der Kanzlei als auch von den Konditionen des jeweiligen Anbieters ab. Dabei können unter anderem folgende Kostenblöcke entstehen:

• Lizenzkosten
• Hardwarekosten
• Update-Kosten
• Backup-Kosten und Datensicherheit
• Skalierungkosten
• Exit-/Umstellungskosten

Im folgenden Abschnitt werden diese Kostenblöcke für Cloud- und On-Premise-Kanzleisoftware systematisch gegenübergestellt und am Beispiel KanzLaw detailliert erläutert.

Lizenzkosten

Bei Cloud-Kanzleisoftware entstehen Lizenzkosten in der Regel als monatliche oder jährliche Abonnementgebühren. Diese Abrechnung ist einfach und transparent, da sie sich meist nach der Anzahl der Nutzer oder der benötigten Funktionen richtet. Der Vorteil ist, dass keine hohen Einmalkosten anfallen.

Im Gegensatz dazu erfordert On-Premise-Software oft eine einmalige Lizenzgebühr, die für die Nutzung der Software über einen längeren Zeitraum hinweg gilt. 

Anbieter wie KanzLaw stellen ihre Software als flexibles Mietmodell zur Verfügung. Dies verringert die anfänglichen Investitionen und erleichtert die Budgetplanung, insbesondere wenn nur wenige Arbeitsplätze benötigt werden. 

Hardwarekosten

Cloudbasierte Kanzleisoftware erfordert keine teuren Hardwareinvestitionen, da die Software auf den Servern des Anbieters gehostet wird. Es werden lediglich  Geräte mit Internetzugang benötigt.

Bei vor Ort betriebener Kanzleisoftware müssen Kanzleien dagegen häufig in eigene Hardware investieren, wie etwa Server, Speicher und Netzwerktechnik. 

Bei KanzLaw ist der Hardwarebedarf (https://kanzlaw.de/hardwareempfehlung/)  begrenzt: Ein leistungsfähiges Mac-Gerät ab 16 GB RAM reicht als Server für bis zu fünf Arbeitsplätze, sodass Kanzleien mit kleinen Teams keine umfangreiche Serverinfrastruktur benötigen. 

Update-Kosten

Bei Cloud-Kanzleisoftware sind Updates in der Regel in den laufenden Kosten enthalten. Der Anbieter sorgt dafür, dass die Software stets auf dem neuesten Stand bleibt und alle notwendigen Sicherheitsupdates automatisch eingespielt werden, ohne dass zusätzliche Kosten für die Kanzlei entstehen.

Für Installations-Kanzleisoftware müssen Kanzleien selbst für Updates und Upgrades sorgen, was zusätzliche Kosten und Aufwand bedeutet. Je nach Anbieter und Lizenzmodell sind manchmal auch kostenpflichtige Versionen erforderlich, um die neuesten Funktionen oder Sicherheitsupdates zu erhalten. 

Bei KanzLaw sind Updates in der Softwaremiete enthalten, was die Notwendigkeit für zusätzliche Investitionen minimiert.

Backup-Kosten und Datensicherheit

Bei cloudbasierten Kanzleisoftware-Systemen sind Datenspeicherung, automatische Backups und der Betrieb auf externen Servern in der Regel in den monatlichen Gebühren enthalten. Der Anbieter stellt die technische Infrastruktur bereit und übernimmt deren laufende Administration.

Bei On-Premise-Kanzleisoftware liegt die Verantwortung für die IT-Sicherheit und Backup vollständig bei der Kanzlei. Hier müssen zusätzliche Ressourcen für Sicherheitslösungen, Backup-Systeme und Wartungsdienste aufgebracht werden. Kanzleien müssen entweder selbst in Technologien investieren oder externe Anbieter für diese Aufgaben hinzuziehen.

KanzLaw automatisiert die Datensicherung und führt den Nutzer Schritt für Schritt durch den Backup-Prozess. Die Backups können ohne Zusatzkosten auf eigenen Servern oder lokalen Datenträgern gespeichert werden. Für Kanzleien, die eine zusätzliche externe Kopie wünschen, bietet KanzLaw einen optional buchbaren Cloud-Backup-Service.

Skalierungskosten (Kosten bei zusätzlichen Nutzern/Arbeitsplätzen)

Bei Cloud-Kanzleisoftware lässt sich der Zugang flexibel skalieren: Je mehr Nutzer hinzugefügt werden, desto höher fallen die monatlichen oder jährlichen Abonnementgebühren aus. Die Kosten pro Nutzer sind in der Regel transparent und einfach nachvollziehbar.

Für On-Premise-Kanzleisoftware entstehen zusätzliche Kosten, wenn neue Nutzer hinzukommen: Es müssen weitere Lizenzen und eventuell auch zusätzliche Hardware erworben werden, wenn die vorhandene Infrastruktur nicht ausreicht. 

Bei KanzLaw ist es möglich, das Mietmodell für weitere Arbeitsplätze zu nutzen, wodurch die Kosten für neue Nutzer direkt und überschaubar in monatlichen Raten anfallen.

Exit-/Umstellungskosten

Exit- oder Umstellungskosten bei Cloud-Kanzleisoftware entstehen, wenn die Kanzlei den Anbieter wechseln möchte. In der Regel sind diese relativ gering, da die Daten meist exportiert werden können und die Kanzlei die Software nach Vertragsende nicht mehr benötigt. Einige Anbieter haben jedoch Kündigungsgebühren oder verlangen eine Gebühr für die Datenmigration.

Bei On-Premise-Kanzleisoftware können die Exit-Kosten höher ausfallen, besonders wenn ein Wechsel zu einer neuen Lösung notwendig ist. Hier müssen oft Daten migriert, alte Hardware ersetzt oder neue Software installiert werden, was mehr Aufwand und Kosten verursacht. 

Für die Umstellung auf KanzLaw wird eine Testdatenkonvertierung sowie eine Produktdemo angeboten, sodass die Kanzlei die Software vorab testen kann. KanzLaw erleichtert den Wechsel  zu einer anderen Software, da das Mietmodell monatlich kündbar ist und somit keine langfristigen Verpflichtungen entstehen. Zusätzlich können die Daten aus KanzLaw jederzeit als CSV exportiert werden, was eine einfache Migration und Integration in die neue Lösung ermöglicht. 

Private Cloud – eine alternative Lösung für mehr Flexibilität und Datensicherheit

Die Private Cloud kombiniert die Vorteile von On-Premise- und Cloud-Lösungen und bietet damit eine flexible und sichere Option für Kanzleien.

Die Private Cloud ist eine Cloud-Infrastruktur, die exklusiv für eine einzelne Organisation oder Kanzlei bereitgestellt wird. Bei einer Private Cloud befinden sich die Server in der Regel in einem Rechenzentrum, das entweder vom Cloud-Anbieter betrieben oder speziell für die exklusive Nutzung der Kanzlei reserviert ist. Im zweiten Fall kann die Serververwaltung auch von der Kanzlei selbst erfolgen.

Im Gegensatz zur öffentlichen (Public) Cloud, bei der die Ressourcen mit anderen Nutzern geteilt werden, sind die Server und Daten in einer Private Cloud isoliert und nur für die jeweilige Kanzlei zugänglich. Diese Lösung bietet die Flexibilität und Skalierbarkeit einer Cloud und gleichzeitig die Sicherheit und Kontrolle einer lokal installierten Lösung, da die Kanzlei die Verwaltung und den Zugriff auf ihre Daten behält.

KanzLaw bietet in Einzelfällen die Möglichkeit einer Private Cloud, wodurch der Kanzlei-Server bei uns gehostet wird. Bitte kontaktieren Sie uns, um weitere Informationen zu erhalten.

Was bedeutet das für Ihre Kanzlei?

Cloud-basierte Kanzleisoftware bietet hohe Flexibilität und erfordert im Vergleich zu lokalen Systemen deutlich geringere Anfangsinvestitionen. Da die Infrastruktur vom Anbieter bereitgestellt wird, übernimmt dieser in der Regel auch die Verantwortung für Updates, Wartung und automatische Datensicherungen. 

On-Premise-Lösungen ermöglichen dagegen maximale Kontrolle über Hard- und Software, sind jedoch mit höheren Anschaffungskosten verbunden und erfordern laufenden eigenen IT-Aufwand für Pflege, Sicherheitsmaßnahmen und Backups. 

Die Private Cloud stellt eine Mischform dar. Sie bietet mehr Kontrolle und Datennähe als eine klassische Public-Cloud-Lösung, profitiert jedoch gleichzeitig von den Vorteilen einer cloudbasierten Bereitstellung: Skalierbarkeit, externes Hosting und einfacherer Zugriff.

• Cloud = flexible, geringere Anfangsinvestition, Anbieter verantwortlich für Updates/Backups.
• On‑Premise = volle Kontrolle, höhere Anfangskosten, eigener Wartungsaufwand.
• Private Cloud = Kompromiss: mehr Kontrolle als Public Cloud, aber mit Cloud‑Vorteilen.

Die Entscheidung zwischen cloudbasierter und lokal installierter Kanzleisoftware hängt maßgeblich von der Struktur und Größe Ihrer Kanzlei, den technischen Anforderungen sowie dem verfügbaren Budget ab. Vergleichen Sie Anbieter anhand vordefinierter Kriterien (z. B. Preis pro Nutzer, Servicequalität, Rechenzentrumsstandort, Exportmöglichkeiten, DSGVO-Konformität), damit die gewählte Software optimal zu Ihren Arbeitsabläufen passt.