Mandantenverwaltung mit KanzLaw
All-in-one-Kanzleisoftware
Mit KanzLaw – der Kanzleisoftware für Mac, iPhone und iPad – bieten wir Ihnen ein umfassendes Tool, das Sie durch alle Stadien der Mandantenverwaltung begleitet: von der Mandantenaufnahme über die Fallbearbeitung bis hin zur Rechnungsstellung.
Mandantenaufnahme
KanzLaw unterstützt alle Prozesse rund um die Mandantenaufnahme. Die Software erfasst alle relevanten Daten und unterstützt Sie in der Einordnung des rechtlichen Anliegens sowie in der Erstellung der erforderlichen Verträge und gegebenenfalls Vollmachten.
Über den Online-Terminkalender von KanzLaw können (potenzielle) Mandanten direkt über Ihre Kanzlei-Website einen Termin buchen. Der Online-Kalender ist mit Ihrem KanzLaw-internen Kalender synchronisiert und somit immer aktuell. Auf Wunsch können Sie auch eine SMS-Terminbestätigung zur Verfügung stellen.
Nach dem Baukastensystem können Sie eigene Formulare für Mandanten zusammenstellen und den Link zum jeweiligen Formular per Mail versenden. Das vom Adressaten ausgefüllte und zurückgesandte Formular landet in der KanzLaw Inbox und wird der entsprechenden Akte zugeordnet.
Alle Stammdaten und Dokumente sowie der Schriftverkehr mit einem Mandanten werden in der eAkte gespeichert, die jederzeit und auch mobil zugänglich ist. Wiederkehrende Formulierungen für Akteneinträge können als Textbausteine konfiguriert und eingefügt werden.
KanzLaw bietet eine Vielzahl von Vorlagen für eine schnelle und standardisierte Erstellung von Verträgen, Schriftsätzen und anderen Dokumenten.
Die Software unterstützt Sie mit einem KI-basierten Gutachten-Reader, der aus juristischen Gutachten relevante Stammdaten extrahiert. Die Informationen werden direkt in die eAkte übernommen.
Eingehende Papierdokumente können direkt über eine Scanner-Anbindung in das System importiert und automatisch der richtigen Akte zugeordnet werden.
Fallbearbeitung
Gute Organisation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Fallbearbeitung. Mit KanzLaw behalten Sie immer den Überblick über alle Prozesse der Mandantenverwaltung. Mit den zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten der Software arbeiten Sie deutlich effizienter.
Verpassen Sie nie wieder eine wichtige Frist! Mit der Fristenliste in KanzLaw behalten Sie alle Fristen und Vorfristen im Blick. Das System sendet Ihnen zudem rechtzeitig Erinnerungen.
Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeitszeiten einfach zu protokollieren und die Tätigkeiten für Ihren Mandanten präzise abzurechnen.
Das in KanzLaw integrierte Aufgabenverwaltungs-Tool sammelt und sortiert die Aufgaben Ihrer Kanzlei. So behalten Sie den Arbeitsablauf im Blick. Jede Aufgabe kann einem oder mehreren Nutzern zugewiesen werden. Zudem können Aufgaben entweder allgemein oder aktenbezogen sein.
Sie arbeiten an einem neuen Schriftsatz und suchen nach einer ähnlichen Formulierung, wie Sie sie schon einmal verwendet haben? Geben Sie Ihr Schlagwort einfach in das Suchfeld ein und die Kanzleisoftware liefert Ihnen eine Auswahl relevanter Treffer.
Zahlreiche KI-Tools und Automatisierungsfunktionen in KanzLaw vereinfachen die Fallbearbeitung und sorgen für eine deutliche Zeitersparnis. So können Sie etwa wiederkehrende Vorgänge mittels sogenannter Aktionsketten automatisieren.
Anfragen je Quartal, Anzahl Mandate im Jahr, Einnahmen und Ausgaben: Nutzen Sie vorkonfigurierten Abfragen oder erstellen Sie individuelle Statistiken zu allen Vorgängen in Ihrer Kanzlei. Diese Informationen bilden die Basis für den effizienten Einsatz Ihrer Ressourcen und die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Arbeitsprozesse.
Kommunikation
Eine effektive Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Kanzlei. Sie hält den Mandanten über den Fortschritt des Falls auf dem Laufenden, informiert ihn über neue Entwicklungen, Verhandlungen oder gerichtliche Entscheidungen.
Die beA-Anbindung ermöglicht es Ihnen, gesetzeskonform, sicher und direkt mit Gerichten zu kommunizieren.
Nutzen Sie die Spracherkennung, um schnell und einfach Notizen zu diktieren oder Dokumente zu erstellen – Zeitersparnis garantiert. Die Spracherkennung ermöglicht auch die Transkription vorhandener Audioaufnahmen.
Mit den Briefvorlagen und Textbausteinen von KanzLaw können Sie standardisierte Schreiben und Briefe erstellen und anpassen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Briefe mit Internetmarken zu frankieren oder per Fax zu senden.
Die E-Mail-Integration sorgt dafür, dass Sie den Schriftverkehr mit Mandanten direkt im System speichern und verwalten können. Empfangene Mails lassen sich automatisch oder manuell der jeweiligen Akte zuordnen. Auch Fax oder Telefon sind nahtlos integriert.
Rechnungsstellung
KanzLaw bietet Ihnen eine Vielzahl von Funktionen, die die Abrechnungsprozesse Ihrer Kanzlei erheblich vereinfachen und optimieren. Im Handumdrehen erstellen Sie unterschiedliche Arten von Rechnungen und behalten Zahlungseingänge und offene Posten stets im Blick. Eine professionelle und fehlerfreie Abrechnung stärkt das Vertrauen Ihrer Mandanten.
KanzLaw kennt die RVG-Abrechnungstabelle. Sobald Sie die entsprechende Ziffer oder Bezeichnung aus dem Gebührenkatalog eingeben, zieht die Software den Streitwert automatisch aus der entsprechenden Akte und gibt die zu berechnende Gebühr inklusive Faktor bzw. Faktorspanne aus. Auch RVG-Rechnungen mit Teilbetrag (z. B. für Vorauszahlungen) lassen sich problemlos erstellen.
Sie können die Honorarabrechnung sowohl für Stundenhonorare als auch für Pauschalgebühren erstellen und anpassen. Die aktenbezogene Zeiterfassung per Stoppuhr ermöglicht die klare Zuordnung der geleisteten Stunden. Dass die erfassten Zeiten automatisch in die Rechnungsstellung übernommen werden, vereinfacht und beschleunigt den Prozess der Rechnungsstellung und reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Verwalten Sie offene Forderungen mit dem Forderungskonto und behalten Sie stets den Überblick über ausstehende Zahlungen und Zinsen. Auch EDA-Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung sind inklusive.
Neben RVG- und Honorarrechnungen können Sie Pauschalrechnungen, Kostenvoranschläge oder ganz eigene Rechnungstypen in KanzLaw erstellen. Für alle ist eine eigene Rechnungsvorlage, eine zugehörige Mahnungsvorlage und eine Storno-Briefvorlage verfügbar.
Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht die nahtlose Integration der Software mit gängigen Buchhaltungssystemen. Die automatisierte Datenübertragung minimiert die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Datensicherheit in KanzLaw
Wir wissen, dass Datensicherheit in der Mandatenverwaltung eine enorm wichtige Rolle spielt. In KanzLaw sind Ihre Mandantendaten auf dem lokalen Kanzleiserver gespeichert und werden stets sicher und DSGVO-konform verwaltet. Mit dem automatisierten Cloud-Backup werden Ihre sensiblen Mandantendaten sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Auch bei einem Systemausfall bleiben alle Informationen vollständig erhalten.
Mandantenbindung dank moderner Kanzleisoftware
Professionelle Kanzleiorganisation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Mandantenbeziehung.
Mit den innovativen Funktionen von KanzLaw können Sie Ihre Kanzlei effizienter führen und ihre Mandanten bestmöglich betreuen.
Jetzt Kontakt aufnehmen