Zeiterfassung in der Kanzleisoftware: Arbeitszeiterfassungspflicht rechtssicher umsetzen

Seit den Leitentscheidungen von EuGH (2019) und BAG (13.09.2022) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten systematisch erfassen – objektiv, verlässlich und zugänglich.

Viele Kanzleien (inklusive Neugründungen) stehen de facto vor der Auswahl einer geeigneten Zeiterfassungslösung. Diese sollte genaue Angaben zu allen Arbeitszeiten der Mitarbeiter erhalten, inklusive der Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen. Dabei hat der Arbeitgeber die Pflicht, nicht nur das System bereitzustellen, sondern auch die tatsächliche Nutzung des Zeiterfassungssystems zu überprüfen.

Eine Kanzleisoftware mit Zeiterfassung ist oft der schnellste Weg, um die Zeiterfassungspflicht zu erfüllen und gleichzeitig abrechenbare Zeiten pro Akte/Mandant ohne Medienbruch zu dokumentieren.

Zeiterfassungspflicht – was ist zu beachten

Im Kern geht es um Arbeitszeiten, nicht um Kontrolle: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen nachvollziehbar dokumentiert sein.

Wichtig ist außerdem, dass Arbeitszeitregeln eingehalten werden (z. B. Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen). Das Arbeitszeitgesetz selbst enthält schon lange Dokumentationspflichten für bestimmte Konstellationen (z. B. Überstunden), aber die BAG-Entscheidung zielt auf die gesamte Arbeitszeit ab. 

Wer darf die Arbeitszeiten erfassen? 

In vielen Beiträgen geht man davon aus, dass die Erfassung der Arbeitszeit delegierbar ist – also die Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten selbst, solange der Arbeitgeber die Einhaltung der Regel zur Arbeitszeitdokumenation sicherstellt.

Und wie ist es mit Vertrauensarbeitszeit? 

Sie kann weiterhin gelebt werden – unter Beachtung der Vorgaben zur Sicherheit und zum Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer. Vertrauensarbeitszeit heißt außerdem nicht mehr, dass Beschäftigte ihre Arbeitszeit nicht aufzeichnen müssen. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Arbeitszeiten vollständig erfasst werden.

Warum das Thema in Kanzleien schnell komplex wird

In vielen Unternehmen reicht das „Ein-/Ausstempeln“ für den Nachweis der geleisteten Stunden. In Kanzleien kommt oft eine zweite Ebene dazu:

• Nachweisanforderungen (Pflicht-Thema): Wann wurde gearbeitet?
  
• Mandatszeit (Abrechnungs-/Controlling-Thema): Woran wurde gearbeitet – Akte/Mandant/Tätigkeit?
  

Um ihre Arbeitszeit nach diesen Erfordernissen zu erfassen, suchen viele Kanzleien und Anwälte nach einer Kanzleisoftware mit Zeiterfassung. Wenn ohnehin in Akten gearbeitet wird, liegt es nahe, Zeiten auch dort zu erfassen – statt diese später aus Notizen, Kalendern und Erinnerungsfetzen zu rekonstruieren.

Integriert oder als separates Tool? Eine kurze Orientierung

Es gibt zwei Wege zur Erfassung der Arbeitszeit:

1. über ein separates Zeiterfassungstool (gut, wenn es primär um Arbeitszeit/Anwesenheit geht)
   
2. über die Zeiterfassung in der Kanzleisoftware (besonders praktisch, wenn Akten-/Mandatsbezug wichtig ist)
   

Eine integrierte Lösung ist nicht automatisch „besser“, sie kann jedoch Arbeitsabläufe vereinfachen: weniger Wechsel zwischen Programmen, weniger Nachtragen, und oft eine sauberere Zuordnung zu Akten/Tätigkeiten.

Damit die Nutzung des Zeiterfassungssystems durch alle Mitarbeiter gewährleistet werden kann, sollte das gewählte System mehrere Kriterien erfüllen. Es muss flexibel, bequem und leicht zugänglich sein (auch für Homeoffice-Mitarbeiter). Datenschutz, Zuverlässigkeit und Objektivität bei der Zeiterfassung sollten ebenfalls gewährleistet sein.

Checkliste: Diese Anforderungen sollte eine Lösung zur Arbeitszeiterfassung erfüllen

1. Zugänglich & alltagstauglich
   Browser/PC, optional mobil – wichtig für Außentermine und Homeoffice.
   
2. Schnell bedienbar (Timer + manuell)
   Timer für laufende Arbeit, manuelle Einträge für Termine, Telefonate und Auswärtstermine.
   
3. Erfassung pro Akte/Mandant/Tätigkeit
   Zeiten müssen eindeutig zuzuordnen sein – und interne Zeiten sollten getrennt erfassbar bleiben.
   
4. Pausen & Arbeitszeitregeln abbildbar
   Pausen, Überstunden, ggf. Arbeitszeitmodelle – idealerweise mit plausiblen Hinweisen/Reports.
   
5. Rollen, Rechte, Nachvollziehbarkeit
   Wer darf die Arbeitszeiten sehen? Wer darf korrigieren? Werden Änderungen dokumentiert?
   
6. Auswertung & Export
   Monatsübersichten pro Person, Auswertungen pro Akte/Mandant, Export für Lohn/Controlling (je nach Setup).
   
7. Datenschutz & Sicherheit (DSGVO)
   Auftragsverarbeitung, Zugriffskontrolle, sinnvolle Lösch- und Aufbewahrungskonzepte – gerade bei Daten von Mitarbeitenden.

Checkliste herunterladen

So führen Sie ein Zeiterfassungstool in der Kanzlei richtig ein

Scheitern bei der Einführung eines Zeiterfassungstools ist häufig auf unklare Prozesse und mangelnde Schulung zurückzuführen, nicht auf die Technik. Genau deshalb funktioniert ein schlankes Einführungsmodell oft besser als ein großer Rollout. Mit den folgenden drei Schritten machen Sie die Zeitdokumentation schnell praxistauglich – und sorgen dafür, dass sie zur Gewohnheit wird.

Eine Woche Testlauf – mit echten Mandaten statt Demo-Daten

Starten Sie bewusst klein: Wählen Sie für eine Woche ein realistisches Set aus laufenden Fällen (z. B. 5–10 Mandate) und lassen Sie das Kanzleiteam ihre Leistungszeiten so erfassen, wie es später auch im Alltag passieren soll. Überlegen Sie sich u. a. wann die Arbeitszeiten vom Team gebucht werden sollen, z. B. „immer sofort“ oder „spätestens am Tagesende“.

Während der Arbeit an einem Mandat kann es zu Unterbrechungen kommen: kurze Telefonate, Rückfragen, spontane Recherchen, Termine, Fristsachen. Die Zeiterfassung für das gerade bearbeitete Mandat soll bei Unterbrechung pausiert und später fortgesetzt werden. 

Tipp: Nehmen Sie bewusst auch typische Stolpersteine mit rein – etwa Terminblöcke, Gerichtstermine, Diktate und Korrekturschleifen.

Eine kleine Tätigkeitsliste definieren – damit alle auf die gleiche Art und Weise buchen

Damit die gebuchten Tätigkeiten später nicht in „Sonstiges“ versinken, legen Sie eine kurze, einheitliche Tätigkeitsliste fest. Ziel ist nicht Perfektion, sondern Konsistenz: Wenn alle Mitglieder des Kanzleiteams ähnliche Tätigkeiten gleich benennen, werden Zeiten pro Akte später nachvollziehbar – intern wie gegenüber Mandanten.

Beispiele für passende Benennungen:

• Telefonat / Videocall
  
• E-Mail / Korrespondenz
  
• Recherche
  
• Schriftsatz / Vertragsentwurf
  
• Aktenstudium / Vorbereitung
  
• Gericht / Termin / Verhandlung
  
• Mandantenmeeting

Tipp: Halten Sie die Liste klein (z. B. 6–10 Punkte). Zu viele Kategorien führen dazu, dass Mitarbeitende länger suchen als buchen. Ergänzen Sie in der Tätigkeitsliste 1–2 interne Kategorien (z. B. “Orga/Intern“, „Fortbildung“).

Fester Wochenrhythmus für Review – kurz, aber konsequent

Planen Sie einmal pro Woche 5–10 Minuten für einen Mini-Check ein (z. B. freitags oder montags). Das ist der Hebel, der aus „wir probieren’s mal“ eine stabile Routine entstehen lässt. Fragen, die Sie im Review klären sollten:

• Fehlen Zeiten? (z. B. Telefonate, kurze Rückfragen, Nacharbeit nach Terminen)
  
• Passt die Zuordnung zur Akte? (Wurden Zeiten dem richtigen Mandat zugeordnet?)
  
• Gibt es wiederkehrende Stolperstellen? (z. B. mobile Erfassung, Unterbrechungen, „Sammelzeiten“)
  
• Ist die Tätigkeitsliste verständlich genug? (ggf. 1–2 Begriffe nachschärfen)
  

Wenn Sie diese drei Schritte konsequent umsetzen, wird die Zeiterfassung nicht zum dauerhaften Einführungsprojekt, sondern zu einem festen Bestandteil Ihrer Kanzleiroutine. Am Monatsende werden Sie davon spürbar profitieren: Alle Zeiten sind dann bereits vollständig und sauber zugeordnet, sodass weniger nachträglich rekonstruiert und deutlich weniger nachgepflegt werden muss.

Zeiterfassung in KanzLaw ohne Umwege

Wenn Sie die Zeiterfassung direkt in der Akte abbilden möchten, ist eine integrierte Lösung oft der pragmatischste Weg. In KanzLaw erfassen Sie Zeiten mandatsbezogen – wahlweise per Timer (Start/Stopp) für laufende Tätigkeiten oder über manuelle Einträge für Termine, Telefonate und nachträglich dokumentierte Arbeiten. 

Die Bedienung ist dabei so aufgebaut, dass Sie ohne lange Einarbeitung starten können: Die Zeiterfassung ist intuitiv, schnell erreichbar und im Kanzlei-Alltag leicht „nebenbei“ nutzbar.

Ein weiterer Pluspunkt: Mit den Apps für iPhone und iPad ist auch mobile Zeiterfassung möglich – etwa nach einem Gerichtstermin, unterwegs zwischen Besprechungen oder direkt nach einem Mandantengespräch.

So landet die erfasste Zeit unmittelbar in der jeweiligen Akte und wird sauber dem richtigen Mandanten zugeordnet. Das reduziert die Nacharbeit am Monatsende und hilft, Arbeits- und Abrechnungszeiten konsistent zusammenzuführen.

Beim Erstellen Ihrer Rechnungen können Sie dadurch direkt auf die als Vorlage erfassten Werte im Rahmen der Zeiterfassung zurückgreifen. So erhöhen Sie dank modernem Zeitmanagement ganz einfach die Präzision Ihrer Abrechnungen.

Nicht nur die Anschaffungskosten einer weiteren Software oder die aktuell laufenden Kosten entfallen, sondern auch der ständige Wechsel zwischen der Kanzleisoftware und der Zeiterfassungssoftware. Also, warum umständlich, wenn es auch einfach geht?

Mehr zu den Funktionen von KanzLaw finden Sie hier: https://kanzlaw.de/funktionen/

Abrechnung per Zeiterfassung in KanzLaw: YouTube Anleitung

Kurzfazit: Kanzleisoftware Zeiterfassung als doppelter Gewinn

Eine Anwaltssoftware mit Zeiterfassung hilft Ihnen, die Zeiterfassungspflicht pragmatisch umzusetzen und verbessert gleichzeitig Ihr Kanzleicontrolling. Die Abrechnung wird vereinfacht, weil alle Arbeitszeiten mandatsbezogen, strukturiert und abrechenbar vorliegen.