Vertrauliche Dokumente per Mail senden?
Die Dokumente, die Sie dem Mandanten schicken, sind vertraulich? Um die Sicherheit für den Versand von Dokumenten der Akte zu gewährleisten, sollten Sie deshalb darauf achten, Mails verschlüsselt zu versenden. Mit KanzLaw ist das nicht mehr Aufwand als bei einer normalen Mail.
Wie verschicke ich verschlüsselte Mails mit KanzLaw?
Direkt aus der Akte können Sie den Karteieintrag, den Sie versenden wollen, auswählen. Wenn Sie dann auf den Button „Aktionen“ gehen, können Sie den Versand einer E-Mail auswählen. Dabei werden Sie direkt gefragt, ob Sie die Mail verschlüsselt oder unverschlüsselt schicken wollen. So einfach ist das.
Für die Verschlüsselung überlegen Sie sich ein Passwort Ihrer Wahl, das Sie dem Empfänger mitteilen. Infolgedessen kann nur der Empfänger mit dem Passwort die Mail lesen und die Verschwiegenheitspflicht bleibt gewahrt.
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Klartext: Müssen Mails überhaupt verschlüsselt sein?
Weder Ja noch Nein. Die Verschwiegenheitspflicht des Rechtsanwalts wird in § 2 Abs. 1 Berufsordnung der Rechtsanwälte (BORA) geregelt. Darüber hinaus ist seit Januar 2020 in § 2 Abs. 2 BORA festgelegt, dass Anwälte unverschlüsselt Mails an Mandanten senden können. Doch zu beachten ist: Der Anwalt ist verpflichtet, den Mandanten auf das Risiko dieser Kommunikationsform hinzuweisen, ohne jedoch näher auf technische Details eingehen zu müssen. Im Fall, dass der Mandant dann weiter mit Ihnen auf diesem Weg kommuniziert, kann von seiner Zustimmung ausgegangen werden.
Unsere Empfehlung
Das verschlüsselte Versenden von Mails direkt aus der Akte ist mit KanzLaw spielend leicht. Warum bieten Sie nicht Ihren Mandanten diesen Service an? Oft sind Mandanten dankbar, wenn Sie merken, dass Ihr Anwalt ihr Anliegen mit umfassender Sorgfalt behandelt – auch in den kleinen Dingen.
Ein besonders hohes Maß an Sicherheit bietet das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA). Hier können Sie mehr darüber erfahren: https://www.brak.de/anwaltschaft/bea-erv/